Сотрудник принес авансовый отчёт по командировке, а через неделю - ещё один: он забыл включить расходы на такси. Что делать бухгалтеру?
Законодательство РФ не запрещает оформлять второй или третий авансовый отчёт по одной командировке. Главное - приложить служебную записку с объяснением, почему документы представлены поздно. Если сотрудник уже вернул остаток подотчётных денег, бухгалтеру нужно пересчитать долг и выплатить разницу.
По закону авансовый отчёт нужно представить в срок, установленный руководителем, но не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки — см. п. 23 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 №501; подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 №3210-У.
Штрафов за задержку по сроку в настоящий момент нет, а оправдательная записка делает расходы законными. После утверждения второго отчёта бухгалтерия вправе учесть траты в налоговом учёте, потому что такси в командировке включается в расходы на прибыль - Письмо Минфина от 10.11.2022 №03-03-06/3/109215.