📚 ЛОГИСТИКА ДЛЯ ГОСОВ МТИ: ВОПРОС №14 — СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ С ФИКСИРОВАННЫМ РАЗМЕРОМ ЗАКАЗА
В предыдущем вопросе мы разобрали, как анализировать запасы методами ABC и XYZ, чтобы понять, какие товары важные, а какие — нет, и у каких спрос стабильный, а у каких — случайный.
Теперь переходим к четырнадцатому вопросу — о СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ С ФИКСИРОВАННЫМ РАЗМЕРОМ ЗАКАЗА. Мы уже кратко упоминали эту систему в вопросе №11, когда сравнивали две основные системы управления запасами. Теперь разберём её подробно: как она работает, какие у неё параметры, как их рассчитать, какие у неё плюсы и минусы, где и когда её применять.
Поехали.
1. ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ПАРАМЕТРЫ СИСТЕМЫ
Система управления запасами с фиксированным размером заказа — это система, при которой заказ на пополнение запаса делается в тот момент, когда текущий запас на складе достигает определённого порогового уровня (точки заказа), и при этом каждый раз заказывается одно и то же, заранее рассчитанное количество товара.
Простыми словами: вы заранее определили, что будете заказывать каждый раз по 200 пачек бумаги. И вы заранее определили, что новый заказ нужно делать, когда на складе остаётся 70 пачек. Система работает автоматически: компьютер следит за остатками. Как только остатки упали до 70, система формирует заказ на 200 пачек. Цикл повторяется.
Эта система имеет несколько ключевых параметров, которые нужно рассчитать заранее.
Первый параметр — РАЗМЕР ЗАКАЗА. Это фиксированное количество товара, которое заказывается каждый раз. Обычно это оптимальный размер заказа EOQ, который мы научились рассчитывать по формуле Уилсона в десятом вопросе. Формула: EOQ = корень квадратный из (2 умножить на D умножить на S разделить на H), где D — годовая потребность, S — затраты на один заказ, H — затраты на хранение одной единицы в год.
Второй параметр — ТОЧКА ЗАКАЗА (или пороговый уровень). Это уровень запаса, при достижении которого нужно делать новый заказ. Точка заказа рассчитывается так, чтобы за время поставки запас не упал до нуля. Формула: точка заказа = среднедневной расход умножить на время поставки плюс страховой запас. Среднедневной расход = D разделить на количество рабочих дней в году. Время поставки — это количество дней от момента оформления заказа до момента прибытия товара на склад. Страховой запас — это дополнительный запас на случай задержки поставки или роста спроса.
Третий параметр — МАКСИМАЛЬНЫЙ ЖЕЛАЕМЫЙ ЗАПАС. Это верхняя граница, выше которой запас обычно не поднимается. Формула: максимальный запас = точка заказа плюс размер заказа. Сразу после поставки запас поднимается до этого уровня.
Четвёртый параметр — ГАРАНТИЙНЫЙ (СТРАХОВОЙ) ЗАПАС. Это неприкосновенный запас на случай непредвиденных обстоятельств. В нормальной работе он не расходуется. Когда запас доходит до точки заказа, фактически на складе остаётся страховой запас плюс запас на время поставки. Если всё идёт по плану, к моменту прибытия новой поставки запас опускается ровно до страхового уровня.
Пятый параметр — ПРЕДЕЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ ЗАПАСА. Это сигнал тревоги. Если запас опустился ниже этого уровня, а новая поставка ещё не пришла, значит, что-то пошло не так: либо спрос резко вырос, либо поставка задержалась. Предельный уровень обычно равен страховому запасу или чуть ниже.
2. АЛГОРИТМ РАБОТЫ СИСТЕМЫ
Рассмотрим пошагово, как работает эта система.
