Типичная ситуация: склад собрал заказ - 200 коробок обуви. Машина загружена, экспедитор уехал. А через два дня покупатель звонит: «Коды не переходят, УПД не подписан, товар продать не могу». Выясняется, что менеджер отправил бумажную накладную, а электронный УПД с кодами маркировки - забыл. Коды по-прежнему числятся за продавцом, покупатель торгует «чужим» товаром, а автоматический контроль «Честного Знака» уже зафиксировал расхождение.
С 2026 года такие истории стали не просто неприятностью - они стали штрафами. Отгрузка маркированного товара без электронного УПД - это нарушение, которое система фиксирует автоматически. Разбираем полный процесс: от сборки заказа на складе до момента, когда коды маркировки переходят на баланс покупателя в ГИС МТ.
Зачем вообще нужен электронный УПД при отгрузке
Бумажная накладная фиксирует физическую передачу товара. Электронный УПД - передачу кодов маркировки в системе «Честный Знак». Без подписанного обеими сторонами электронного УПД с кодами система не «видит» смену владельца. Товар физически у покупателя - а по данным ГИС МТ числится за продавцом.
Последствия для обеих сторон:
Для продавца: коды висят на балансе. Система считает, что товар у вас. Если покупатель продаёт этот товар через кассу - система фиксирует продажу «без права собственности». Расхождение - у вас.
Для покупателя: формально он торгует чужим товаром. Разрешительный режим на кассе (уже действует для большинства товарных групп) может заблокировать продажу: код числится за другим участником.
Именно поэтому ЭДО - не опция, а обязательное условие передачи маркированного товара между участниками оборота. Бумажная накладная может дублировать электронный документ - но не заменять его.
Два сценария отгрузки: участнику и неучастнику
Прежде чем формировать документы, определите, кому вы отгружаете:
Большинство отгрузок - первый сценарий (участнику). Но про второй часто забывают: если покупатель не зарегистрирован в «Честном Знаке», коды нужно вывести из оборота, иначе они продолжат висеть на вашем балансе.
Запутались в ЭДО и УПД? GetMark настроит отгрузку за вас
Сервис GetMark берёт на себя весь документооборот по маркировке: формирование УПД, подключение к ЭДО, контроль подписания, мониторинг статусов в ГИС МТ. Работаем с Диадок, СБИС, Контур и ЭДО Лайт.
Тарифы: «Лайт» - от 6 500 ₽ за 3 месяца (самостоятельная работа + техподдержка). Абонентское сопровождение - от 15 000 ₽/мес. Бизнес-тарифы для оптовиков и производителей - от 14 500 ₽/год.
Все условия - на getmark.ru/prices
Пошаговый алгоритм отгрузки участнику оборота
Шаг 1. Соберите заказ и отсканируйте коды. При комплектации заказа на складе каждая единица товара проходит через 2D-сканер. Коды Data Matrix считываются и сопоставляются с позициями в заявке. Если объём большой - используйте ТСД (терминал сбора данных) для мобильной работы. Результат сканирования попадает в учётную систему (1С, МойСклад, другая).
Шаг 2. Сформируйте документ «Реализация» в учётной системе. В 1С это «Реализация (акты, накладные, УПД)». В документе фиксируются все отгружаемые товары и их коды маркировки. Если коды подобраны сканированием - они уже в документе. Если вводите вручную - проверяйте каждый.
Шаг 3. Отправьте электронный УПД по ЭДО. Из учётной системы формируется электронный УПД (в формате, утверждённом приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Документ отправляется контрагенту через оператора ЭДО. В наименовании документа появится пометка «MARK» - признак наличия кодов маркировки.
Шаг 4. Дождитесь подписания покупателем. Покупатель получает УПД, сверяет коды с фактически полученным товаром (сканирует на приёмке), и если всё совпадает - подписывает своей УКЭП. С этого момента товар юридически переходит в его собственность.
