Вплоть до марта 2023 года факт обучения по охране труда подтверждался только печатным удостоверением с печатью учебного центра. Изготовить правдоподобный дубликат такой корочки на принтере — задача на пять минут, и многие работодатели этим пользовались, экономя на реальном обучении. С 1 марта 2023 года эта лазейка закрылась: Минтруд внедрил электронный реестр обученных лиц — данные туда подаются через личный кабинет с подписью ЭЦП. Теперь юридически значима запись в системе, а не сам протокол. Если в базе работника нет, то с точки зрения законодательства он не обучен. Далее рассмотрим: как работает реестр, кто подаёт сведения, как их проверить и что предпринимать, если запись отсутствует или содержит ошибки.
Что это за реестр и для чего он понадобился
Работает он в составе ЕИСОТ — цифровой среды Минтруда, которая объединяет несколько связанных с охраной труда сервисов. Порядок работы с реестром прописан в ПП № 2464 от 24.12.2021 — том самом правительственном акте, которым задан нынешний механизм подготовки работников по ОТ и экзамена по результатам этой подготовки. Два ключевых для темы пункта, 118 и 119, получили практическое применение начиная с 1 марта 2023 года — именно они орегулируют наполнение реестра. Всё делается онлайн на ресурсе lkot.mintrud.gov.ru, куда заходят по учётной записи Госуслуг.
Внутри ЕИСОТ одновременно функционируют сразу три связанных между собой базы. Одна из них — перечисление аккредитованных обучающих организаций, которые вправе проводить подготовку сторонних работодателей. Другая — учёт компаний и ИП, уведомивших ведомство о намерении вести внутреннее обучение силами собственной комиссии. И третья — список всех обученных с присвоенным каждому регистрационным номером. Этот номер обязан попасть в протокол проверки знаний. Без него протокол не действителен.
Кто и в каком порядке подаёт сведения
Подающих — две категории, и подход у них разный:
- Первая — организации, получившие аккредитацию на обучение по ОТ. Если работодатель направил работников в такой центр, забота о передаче сведений лежит на нем — это входит в перечень оказываемых услуг. Сразу по итогам экзамена формируется пакет данных и отправляется в систему с заверением ЭЦП. Работодатель на выходе получает протокол с уже зафиксированными в протоколе регистрационными номерами.
- Вторая— сами работодатели, проводящие подготовку внутри компании. Для допуска к такому режиму нужно формальное действие: отправка в Минтруд уведомления через ЛКОТ. Дальше — 5 рабочих дней на рассмотрение, по итогам которого организацию включают в нужный список. Ровно с этого момента появляется технический доступ к заполнению реестра: можно либо вносить записи поштучно через веб-интерфейс, либо загружать XLSX-файл сразу на всю группу с последующим удостоверением через ЭЦП.
Из общего правила выпадает несколько ситуаций, о которых полезно помнить. Микробизнесу разрешено заменить полноценную подготовку инструктажем на рабочем месте с элементами первой помощи и обучением обращению с СИЗ — в этом случае соответствующие работники в реестр не попадают. Особый режим также у организаций с допуском к секретным сведениям: там действуют другие правила, и от регистрации в системе они освобождены.
Что попадает в реестр и как данные проверить
Что именно передаётся по каждому обученному указано в пункте 118 Правил из ПП No 2464. В пакете — идентификационные данные человека (ФИО, СНИЛС, должность либо профессия), информация о работодателе-заказчике обучения (название компании и её ИНН), сведения о программе, по которой шло обучение, а также когда и с каким результатом человек сдал экзамен и под каким номером выпущен протокол.
Для сверки записи предусмотрено две схемы.
- Первая— открытая: на сайте ЛКОТ есть форма, доступная без входа в систему, где можно искать по любой комбинации четырёх параметров: ФИО, СНИЛС, профессия или должность, название либо ИНН организации. Этим удобно пользоваться, когда при приёме сотрудника нужно быстро проверить, действительно ли он числится обученным, или когда готовятся документы к проверке.
- Вторая — закрытая: через ЛКОТ под своей учёткой работодатель видит весь массив записей по своей организации — с актуальными статусами, журналом отправленных пакетов, возможностью выгрузить нужное.
