Кладовщик нашёл на складе мокрую коробку - протечка с потолка. Внутри 40 пар обуви с размокшими этикетками: коды Data Matrix не считываются. Товар цел, а коды - нет. Что делать: списать, перемаркировать, выбросить? А в «Честном Знаке» эти 40 кодов по-прежнему числятся «В обороте» - и пока они там висят, система считает, что товар на балансе.
Другой случай: при инвентаризации обнаружилась недостача - 15 единиц товара физически отсутствуют. Украли, потеряли, ошибочно отгрузили без УПД - неизвестно. Коды маркировки в ГИС МТ есть, товара на полке - нет.
Обе ситуации требуют одного - корректного вывода кодов из системы. Без этого расхождения накапливаются, а с марта 2026 года автоматический контроль «Честного Знака» фиксирует их без участия инспектора.
Списание и вывод из оборота - это разные операции
Практика показывает: большинство предпринимателей путают эти два понятия, что приводит к ошибкам в документообороте. Разница принципиальная:
Исключение для молочной продукции и воды: для этих товарных групп документ «Списание (общий документ)» не предусмотрен. Используется только «Вывод из оборота». Это особенность, которую важно учитывать.
Когда именно нужно списывать коды - полный перечень причин
Система «Честный Знак» предусматривает конкретный список причин вывода из оборота. При создании документа нужно выбрать одну из них:
Утеря или хищение. Товар физически отсутствует - украден, потерян при транспортировке, утрачен по неизвестной причине. Выявляется при инвентаризации. Основание - акт инвентаризации и внутренний приказ о списании.
Порча или повреждение. Товар пришёл в негодность: бой стекла, разгерметизация упаковки, механическое повреждение, затопление склада. Если код Data Matrix при этом повреждён, а товар ещё годен - это не порча товара, а утеря кода (см. раздел «Перемаркировка»).
Истечение срока годности. Актуально для продуктов питания, косметики, бытовой химии. Просроченный товар нельзя продавать - код выводится из оборота с указанием причины.
Брак. Производственный дефект, обнаруженный после ввода в оборот. Формируется акт о выявлении брака, код выводится.
Использование для собственных нужд. Компания использует маркированный товар внутри себя, не для перепродажи: масло для своего автопарка, спецодежда для сотрудников, канцелярия. Код выводится из оборота с этой причиной.
Уничтожение (утилизация). Товар физически уничтожен - сжигание, переработка, вывоз на полигон. Основание - акт утилизации.
Конфискация. Товар изъят контролирующими органами. Основание - протокол изъятия.
Возврат от покупателя. Покупатель вернул товар, а код маркировки повреждён или отсутствует. Товар нельзя повторно ввести в оборот с тем же кодом - нужна перемаркировка.
Экспорт. Товар вывозится за пределы РФ (кроме ЕАЭС).
Продажа по госконтракту. Отдельная причина для государственных и муниципальных закупок.
Дистанционная продажа. При продаже через интернет-магазин, если код не сканируется на кассе (например, отгрузка на ПВЗ).
Другое. Если ни одна причина не подходит - указываете «Другое» и описываете ситуацию в свободной форме.
Запутались в списаниях? GetMark разберётся
Специалисты GetMark проведут аудит ваших остатков в «Честном Знаке», выявят расхождения между ГИС МТ и фактическими остатками, и помогут корректно оформить все документы - списание, вывод из оборота, перемаркировка.
Тарифы: аудит соответствия - от 15 000 ₽. Абонентское сопровождение с ежемесячной сверкой - от 15 000 ₽/мес. Для самостоятельной работы - тариф «Лайт» от 6 500 ₽ за 3 месяца (доступ к сервису + техподдержка).
Все условия - на getmark.ru/prices
Пошаговая инструкция: списание через личный кабинет ГИС МТ
Шаг 1. Авторизуйтесь в личном кабинете. Зайдите на честныйзнак.рф, войдите с помощью УКЭП. Убедитесь, что «КриптоПро CSP» запущен и токен с подписью подключён. Выберите нужную товарную группу.
