Прежде чем покупать лицензию на корпоративную систему, стоит попробовать несколько вещей, которые уже есть в вашем распоряжении. Многие компании годами платят за функции, которые можно закрыть бесплатными инструментами — особенно на старте, когда объём документов невелик.
Google Диск и Яндекс Диск
Самый очевидный вариант, который многие недооценивают. Общие папки с разграничением доступа, история версий каждого файла, комментарии прямо в документе — это уже полноценный внутренний документооборот для небольшой команды.
Что умеет из коробки: совместное редактирование, уведомления об изменениях, доступ с любого устройства. Ограничение бесплатной версии Google — 15 гигабайт на аккаунт. Для документов это много, для компании с большим количеством файлов может не хватить.
Подходит если: внешний обмен с контрагентами не нужен, команда до десяти человек, задача — навести порядок внутри.
Бесплатные тарифы специализированных сервисов
Большинство систем ЭДО предлагают бесплатный входящий документооборот — то есть получать документы от контрагентов можно без оплаты. Платить нужно только за исходящие. Если вы в основном получаете документы, а не отправляете — это существенная экономия.
Конкретные условия бесплатных тарифов регулярно меняются, поэтому актуальные лимиты проверяйте на официальных сайтах сервисов перед принятием решения.
Шаблоны в Google Документах
Бесплатный инструмент, который закрывает задачу стандартизации документов. Создаёте шаблон договора или счёта один раз, открываете доступ команде — каждый делает копию и заполняет своё. Никаких лишних версий, никакого «пришли актуальный файл».
Ограничение: нет маршрутов согласования и автоматических уведомлений. Статус документа придётся отслеживать вручную.
Когда бесплатного хватает
Если в компании до десяти сотрудников, документов не больше двадцати-тридцати в месяц и внешний юридически значимый обмен с контрагентами минимален — бесплатные инструменты закроют девяносто процентов задач.
Платная система нужна когда объём растёт, появляется требование к юридической значимости документов или нужна интеграция с бухгалтерским учётом.
Вы пробовали работать с бесплатными инструментами для документооборота? Что не устроило — или наоборот, что удивило приятно? Напишите в комментариях.