Исходное состояние. Только что пришла поставка. Запас на складе = максимальный желаемый запас. Например, 270 пачек бумаги. Размер заказа = 200 пачек. Точка заказа = 70 пачек. Страховой запас = 20 пачек. Время поставки = 5 дней. Среднедневной расход = 10 пачек.
Шаг первый — расходование запаса. Каждый день со склада забирают 10 пачек. Запас постепенно снижается. Система постоянно отслеживает текущий уровень.
Шаг второй — достижение точки заказа. На 20-й день после поставки запас снизился до 70 пачек. Система фиксирует это событие и автоматически формирует заказ на 200 пачек. Заказ отправляется поставщику.
Шаг третий — ожидание поставки. В течение следующих 5 дней запас продолжает расходоваться по 10 пачек в день. За эти 5 дней со склада уйдёт 50 пачек. К моменту прибытия поставки запас снизится с 70 до 20 пачек. Как раз до уровня страхового запаса.
Шаг четвёртый — прибытие поставки. Поставка прибыла. На складе 20 пачек страхового запаса. Прибавляем 200 пачек новой поставки. Запас становится 220 пачек.
Шаг пятый — повторение цикла. Цикл повторяется. Запас снова расходуется, достигает точки заказа, делается новый заказ, и так далее.
Важное замечание: точка заказа рассчитана таким образом, что при нормальном ходе событий новый заказ делается тогда, когда запас находится на уровне, достаточном для покрытия спроса на время поставки плюс страховой запас. К моменту прибытия поставки запас снижается ровно до страхового уровня. Страховой запас не расходуется в нормальном режиме, он только страхует от нештатных ситуаций.
Если спрос временно вырастет, запас будет расходоваться быстрее, точка заказа будет достигнута раньше, заказ будет сделан раньше, и к моменту поставки запас может оказаться ниже страхового, но не нулевым. Если поставка задержится, будет расходоваться страховой запас. Если задержка не превысит величины, на которую рассчитан страховой запас, дефицита не будет.
3. РАСЧЁТ ПАРАМЕТРОВ СИСТЕМЫ
Разберём подробно, как рассчитать основные параметры системы.
Расчёт размера заказа. Размер заказа рассчитывается по формуле EOQ (модель Уилсона). Допустим, годовая потребность D = 5000 единиц. Затраты на один заказ S = 3000 рублей. Затраты на хранение одной единицы H = 200 рублей. EOQ = корень из (2 умножить на 5000 умножить на 3000 разделить на 200) = корень из (30 000 000 / 200) = корень из 150 000 = примерно 387 единиц. Это и будет размер заказа. На практике размер заказа часто округляют до удобного числа, например, до 400 единиц, особенно если это целые упаковки или паллеты.
Расчёт среднедневного расхода. Среднедневной расход = годовая потребность разделить на количество рабочих дней в году. Если годовая потребность 5000 единиц, а рабочих дней 250, то среднедневной расход = 5000 / 250 = 20 единиц в день.
Расчёт времени поставки. Время поставки — это время от момента оформления заказа до момента прибытия товара на склад. Оно складывается из времени обработки заказа поставщиком, времени производства (если товар производится под заказ), времени транспортировки, времени приёмки на складе. Например, поставщик обрабатывает заказ 1 день, производство — 3 дня, транспортировка — 2 дня, приёмка на складе — 1 день. Итого время поставки = 1+3+2+1 = 7 дней.
Расчёт страхового запаса. Страховой запас рассчитывается на основе статистики отклонений времени поставки и отклонений спроса. Самый простой способ — умножить среднедневной расход на максимальную возможную задержку поставки. Если максимальная задержка поставки — 3 дня, а среднедневной расход — 20 единиц, то страховой запас = 20 умножить на 3 = 60 единиц. Более точный способ — использовать статистику: страховой запас = коэффициент надёжности умножить на среднеквадратическое отклонение спроса за время поставки. Но на экзамене достаточно понимать принцип: страховой запас покрывает возможные задержки и всплески спроса.