Практический момент: сверкой лучше заниматься сразу после того, как из учебного центра пришло уведомление об успешной сдаче, а не дожидаться инспекторской проверки. Периодически всплывает ситуация, когда запись «застряла» где-то между УЦ и реестром по техническим причинам — и выясняется это, как правило, в самый неподходящий момент.
Что делать, если записи нет или в ней ошибка
Алгоритм действий зависит от того, кто вносил данные в реестр.
Если обучались на стороне — обращение в учебный центр. Его обязанность — либо внести то, чего нет, либо подправить уже переданное, если там что-то не так. На практике корректировки касаются разных ситуаций: от описки в фамилии до неправильного СНИЛСа, перепутанного номера протокола, не той программы в карточке или ошибочно проставленного «неудовлетворительно» при реально сданной проверке.
Совет: когда заключаете договор с УЦ, прописывайте отдельной строкой обязанность передать сведения в реестр. Тогда при любом споре с ГИТ не возникнет вопроса, на чьей стороне вина.
Если работали с собственной комиссией — всё через ЛКОТ собственными силами. Среди функций раздела реестра — редактирование существующей записи, её аннулирование (когда появился дубль или запись ушла ошибочно), переформирование пакета и повторная отправка с ЭЦП. Если уже отправленные данные изменились — скажем, у сотрудника поменялась должность или у юрлица сменились реквизиты, — обновление лучше направлять без промедления: в день возможной проверки инспектор должен видеть актуальное состояние, а не то, что было полгода назад.
Ещё одна типовая ситуация — данные отправили, но в реестре их нет. Проверяется через журнал отправок:
- если статус «в обработке» висит больше суток — пора связываться с техподдержкой;
- статус «отклонён» означает, что нужно разобраться в причинах и отправить заново с исправлениями.
Чем грозит отсутствие или дефектность записи
Точка зрения контролирующего органа здесь однозначна: нет записи — нет обучения. Из этого вытекает целый набор последствий.
Базовая статья — часть 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Диапазон санкции для компании:
- предупреждение либо денежный штраф от 50 000 до 80 000 рублей;
- для ИП и руководителя — предупреждение или 2 000 — 5 000 рублей.
А вот если ГИТ в ходе проверки обнаружит, что отсутствующий в реестре сотрудник фактически работает, — применяется уже часть 3 той же статьи, где речь о допуске к труду без обучения и необходимых медосмотров. Сумма для юрлица здесь уже 110 000 — 130 000 рублей.
Важный нюанс: эта санкция начисляется персонально, то есть на каждого такого работника отдельно. Если обнаружат десятерых таких работников, то штраф составит от 1,1 до 1,3 миллиона рублей.
Дополнительный риск актуален для тех, кто обучает внутри компании. Выявление системных ошибок в передаваемых данных может кончиться тем, что обучение будет признано не законным, а сама организация — исключена из реестра работодателей с правом внутренней подготовки. Чтобы вернуться в реестр, придётся заново проходить уведомительную процедуру.
И третье направление — расследование несчастного случая. Среди документов, которые комиссия запрашивает первыми, — подтверждение того, что пострадавший и назначенные ответственные были обучены. Если нужных строк в реестре не нашлось, то обязанность обеспечить обучение и проверку знаний формально считается невыполненной.
Как закрыть вопрос обучения корректно
Наиболее предсказуемый путь избежать проблем с реестром — направить сотрудников в аккредитованный центр и потом сверить регистрационные номера протоколов, которые направят после их обучения. В этом случае на учебной организации лежит полный цикл: подготовка по программе, выпуск протокола, передача пакета в реестр Минтруда, заверение всего ЭЦП.
В учебном центре «Центр обеспечения охраны труда» проходят подготовку все категории персонала — от руководящего состава до рядовых работников и тех, кто входит в комиссии. Используемые программы: общие А, Б, В, оказания первой помощи и применения СИЗ. По итогам каждого обучения сведения выгружаем в реестр Минтруда в штатном режиме, номер проставляем и в протоколе, и в удостоверении сотрудника (выдается дополнительно по желанию заказчика).
Автор статьи: Ольга Лапина