Электронный документооборот в трудовых отношениях разрешён с 22 ноября 2021 года. Статья 22.1 ТК РФ позволяет подписывать большинство кадровых документов усиленной электронной подписью и хранить их в специальных системах. Но в охране труда до сих пор есть ограничения. Журналы инструктажей и некоторые другие документы закон требует вести только на бумаге. Разбираемся, что можно подписывать электронно уже сейчас, чего ждать в будущем и какие подписи использовать.
Что разрешает статья 22.1 ТК РФ
Закон даёт работодателям следующие возможности:
• создавать, подписывать и хранить документы в электронной форме вместо бумажной
• заменять обязательное бумажное оформление на электронное по своему решению
• фиксировать подписи всех участников (работодателя, работника, третьих лиц)
• обмениваться документами через Госуслуги или портал «Работа в России»
Переход на ЭДО дело добровольное. Нужно принять локальный акт и получить согласие работника. Часть документов пока остаётся только на бумаге. Это касается прежде всего охраны труда и бумажных трудовых книжек для тех, кто не перешёл на электронные.
Документы охраны труда, которые уже можно подписывать электронно
С ноября 2021 года без ограничений работают следующие документы:
• согласие работника на обработку персональных данных (можно через систему ЭДО с простой подписью)
• локальные акты по охране труда (положение о СУОТ, инструкции, порядок обучения)
• должностные инструкции и приказы о назначении ответственных за охрану труда
• программы обучения и инструктажей (утверждаются электронно)
Также в электронном виде можно оформлять карты профорисков, взаимодействие с реестром обученных лиц (ЛКОТ), направления на медосмотры, уведомления о результатах СОУТ и договоры с учебными центрами.
В будущем, после принятия поправок (проект № 1103297-8), в этот перечень добавят акты о несчастных случаях по форме Н-1 и заключения по микротравмам. Но пока поправки не вступили в силу, действует старый порядок.
Четыре документа, которые до 1 сентября 2027 года только на бумаге
Законодатель сознательно оставил на бумажном носителе следующие документы:
• журнал регистрации вводного инструктажа
• журнал регистрации инструктажей на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый, целевой)
• журнал учёта стажировки на рабочем месте
• личные карточки выдачи СИЗ
Электронная форма для карточек СИЗ допускается, но только с фиксацией подписи работника или его биометрии по приказу № 766н. А вот наряды-допуски на работы повышенной опасности (огневые, на высоте) пока тоже только на бумаге.
Попытка отказаться от бумажных журналов инструктажей до 1 сентября 2027 года это прямое нарушение закона. ГИТ при проверке потребует именно физический журнал. Электронная форма пока идёт только как дополнение к бумаге, а не замена.
Три вида электронной подписи и где какой применять
В трудовых отношениях используются три типа подписей. Вот их возможности:
• простая ЭП (пароль, код из СМС) подходит для информирования и ознакомления работников с документами
• усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП) выпускается через Госуслуги или центр работодателя, подходит для большинства документов охраны труда
• усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) выпускается аккредитованным центром, обязательна для актов о несчастных случаях и договоров о материальной ответственности
Для большинства документов в охране труда достаточно УНЭП. УКЭП нужна там, где речь идёт о финансовой или правовой значимости: несчастные случаи, изменения в трудовом договоре, увольнения.
Четыре шага для перехода на ЭДО в охране труда
Если ваша организация планирует переводить документы в электронный вид, вот план действий:
• утвердите локальный акт о переводе документооборота по охране труда в электронную форму с перечнем документов
• получите письменное согласие работников (через систему ЭДО с простой подписью)
• обеспечьте сотрудников электронными подписями (через Госуслуги бесплатно или через центр работодателя)
• внедрите систему ЭДО (собственную или внешнюю) с долгосрочным хранением и защитой от изменений
Отдельно обучите специалиста по охране труда работе с системой. И самое важное: продолжайте вести бумажные журналы инструктажей параллельно до 1 сентября 2027 года. Это требование закона, его нельзя игнорировать.
Хотите перевести документы по охране труда в электронный вид без ошибок и штрафов? Обращайтесь в Первую Промышленную Академию поможем внедрить ЭДО, подготовить локальные акты и обучить ваших сотрудников.