Расчёт точки заказа. Точка заказа = среднедневной расход умножить на время поставки плюс страховой запас. В нашем примере: 20 умножить на 7 = 140, плюс 60 = 200 единиц. Когда запас на складе снизится до 200 единиц, нужно делать новый заказ.
Расчёт максимального желаемого запаса. Максимальный запас = точка заказа плюс размер заказа. В нашем примере: 200 + 400 = 600 единиц. Это уровень, до которого поднимается запас сразу после поставки.
4. ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ
Чтобы лучше понять динамику, представьте график. По горизонтальной оси — время. По вертикальной оси — уровень запаса.
График похож на зубья пилы. Каждый цикл начинается с максимального запаса (600 единиц). Затем запас равномерно снижается с постоянной скоростью (20 единиц в день). Примерно на 20-й день (потому что от 600 до 200 — это 400 единиц, при расходе 20 в день это 20 дней) запас достигает точки заказа (200 единиц). В этот момент делается заказ.
За следующие 7 дней запас продолжает снижаться ещё на 140 единиц (20 в день умножить на 7 дней). К моменту прибытия поставки запас оказывается на уровне 200 минус 140 = 60 единиц. Это ровно страховой запас.
Поставка прибывает. Запас мгновенно подскакивает на 400 единиц и становится 60 + 400 = 460 единиц. Обратите внимание: максимальный запас был 600, а стал 460. Почему? Потому что в предыдущем цикле точка заказа была достигнута, когда запас был 200, а должна была быть достигнута при 200. Всё верно. На самом деле максимальный запас после первой поставки был 600. После второй поставки он стал чуть меньше, потому что точка заказа и время поставки подобраны так, что запас приходит к страховому. После каждого цикла максимальный запас может немного отличаться, но система стремится к установившемуся режиму.
В установившемся режиме максимальный запас = точка заказа + размер заказа = 200 + 400 = 600. Но сразу после поставки запас поднимается до 600 только в том случае, если предыдущий заказ был сделан ровно в момент, когда запас был 200, и поставка пришла ровно через 7 дней. На практике возможны небольшие отклонения.
5. ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ СИСТЕМЫ
Рассмотрим плюсы и минусы системы с фиксированным размером заказа.
Плюсы.
Первый плюс — оптимальный размер заказа. Система использует EOQ, который минимизирует суммарные затраты на заказ и хранение. Это математически обоснованное преимущество.
Второй плюс — минимальный страховой запас. Поскольку заказ делается каждый раз, когда запас достигает точки заказа, интервалы между заказами не фиксированы, и система подстраивается под фактический расход. Страховой запас нужен только на время поставки, а не на весь интервал между заказами, как в системе с фиксированной периодичностью. Поэтому страховой запас здесь меньше.
Третий плюс — быстрая реакция на изменение спроса. Если спрос вырос, запас будет расходоваться быстрее, точка заказа будет достигнута раньше, заказ будет сделан раньше. Система автоматически адаптируется к увеличению потребления. Если спрос упал, интервалы между заказами удлиняются.
Четвёртый плюс — автоматизация. Система легко автоматизируется. Компьютерная программа отслеживает текущий запас в реальном времени и при достижении точки заказа автоматически формирует заказ. Человек вмешивается только в нештатных ситуациях.
Пятый плюс — предсказуемость для поставщика. Хотя моменты заказов случайны, размер заказа постоянен. Поставщик знает, что каждый раз ему закажут ровно 400 единиц. Это удобно для планирования производства и отгрузки.
Минусы.
Первый минус — необходимость постоянного контроля запаса. Система должна знать текущий уровень запаса в реальном времени. Это требует автоматизированной системы учёта (WMS, штрихкодирование, сканеры). Если учёт ведётся вручную, постоянно следить за остатками по тысячам товаров невозможно.