Шаг 2. Перейдите в раздел «Документы». Нажмите «Создать» или «Добавить». Выберите тип документа:
Если товар утерян, испорчен, уничтожен - выберите «Вывод из оборота». Если нужно аннулировать только код (товар цел, код повреждён, лишние коды) - выберите «Списание (общий документ)».
Шаг 3. Заполните обязательные поля. Укажите причину (из списка выше), дату вывода, реквизиты документа-основания (внутренний акт списания, акт инвентаризации, акт утилизации - номер и дата).
Шаг 4. Добавьте коды маркировки. Два способа: вручную - вводите каждый код в поле (подходит для 1–5 кодов). Через загрузку файла - формат .xls или .csv, коды построчно (для массового списания). Коды можно также отсканировать 2D-сканером, если товар физически доступен.
Шаг 5. Подпишите документ УКЭП. Без подписи документ не будет обработан. Проверьте, что подпись действующая и не просрочена.
Шаг 6. Дождитесь статуса «Обработан». Обычно обработка занимает несколько минут. Если статус «Обработан с ошибками» - откройте документ, найдите проблемные коды (например, код уже был выведен ранее, или код не числится на вашем балансе), исправьте и отправьте повторно.
Срок подачи: сведения о выводе из оборота по причинам, не связанным с розничной продажей, должны быть переданы в «Честный Знак» в течение 3 рабочих дней после даты выбытия. Просрочка - повод для фиксации нарушения автоматической системой контроля.
Списание через 1С - быстрее и с меньшим риском ошибок
Если учётная система интегрирована с ГИС МТ, процедура упрощается. В 1С (Управление торговлей, Розница, Бухгалтерия) создаётся документ «Списание товаров» с указанием кодов маркировки. Документ автоматически формирует уведомление о выводе из оборота и отправляет его в «Честный Знак» через интеграцию.
Преимущество: 1С автоматически проверяет, числятся ли коды на вашем балансе, и предупреждает об ошибках до отправки. В ЛК «Честного Знака» такой предварительной проверки нет - узнаете об ошибке только после обработки.
В МойСклад процесс аналогичный: раздел «Маркировка» → «Списание» → указать коды → отправить. Сервис проверяет коды и передаёт данные в ГИС МТ.
Код утерян, а товар цел - что делать (перемаркировка)
Отдельная ситуация: этикетка с Data Matrix оторвалась, испортилась, стёрлась, промокла - а сам товар в полном порядке. Продавать без читаемого кода нельзя. Выбрасывать товар - убыток. Решение - перемаркировка.
Алгоритм:
1. Спишите старый код через документ «Списание (общий документ)» с причиной «Испорчен или утерян код маркировки, нанесённый на годный товар». Статус старого кода изменится на «Списан».
2. Закажите новый код маркировки в СУЗ. Выберите способ ввода - «Перемаркировка». Стоимость нового кода - стандартная (50 коп. без НДС, 61 коп. с НДС 22%).
3. Скачайте и распечатайте новую этикетку. Наклейте на товар.
4. Подайте отчёт о нанесении и введите товар в оборот.
После этого товар снова «В обороте» с новым кодом. Старый код - «мёртвый», повторно использовать его невозможно.
Совет: если повреждение этикеток - массовое (затопление, пожар, ненадлежащие условия хранения), сначала определите масштаб. Просканируйте все оставшиеся коды 2D-сканером: какие читаются, какие - нет. Нечитаемые - на перемаркировку. Читаемые - оставляйте как есть.
Возврат от покупателя - ещё одна ловушка
Покупатель вернул товар. Код маркировки при продаже был выведен из оборота (статус «Выбыл»). Что теперь?
Если код на товаре цел и читается - оформляете документ «Возврат в оборот» в ЛК «Честного Знака». Код возвращается в статус «В обороте», товар снова можно продать.
Если код повреждён или отсутствует - возврат в оборот со старым кодом невозможен. Нужна перемаркировка: заказать новый код, нанести, ввести в оборот. Затраты - 61 копейка за код + этикетка + время.
