Росстандарт утвердил новый национальный стандарт, который устанавливает рекомендации по организации рабочего пространства на основе японской системы бережливого производства 5S. В нашей статье - что это за документ, обязателен ли он для исполнения и как повлияет на повседневную работу компаний и сотрудников.
Что за ГОСТ и когда он вступает в силу
Приказом Росстандарта от 9 апреля 2026 года № 323-ст утверждён ГОСТ Р 56906-2026 «Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)» .
Стандарт вступает в силу с 1 октября 2026 года. До этой даты у организаций есть время, чтобы ознакомиться с рекомендациями и при желании адаптировать процессы.
При этом ГОСТ не является абсолютно новым документом. Он приходит на смену предыдущему стандарту ГОСТ Р 56906-2016, который действовал с октября 2016 года по октябрь 2026 года.
Обязателен ли новый ГОСТ для компаний
ГОСТ носит рекомендательный, а не обязательный характер. Это не закон и не санитарное правило, за нарушение которого последуют штрафы. Это методические рекомендации о том, как можно эффективнее организовать рабочее пространство.
Штрафовать сотрудников за беспорядок, конечно, нельзя, потому что по закону дисциплинарное взыскание может быть только за нарушение трудовой дисциплины (замечание, выговор, увольнение), но не за беспорядок на столе или в шкафу с документами.
Тем не менее, работодатели могут использовать рекомендации ГОСТа при разработке собственных локальных актов и стандартов. И если такие стандарты приняты в компании и сотрудник с ними ознакомлен под подпись, то их нарушение уже может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.
В чём суть системы 5S
Методика 5S, на которой основан стандарт, включает пять последовательных шагов:
1. Сортировка - разделение предметов на рабочем месте на нужные и ненужные. Всё, без чего можно обойтись в работе, убирается.
2. Самоорганизация - каждому предмету отводится своё постоянное место. Чем чаще используется вещь, тем ближе она должна находиться. Зоны хранения и сами предметы можно маркировать для удобства.
3. Систематическая уборка - поддержание рабочего места в чистоте на постоянной основе, а не только перед проверками. При этом рекомендуется устранять не следствия, а причины загрязнений и беспорядка.
4. Стандартизация - фиксация единой схемы организации рабочего места. Например, можно сфотографировать «эталонный» порядок и использовать снимок как чек-лист для контроля.
5. Совершенствование - превращение поддержания порядка в привычку. Для этого предлагаются инструменты мотивации: внутренние конкурсы, соревнования между отделами, системы поощрения.
Как интеграция ГОСТа помогает систематизировать документы
Организация рабочего пространства, согласно стандарту, включает не только физические предметы, но и документы. Методика 5S может помочь навести порядок и в электронном документообороте: определить, какие бумаги действительно нужны, а какие пора отправить в архив, создать единую систему хранения.
Если же компания уже перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО), то принцип «стандартизации» реализуется автоматически. Электронные документы не теряются, они всегда подписаны и находятся в одном месте, их легко найти по поиску. Внедрение КЭДО — готовое решение для наведения порядка в кадровых процессах без дополнительных усилий по сортировке и самоорганизации.
Попробуйте Nopaper, мы покажем, как стандартизировать кадровый документооборот в вашей компании и освободить сотрудников от рутины.