Второй минус — чувствительность к ошибкам в расчёте точки заказа. Если точку заказа рассчитать неправильно (занизить), возникнет дефицит. Если завысить — увеличится страховой запас и замороженные деньги. Расчёт точки заказа требует точных данных о спросе и времени поставки.
Третий минус — сложность при наличии множества поставщиков. Если у компании много поставщиков и каждый требует своего графика заказов, система с фиксированным размером заказа для каждого поставщика создаёт хаос. В этом случае удобнее система с фиксированной периодичностью, где все заказы разным поставщикам делаются в один день.
Четвёртый минус — риск дефицита при резком росте спроса. Хотя система реагирует быстрее, чем система с фиксированной периодичностью, очень резкий скачок спроса может привести к тому, что запас упадёт до нуля раньше, чем придёт новая поставка. Страховой запас смягчает, но не исключает этот риск.
Пятый минус — сложность для дешёвых товаров. Для дешёвых товаров затраты на постоянный контроль могут превысить выгоду от оптимального размера заказа. Для категории C проще и дешевле применять систему с фиксированной периодичностью.
6. СРАВНЕНИЕ С СИСТЕМОЙ С ФИКСИРОВАННОЙ ПЕРИОДИЧНОСТЬЮ
Чтобы лучше понять особенности системы с фиксированным размером заказа, сравним её с альтернативной системой.
Критерий — размер заказа. В системе с фиксированным размером заказа размер заказа постоянный, оптимальный (EOQ). В системе с фиксированной периодичностью размер заказа переменный, определяется как разница между максимальным запасом и текущим.
Критерий — момент заказа. В системе с фиксированным размером заказа момент заказа определяется событием (достижение точки заказа). В системе с фиксированной периодичностью момент заказа определяется временем (через равные интервалы).
Критерий — контроль запаса. В системе с фиксированным размером заказа нужен постоянный контроль (каждый день, в реальном времени). В системе с фиксированной периодичностью достаточно периодического контроля (только в момент заказа).
Критерий — необходимый страховой запас. В системе с фиксированным размером заказа страховой запас меньше, потому что заказ делается чаще, как только запас достиг порога. В системе с фиксированной периодичностью страховой запас больше, потому что нужно покрывать спрос на весь интервал между заказами.
Критерий — реакция на изменение спроса. В системе с фиксированным размером заказа реакция быстрая, автоматическая. В системе с фиксированной периодичностью реакция медленная, заказ делается только в фиксированные даты.
Критерий — удобство для объединения заказов. В системе с фиксированным размером заказа объединять заказы сложно, так как моменты заказа для разных товаров разные. В системе с фиксированной периодичностью объединять заказы легко — все заказы разным поставщикам можно делать в один день.
Критерий — где применяется. Система с фиксированным размером заказа применяется для дорогих товаров, товаров категории A, когда можно автоматизировать контроль. Система с фиксированной периодичностью применяется для дешёвых товаров, категории C, когда контроль дорог или когда нужно объединять заказы.
7. ПРИМЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ В РОССИЙСКОЙ ПРАКТИКЕ
Первый пример — УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ ДОРОГИХ КОМПЛЕКТУЮЩИХ НА АВТОЗАВОДЕ. Автомобильный завод использует систему с фиксированным размером заказа для управления запасами дорогих импортных комплектующих: двигатели, коробки передач, электронные блоки управления. Эти товары относятся к категории A. На складе установлена WMS-система, которая в реальном времени отслеживает остатки. Как только запас конкретной детали достигает точки заказа, система автоматически формирует заказ поставщику на фиксированную партию. Например, двигатели заказываются по 50 штук, точка заказа — 20 штук. Запас двигателей постоянно колеблется между 20 и 70 штуками. Страховой запас минимален — денежные средства не замораживаются. Это критически важно, так как двигатели стоят сотни тысяч рублей за штуку.