Шаг 5. Оператор ЭДО передаёт данные в «Честный Знак». Это происходит автоматически - после подписания обеими сторонами оператор ЭДО отправляет подписанный УПД в ГИС МТ. Коды маркировки «переезжают» с вашего баланса на баланс покупателя. Проверить можно в ЛК «Честного Знака» в разделе «Документы» → «Исходящие».
Сроки: данные о передаче прав собственности должны быть поданы в «Честный Знак» в течение 3 рабочих дней с момента отгрузки. Просрочка - нарушение, фиксируемое автоматически.
Два канала ЭДО: коммерческий оператор или ЭДО Лайт
Для отправки УПД с кодами маркировки доступны два варианта:
Сторонний оператор ЭДО (Диадок, СБИС, Контур.Эдо, Такском). Документ формируется в кабинете оператора или интегрируется из 1С. Оператор автоматически передаёт подписанный УПД в «Честный Знак». Преимущества: автоматизация, роуминг между операторами, интеграция с учётными системами. Стоимость - от 1 800 ₽/год.
ЭДО Лайт - бесплатный сервис от ЦРПТ внутри личного кабинета «Честного Знака». Позволяет создавать и отправлять УПД прямо в ЛК. Подходит для небольших объёмов (10–30 документов в месяц). Нет интеграции с 1С, нет роуминга - контрагент тоже должен работать через ЭДО Лайт или подключить роуминг.
Если у вас и у контрагента разные операторы ЭДО - убедитесь, что между ними настроен роуминг. Без роуминга документ не дойдёт.
Поэкземплярный и объёмно-сортовой учёт - в чём разница для отгрузки
В зависимости от товарной группы и этапа внедрения маркировки передача сведений при отгрузке может быть двух типов:
Поэкземплярный учёт (ПЭУ). В УПД перечисляются все коды маркировки каждой единицы товара. Каждый код идентифицирует конкретный экземпляр. Используется для большинства непродовольственных товарных групп (обувь, одежда, парфюмерия, шины, электроника) и части продовольственных (молочка, вода, пиво с определённых дат).
Объёмно-сортовой учёт (ОСУ). В УПД указывается GTIN (код товара) и количество единиц в отгружаемой партии. Индивидуальные коды маркировки не перечисляются - достаточно GTIN + количество + номер партии. Применяется для товарных групп на ранних этапах маркировки (сладости - до декабря 2028, мясо на начальном этапе).
ОСУ проще: не нужно сканировать каждую единицу, достаточно указать количество. Но это временная мера - все товарные группы постепенно переходят на поэкземплярный учёт.
Агрегация: как упростить отгрузку крупных партий
Отгружать 10 000 единиц товара, сканируя каждый код отдельно, - долго. Для этого существует агрегация - объединение кодов маркировки в групповую упаковку.
КИТУ (код идентификации транспортной упаковки) - присваивается коробке или палете. Внутри - все индивидуальные коды (КИГУ или КИ товаров). При отгрузке достаточно отсканировать один код КИТУ - и все вложенные коды попадут в УПД автоматически.
Агрегация формируется при упаковке товара на складе. В 1С - через документ «Формирование групповой упаковки». Коды вложенных товаров сканируются, привязываются к коду коробки, информация передаётся в ГИС МТ.
При приёмке покупатель сканирует код коробки - и все вложенные единицы автоматически переходят на его баланс. Это экономит часы на приёмке и отгрузке.
Совет для складов: инвестируйте в агрегацию. Один раз настроить процесс - и каждая последующая отгрузка ускоряется в разы. Особенно актуально для производителей с объёмом свыше 5 000 единиц в месяц.
Что делать, если при приёмке обнаружены расхождения
Покупатель получил товар, отсканировал коды - и часть не совпадает с тем, что указано в УПД. Как действовать?
Частичная приёмка. Покупатель принимает товар с корректными кодами и подписывает УПД только по ним. Некорректные позиции возвращаются продавцу. Продавец формирует УКД (универсальный корректировочный документ) на разницу.
Полный отказ. Если расхождений много - покупатель имеет право полностью отклонить УПД. Товар возвращается продавцу.