Если товар при возврате испорчен и не подлежит повторной продаже - оформляйте «Вывод из оборота» с причиной «Порча/утилизация». Возвращать такой товар в оборот не нужно.
Массовое списание: инвентаризация выявила сотни расхождений
Распространённая картина: при сверке остатков ГИС МТ с фактическими остатками на складе обнаруживается, что десятки или сотни кодов числятся на балансе, а товара физически нет. Причины - несканированные продажи, сбои кассы, отгрузки без УПД, технические ошибки.
Как действовать:
1. Выгрузите из ГИС МТ все коды в статусе «В обороте», числящиеся на вашем балансе. Раздел «Коды маркировки» → «Реестр КМ» → экспорт.
2. Проведите физическую инвентаризацию: пройдитесь по складу и торговому залу с 2D-сканером, просканируйте все единицы товара. Сравните списки.
3. Коды, по которым товар отсутствует - это ваш список на вывод из оборота. Создайте документ «Вывод из оборота» с причиной «Утеря» или «Недостача», загрузите файл .xls с кодами, подпишите УКЭП.
4. Если обнаружены товары без кодов (коды есть на товаре, но в ГИС МТ числятся за поставщиком) - проверьте, принят ли УПД от поставщика. Если нет - примите. Если УПД потерян - запросите повторно.
5. Оформите акт инвентаризации как документ-основание для списания. Он понадобится при проверке.
Сотни зависших кодов? GetMark выровняет остатки за вас
Не хотите тратить дни на ручную сверку? Сервис GetMark проведёт полную инвентаризацию кодов: выгрузка из ГИС МТ, сверка с учётной системой, формирование документов списания и вывода из оборота, подписание и отправка.
Бизнес-тарифы для компаний с большим объёмом маркированных товаров - от 14 500 ₽/год (до 100 000 кодов/мес). Печать этикеток для перемаркировки - от 2 000 ₽ за 200 штук. Абонентское обслуживание - от 15 000 ₽/мес.
Подробности - на getmark.ru/prices
Чем грозит, если коды не списать
Зависшие коды - не абстрактная проблема. С марта 2026 года система «Честный Знак» автоматически анализирует данные ГИС МТ. Расхождения между данными системы и фактическими остатками фиксируются и передаются в Роспотребнадзор.
Если на вашем балансе числятся коды, а товара нет - это признак непередачи сведений, продажи без сканирования или оборота немаркированной продукции. По этим основаниям выписываются штрафы:
Статья 15.12 КоАП РФ: от 5 000 до 10 000 ₽ для ИП, от 50 000 до 300 000 ₽ для юрлиц - плюс конфискация товара.
ФЗ от 02.05.2026 № 120-ФЗ: с 1 сентября 2026 года вступают в силу дополнительные составы - в том числе за систематическую непередачу сведений.
При стоимости немаркированного товара свыше 1,5 млн рублей - уголовная ответственность по статье 171.1 УК РФ.
Бухгалтерский и налоговый учёт списания
Списание маркированного товара - это не только операция в «Честном Знаке». Её нужно отразить и в бухгалтерском учёте.
Документы-основания: акт инвентаризации (ИНВ-3, ИНВ-19), приказ руководителя о списании, акт о порче/утилизации (если применимо), объяснительная материально-ответственного лица (при недостаче).
Бухгалтерские проводки (ОСНО): стоимость утерянного товара списывается с кредита счёта 41 «Товары» в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если виновное лицо установлено - на счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Если нет - на счёт 91 «Прочие расходы».
НДС: если ранее по утерянному товару был принят к вычету «входной» НДС - вопрос о восстановлении НДС спорный. По позиции Минфина (письма 2020–2025 гг.) - НДС восстанавливается при списании по недостаче. По позиции судов - далеко не всегда. Проконсультируйтесь с бухгалтером.
УСН: расходы на утерянный товар не уменьшают налоговую базу (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ разрешает учёт товаров только при продаже).
Частые вопросы и ответы
За какой срок нужно подать документ о списании?