Второй пример — ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН ЭЛЕКТРОНИКИ. Интернет-магазин применяет систему с фиксированным размером заказа для самых ходовых и дорогих товаров — флагманских смартфонов, дорогих ноутбуков, телевизоров. Спрос на эти товары стабильный (категория X по XYZ-анализу). Размер заказа рассчитан по EOQ. Точка заказа настроена так, чтобы страховой запас был минимальным. Поскольку товары дорогие, каждый лишний день на складе — это замороженные деньги. Система автоматически отслеживает остатки через сайт и складскую программу. Как только запас достигает порога, менеджеру приходит уведомление, он формирует заказ поставщику.
Третий пример — АПТЕЧНЫЙ СКЛАД. Аптечный склад управляет запасами жизненно важных и дорогих лекарств. Эти товары должны быть всегда в наличии. Система с фиксированным размером заказа позволяет поддерживать достаточный уровень запаса при минимальных страховых запасах. Точка заказа рассчитывается с учётом времени поставки (которое для импортных лекарств может быть долгим и нестабильным). Страховой запас увеличен по сравнению со стандартным, чтобы компенсировать нестабильность поставок. Система автоматически контролирует сроки годности и предупреждает о приближающейся дате списания.
8. КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ ДЛЯ ОТВЕТА НА ЭКЗАМЕНЕ
Если вы запомните только это — уже сможете уверенно ответить на вопрос.
Первый вывод. Система управления запасами с фиксированным размером заказа — это система, при которой заказ делается при достижении запасом точки заказа, и каждый раз заказывается одно и то же количество товара (обычно EOQ).
Второй вывод. Основные параметры системы: размер заказа (EOQ), точка заказа (пороговый уровень), максимальный желаемый запас, страховой запас, предельный уровень.
Третий вывод. Размер заказа рассчитывается по формуле Уилсона: EOQ = корень из (2DS/H). Точка заказа рассчитывается как среднедневной расход умножить на время поставки плюс страховой запас. Страховой запас рассчитывается на основе возможных задержек поставки и колебаний спроса.
Четвёртый вывод. Алгоритм работы системы: запас расходуется, достигает точки заказа, делается заказ фиксированного размера, за время поставки запас снижается до страхового уровня, прибывает поставка, запас пополняется, цикл повторяется.
Пятый вывод. Преимущества системы: оптимальный размер заказа, минимальный страховой запас, быстрая реакция на изменение спроса, возможность автоматизации, предсказуемость для поставщика.
Шестой вывод. Недостатки системы: необходимость постоянного контроля запаса, чувствительность к ошибкам в расчёте точки заказа, сложность при множестве поставщиков, риск дефицита при резком скачке спроса, неэффективность для дешёвых товаров.
Седьмой вывод. Система с фиксированным размером заказа применяется прежде всего для дорогих товаров (категория A по ABC), для товаров со стабильным спросом (категория X по XYZ), когда возможен автоматический постоянный контроль запаса. Для дешёвых товаров (категория C) и при необходимости объединения заказов у одного поставщика лучше подходит система с фиксированной периодичностью заказа.
Восьмой вывод. Примерный ответ на экзамене. Система управления запасами с фиксированным размером заказа — это система, где объём заказа постоянен, а момент заказа определяется достижением запасом точки заказа. Главные параметры — размер заказа (обычно EOQ) и точка заказа (рассчитывается как среднедневной расход умножить на время поставки плюс страховой запас). Система работает так: запас расходуется, при достижении точки заказа делается заказ на фиксированное количество, за время поставки запас опускается до страхового уровня, поставка прибывает, и цикл повторяется. Преимущества системы — оптимальный размер заказа и минимальный страховой запас. Недостатки — необходимость постоянного контроля запаса. Применяется для дорогих товаров категории A при возможности автоматизации учёта.
Продолжение следует...
Следующий пост: Вопрос №15 — «Системы управления запасами с фиксированной периодичностью заказов»