УКД (корректировочный документ). Если ошибка обнаружена после подписания УПД - продавец формирует УКД. В нём указываются коды, которые нужно «вернуть» (исключить из передачи). Покупатель подписывает УКД, данные передаются в ГИС МТ, баланс корректируется.
Характерные причины расхождений: пересортица (вложен не тот товар), повреждённый код (не считывается), лишний или недостающий товар, дубликат кода (один код на двух единицах - производственный брак).
Отгрузка через 1С: как это выглядит на практике
В 1С (Управление торговлей, Розница, ERP) процесс отгрузки маркированного товара выглядит так:
1. Создаёте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Добавляете товарные позиции.
2. Подбираете коды маркировки. Два варианта: сканируете 2D-сканером прямо в документ или загружаете из базы (если коды уже привязаны к товару в номенклатуре).
3. Нажимаете «Завершить подбор» - коды фиксируются в документе.
4. Формируете электронный УПД через модуль ЭДО (1C-ЭДО, Модуль 1С:EDI). В документе появляется таблица «Номера средств идентификации товаров» с кодами.
5. Отправляете УПД контрагенту. Контрагент подписывает - данные автоматически передаются в «Честный Знак».
Типичная ошибка в 1С: при формировании УПД из «Реализации» система может удалять лидирующие нули в кодах маркировки (баг некоторых версий). Документ уходит, но коды не совпадают - и в «Честном Знаке» передача не фиксируется. Решение: обновите конфигурацию до актуальной версии или корректируйте коды вручную перед отправкой.
EDI: предварительная сверка кодов до подписания УПД
Для крупных поставок (федеральные сети, маркетплейсы) используется связка ЭДО + EDI. Перед формированием УПД продавец отправляет покупателю электронное уведомление об отгрузке - DESADV, в котором перечислены все коды маркировки по каждой позиции.
Покупатель проверяет коды ещё до подписания УПД и отправляет уведомление о приёмке - RECADV, в котором указывает, какие коды приняты, какие - нет. После этого формируется УПД, в котором уже точно нет ошибок.
Такая схема экономит время и исключает ситуации «товар принят, а коды не совпадают». СБИС, Диадок, Контур поддерживают EDI-интеграцию с крупнейшими ритейлерами.
Отгрузки «зависают» в ГИС МТ? GetMark разберётся
Проверим статусы всех ваших документов в «Честном Знаке», найдём неподписанные УПД, зависшие коды и расхождения. Настроим корректную отгрузку через ЭДО, интеграцию с 1С и МойСклад.
Аудит соответствия - от 15 000 ₽. Абонентское обслуживание с мониторингом - от 15 000 ₽/мес. Печать этикеток для перемаркировки - от 2 000 ₽ за 200 шт.
Подробности - getmark.ru/prices
Чем грозит неправильная отгрузка
Отгрузка без ЭДО, с неверными кодами или с просрочкой подачи данных - всё это нарушения, за которые предусмотрены штрафы:
Статья 15.12 КоАП РФ: от 50 000 до 300 000 ₽ для юрлиц + конфискация товара - за оборот товаров с нарушением маркировки.
Непередача сведений в ГИС МТ: с 1 сентября 2026 года (ФЗ от 02.05.2026 № 120-ФЗ) - дополнительные составы, включая штрафы за систематическую непередачу данных о движении товара.
С марта 2026 года автоматический контроль «Честного Знака» фиксирует расхождения без участия инспектора. Если товар отгружен без УПД - система видит, что коды числятся за продавцом, а покупатель продаёт товар без прав. Оба получают уведомление.
Частые вопросы и ответы
Можно ли отгрузить маркированный товар по бумажной накладной?
Нет. Переход кодов маркировки между участниками оборота фиксируется только через электронный УПД, подписанный обеими сторонами. Бумажная накладная не меняет баланс кодов в ГИС МТ - для системы товар по-прежнему числится за продавцом.
За какой срок нужно подать УПД после отгрузки?
В течение 3 рабочих дней с момента передачи товара. Для табачной продукции - не более 1 суток. Просрочка фиксируется автоматически.
