Есть фраза, которую мы слышим на предприятиях настолько часто, что она заслуживает отдельного разбора: «Нам нужна система, чтобы навести порядок». Звучит логично — и именно поэтому приводит к дорогостоящим разочарованиям.
Логика рассуждения обычно следующая. На предприятии хаос: заказы теряются, сроки срываются, на складе бардак, в закупках неразбериха, никто не знает реальную себестоимость. Руководитель решает: нужна система — ERP, CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), MES (система оперативного управления производством), любая другая аббревиатура, которую предложит интегратор. Систему внедрят — и порядок наступит.
Проблема в том, что система не наводит порядок. Система автоматизирует то, что в неё заложено. Если заложен порядок — она автоматизирует порядок. Если заложен хаос — она автоматизирует хаос. Причём делает это быстрее, масштабнее и дороже, чем если бы хаос оставался ручным.
Один из наших коллег сформулировал это так: «Хаос, помноженный на мощность компьютеров, производит мегабардак». Грубовато, но по существу — абсолютно точно.
Как это выглядит на практике
Рассмотрим типичный сценарий. Предприятие решает автоматизировать складской учёт. Покупается программа, ставятся сканеры штрихкодов, кладовщиков обучают. Запускают.
Через две недели выясняется: данные в системе не соответствуют реальности. Почему? Потому что до внедрения системы на складе не было ни зонирования, ни адресного хранения, ни стандартной процедуры приёмки. Материалы лежали «где нашлось место», приёмка оформлялась задним числом, а часть перемещений вообще не фиксировалась — кладовщик «и так знал, где что лежит».
Система этого не исправила. Она честно зафиксировала тот бардак, который существовал, — и теперь этот бардак виден на экране, в красивых таблицах и графиках. Кладовщик по-прежнему кладёт материал «где нашлось место», но теперь ещё и вынужден сканировать штрихкод, тратя дополнительное время на процедуру, которая при текущей организации склада бессмысленна.
Результат: система дискредитирована («не работает»), кладовщик раздражён («только мешает»), руководство разочаровано («зря потратили деньги»). А проблема не в системе — проблема в том, что систему поставили на неподготовленную почву.
Ещё один характерный пример — планирование
Предприятие внедряет модуль производственного планирования. В систему загружены спецификации изделий (составы — из чего состоит каждое изделие), маршруты обработки (какие операции в какой последовательности), рабочие центры (какие станки и участки). Всё настроено, всё красиво.
Система рассчитывает план: заказ такой-то, запуск такого-то числа, материалы нужны к такому-то сроку, загрузка станков — вот такая. Выглядит безупречно.
Проходит неделя. План разошёлся с реальностью полностью. Потому что спецификации, загруженные в систему, устарели на два года — часть компонентов давно заменена другими, но в документации это не отражено. Маршруты обработки описаны формально, а на практике половина операций выполняется в другом порядке. Нормы времени на операции — из прошлого десятилетия и не имеют отношения к фактической производительности.
Система добросовестно рассчитала план на основании данных, которые ей предоставили. Данные оказались мусором — план получился мусорным. Классический принцип информатики: garbage in — garbage out, «мусор на входе — мусор на выходе». Система — не волшебник. Она не может знать то, чего в неё не заложили.
Третий пример — управленческий учёт
Руководитель хочет видеть себестоимость по каждому заказу. Внедряется соответствующий модуль. Настраиваются статьи затрат, центры ответственности, правила распределения накладных расходов.
После запуска система показывает: себестоимость заказа №47 — 1 миллион 200 тысяч рублей. Руководитель смотрит и понимает, что эта цифра не имеет отношения к реальности, потому что в неё не включены: время переналадки (никто не фиксирует, сколько длилась переналадка под этот заказ), брак и переделки (относятся на «общепроизводственные», а не на конкретный заказ), простои из-за отсутствия материалов (не учитываются вовсе), фактическое время работы оператора (берётся по нормативу, а не по факту).
Система считает то, что умеет считать, — на основании тех данных, которые в неё поступают. Если данные неполны или неточны, результат расчёта будет аккуратно неправильным. Что, пожалуй, хуже, чем очевидно неправильным, — потому что аккуратно неправильным цифрам доверяют и принимают на их основании решения.
