С 1 сентября 2026 года компаниям необходимо перейти на электронный документооборот (ЭДО) — это требование Федерального закона № 140‑ФЗ.
Законопроект еще находится в стадии разработки, но он точно вступит в силу. За несоблюдение можно получить штрафы, а также столкнуться с отказами со стороны клиентов, которые уже работают по‑новому.
Компаниям потребуются:
🔴усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для водителей, механиков и медиков;
🔴 регистрация в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД);
🔴 обучение персонала.
Что такое ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее стекаются данные из Минтранса, ФНС и ФТС.
По закону перевозочные документы с 1 сентября 2026 года должны быть электронными и подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Бумажная версия документов не заменяет электронную. Если у компании нет электронного документооборота — это нарушение, за которым могут последовать штрафы и потеря клиентов.
Кому и зачем нужна УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) требуется каждому, кто непосредственно подписывает документ: руководителю, водителю, а также механику — если он является штатным сотрудником компании. Без неё путевой лист или накладную нельзя создать и закрыть.
Штрафы за отсутствие ЭПД
Если 1 сентября 2026 года у вас оформлен бумажный путевой лист или накладная, то такой документ не соответствует требованиям закона. Штраф для юрлица достигает 50 тысяч рублей. Плюс отдельные санкции за отсутствие отметок о медосмотре или техосмотре.
Что нужно успеть сделать до сентября
🔴 Оформить УКЭП в аккредитованном центре ФНС.
🔴 Зарегистрировать компанию в ГИС ЭПД через Госуслуги или оператора.
🔴 Настроить обмен данными между своей учетной системой и государственным порталом.
🔴 Обучить диспетчеров, водителей, механиков.
🔴 Протестировать процесс в пилотном режиме за 2-3 месяца.
Как 4logist упрощает переход
✅Программа формирует путевые листы автоматически на основе данных рейса: пробег, топливо. Ручной ввод не требуется. Данные синхронизируются с отчетами. Риск ошибок снижается, а выпуск транспорта на линию ускоряется.
✅Реализовали интеграцию с Контур.Диадок. Первый электронный документ, который уже можно отправлять на подписание — заказ-заявка.