Покупатель не подписывает УПД уже неделю. Что делать?
Свяжитесь с покупателем и уточните причину. Пока УПД не подписан - коды числятся за вами. Если покупатель продаёт товар без подписания - он нарушает закон. Если документ отклонён - проверьте причину, сформируйте исправленный УПД.
Нужно ли сканировать каждую единицу при отгрузке?
При поэкземплярном учёте - да, каждый код должен быть в УПД. Сканируйте при комплектации заказа. Если используете агрегацию - достаточно отсканировать код коробки или палеты. При объёмно-сортовом учёте - сканирование не нужно, достаточно GTIN и количества.
Что такое УКД и когда он нужен?
УКД - универсальный корректировочный документ. Формируется, когда нужно скорректировать уже подписанный УПД: убрать лишние коды, добавить недостающие, исправить данные. Покупатель подписывает УКД, и данные в ГИС МТ обновляются.
У нас и у контрагента разные операторы ЭДО. Как обмениваться документами?
Через роуминг. Большинство крупных операторов (Диадок, СБИС, Контур, Такском) поддерживают роуминг между собой. Уточните у своего оператора, настроен ли роуминг с оператором контрагента. Если нет - один из вас может подключить ЭДО Лайт как дублирующий канал.
Как отгрузить товар на маркетплейс?
Зависит от схемы. FBS (вы собираете заказ): при отгрузке со склада коды фиксируются в УПД или выводятся из оборота (дистанционная продажа). FBO (товар на складе маркетплейса): отгружаете на склад маркетплейса по УПД с кодами - маркетплейс становится владельцем. При продаже конечному покупателю маркетплейс фиксирует вывод из оборота.
Можно ли отгрузить товар, если УКЭП просрочена?
Нет. Без действующей УКЭП невозможно подписать электронный УПД. Документ не будет принят системой ЭДО. Проверяйте срок действия подписи заранее - и не только руководителя, но и сотрудников, которые подписывают документы по доверенности.
Что делать при возврате маркированного товара от покупателя?
Покупатель формирует УПД на возврат (с кодами маркировки) и отправляет вам через ЭДО. Вы подписываете - коды возвращаются на ваш баланс. Если код повреждён при возврате - покупатель выводит его из оборота, а вы оформляете перемаркировку.
ЭДО Лайт бесплатный - в чём подвох?
Подвоха нет, но есть ограничения. Нет интеграции с 1С - все документы создаются вручную. Нет роуминга - контрагент тоже должен использовать ЭДО Лайт. Подходит для микробизнеса с небольшим количеством отгрузок. При объёме свыше 30 документов в месяц - проще и быстрее через коммерческого оператора.
Как проверить, что коды действительно перешли покупателю?
В личном кабинете «Честного Знака» → раздел «Документы» → «Исходящие». Найдите свой УПД - статус должен быть «Обработан» (или аналогичный). Также можно проверить конкретный код в «Реестре КМ» - владельцем должен быть ваш контрагент.
Сколько стоит ЭДО?
ЭДО Лайт - бесплатно. Коммерческие операторы - от 1 800 ₽/год (базовый тариф). Стоимость зависит от количества документов и уровня интеграции. Для 1С - модуль 1C:EDI от 6 000 ₽/год.
Главное правило: товар без подписанного УПД - товар без владельца
Маркировка превратила отгрузку из простой логистической операции в юридический акт передачи цифровых прав. Физически товар может быть на складе покупателя - но пока УПД не подписан, для «Честного Знака» он остаётся вашим. И вся ответственность за его судьбу - тоже ваша.
Настройте процесс один раз: подключите ЭДО, интегрируйте с учётной системой, обучите кладовщиков работать со сканером, внедрите агрегацию для крупных партий. И установите внутренний регламент: УПД отправляется в день отгрузки. Не завтра, не на этой неделе - в тот же день. Три рабочих дня - это максимум, а не норма.
Нужна помощь с маркировкой?
Настроим ЭДО, интеграции с 1С, обучим персонал, проведём аудит документов. Консультация - бесплатно.