Почему предприятия наступают на эти грабли
Причин несколько, и все они понятны по-человечески.
Во-первых, система — это осязаемое решение. Можно купить, установить, показать начальству, отчитаться. «Мы автоматизировали управление производством» звучит значительно солиднее, чем «мы три месяца наводили порядок в справочниках и описывали процессы».
Во-вторых, интеграторы (и мы в том числе, будем честны) заинтересованы продавать системы, а не предпроектную подготовку. Подготовка — это рутина, которую трудно «красиво» упаковать в коммерческое предложение. Система — это демонстрация, презентация, вдохновляющий список возможностей.
В-третьих, наведение порядка в процессах — это работа, которая требует вовлечения самого предприятия: описание процессов, чистка справочников, актуализация нормативов, обучение людей новым процедурам. Это долго, неблагодарно и не даёт быстрого видимого результата. Значительно приятнее верить, что система сделает всё сама.
Что нужно сделать до автоматизации
Принцип, которого мы придерживаемся в своей практике и которому научились — иногда на собственных ошибках, — звучит так: сначала упорядочить процесс, потом автоматизировать. Не наоборот.
На практике это означает несколько конкретных шагов.
Описать процессы «как есть» — не как записано в положениях, а как происходит на самом деле. Пройти «ногами» путь заказа от поступления до отгрузки и зафиксировать каждый этап: кто что делает, откуда берёт информацию, куда передаёт результат, где возникают задержки и ошибки. Расхождения между «как написано» и «как делается» — это и есть точки, в которых автоматизация сломается, если их не устранить.
Актуализировать нормативно-справочную информацию. Спецификации, маршруты, нормы расхода, нормы времени — всё, на основании чего система будет вести расчёты. Если эти данные не соответствуют реальности — система будет рассчитывать фантазии, а не планы.
Навести элементарный порядок на местах. Если на складе нет зонирования — бессмысленно ставить систему адресного хранения. Если рабочие места не организованы — бессмысленно внедрять учёт операций, потому что оператор будет тратить больше времени на ввод данных, чем на работу.
Определить, какие процессы действительно нуждаются в автоматизации, а какие нужно просто стандартизировать. Не всё, что работает плохо, требует программного обеспечения. Иногда достаточно написать процедуру на одну страницу, обучить людей и назначить ответственного.
И, наконец, убрать лишнее. Автоматизировать нужно только то, что приносит ценность. Если процесс существует «потому что так исторически сложилось», но никому не нужен — его не нужно автоматизировать. Его нужно ликвидировать.
Признак правильного подхода
Есть простой индикатор того, что предприятие подходит к автоматизации правильно. Если первые улучшения стали заметны ещё до внедрения системы — значит, подготовка была содержательной. Описание процессов выявило дублирование и устранило его. Актуализация справочников обнаружила мёртвые позиции и высвободила складские площади. Стандартизация операций сократила время переналадки. Всё это — результаты, полученные без единой строки программного кода.
Система, внедрённая после такой подготовки, ложится на упорядоченные процессы и начинает работать с первого дня — потому что данные корректны, процессы понятны, а люди готовы.
Система, внедрённая вместо такой подготовки, сталкивается с сопротивлением реальности на каждом шагу — и либо прогибается под хаос (бесконечные доработки «под нас»), либо отторгается коллективом («система неудобная, работаем по-старому»).
С чего начать
Прежде чем звонить интегратору — провести внутренний аудит потерь. Понять, где предприятие теряет деньги прямо сейчас, какие процессы работают неэффективно, какие данные устарели или отсутствуют. Это даёт два результата: во-первых, часть проблем решается сразу, без автоматизации; во-вторых, становится понятно, что именно нужно автоматизировать в первую очередь — и разговор с интегратором становится предметным, а не абстрактным.
Для тех, кто хочет провести такой аудит самостоятельно, мы подготовили бесплатный чек-лист «Где утекает 3–15% прибыли: скрытые потери на производстве» — десять типовых точек утечки с формулами расчёта по каждой. Подставляете свои цифры — видите карту потерь и приоритеты для первоочередных действий.
Забирайте чек-лист бесплатно на нашем сайте.