В течение 3 рабочих дней после даты выбытия товара (для всех причин, кроме розничной продажи через кассу). При продаже через кассу - данные передаются автоматически через ОФД.
Какой документ указывать как основание для списания?
Внутренний бухгалтерский документ: акт инвентаризации, акт о порче, акт утилизации, приказ о списании. Ограничений по форме нет - подойдёт любой документ, который обосновывает причину вывода. Номер и дату указываете в соответствующих полях.
Можно ли списать код, который числится не за мной?
Нет. Списать или вывести из оборота можно только коды, которые числятся на балансе вашей организации в ГИС МТ. Если код принадлежит поставщику (УПД не принят) - сначала примите УПД, затем списывайте.
Есть ли ограничение на количество кодов в одном документе списания?
Ограничений в ЛК «Честного Знака» нет. Можно загрузить файл с тысячами кодов. Но если файл очень большой - обработка может занять больше времени. Рекомендуется разбивать на партии по 5 000–10 000 кодов.
В каком формате загружать файл с кодами?
Формат .xls (Excel) или .csv. Коды указываются построчно - каждый код в отдельной строке. Без заголовков, без дополнительных столбцов. Только коды идентификации.
Можно ли отменить списание, если ошибся?
После обработки документа - нет. Код в статусе «Выбыл» или «Списан» не может быть возвращён в оборот через тот же документ. Если товар нашёлся - оформляйте «Возврат в оборот» (для кодов в статусе «Выбыл», если код читается). Если код списан - только перемаркировка.
Что делать, если при списании система выдаёт ошибку «Код не найден»?
Три возможные причины. Первая - код уже был выведен из оборота ранее (проверьте его статус в «Реестре КМ»). Вторая - код числится за другим участником (проверьте, принят ли УПД). Третья - опечатка в коде (перепроверьте вручную или отсканируйте заново).
Как списать маркированный товар, проданный через маркетплейс?
Зависит от схемы. При FBS (продавец сам собирает заказ): код сканируется при отгрузке со склада, вывод из оборота оформляется документом «Дистанционная продажа» до передачи логистической службе. При FBO (товар на складе маркетплейса): маркетплейс сам фиксирует вывод из оборота при отгрузке покупателю. Если данные не переданы (ошибка маркетплейса) - коды «зависают» на вашем балансе. В этом случае выводите их вручную с причиной «Дистанционная продажа».
Покупатель вернул товар с целым кодом - как вернуть его в оборот?
Оформите документ «Возврат в оборот» в ЛК «Честного Знака». Укажите код маркировки и причину возврата. После обработки код вернётся в статус «В обороте», товар снова можно продать.
Как часто нужно проводить сверку остатков?
Минимум раз в месяц. Для розничных сетей, импортёров и производителей - еженедельно. Чем чаще - тем меньше накапливается расхождений и тем проще их исправить.
Можно ли списать коды через Эвотор?
Да, но с ограничениями. На Эвоторе реализованы не все причины списания, доступные в «Честном Знаке». Если нужной причины или товарной группы нет - списывайте вручную через ЛК на сайте честныйзнак.рф.
Стоимость списания - бесплатно или платно?
Сама операция списания в «Честном Знаке» бесплатна. Но если после списания нужна перемаркировка - новый код стоит 61 копейку (с НДС). Плюс этикетка и время на нанесение.
Главное правило: не оставляйте «мёртвые» коды на балансе
Каждый код, который числится за вашей организацией в ГИС МТ, но не соответствует реальному товару на складе, - это потенциальный штраф. Не «может быть», а «будет» - потому что автоматический контроль уже работает, а с сентября 2026 года арсенал санкций расширяется.
Проведите сверку. Найдите расхождения. Спишите лишнее. Перемаркируйте повреждённое. И настройте регулярный процесс - чтобы «мёртвые» коды не накапливались снова. Это не подвиг - это гигиена учёта. Как чистка зубов: делать неприятно, не делать - дороже.
Нужна помощь с маркировкой?
Проведём аудит, спишем лишние коды, перемаркируем повреждённый товар. Консультация - бесплатно.