Когда руководитель производственного предприятия спрашивает интегратора «сколько стоит ERP?», он получает цифру. Допустим, три миллиона рублей. Или пять. Или восемь. Цифра фиксируется в голове, обсуждается с финансовым директором, закладывается в бюджет.
Через полтора года после начала проекта выясняется, что реальные затраты составили двенадцать миллионов. Не потому что интегратор обманул — а потому что названная сумма покрывала лишь часть расходов, и далеко не самую значительную. Остальное — доработки, которые «не входили в первоначальный объём», обучение, которое пришлось проводить трижды, инфраструктура, о которой на старте не подумали, и потеря производительности в переходный период, которую вообще никто не считал.
Чтобы этого не произошло, полезно заранее понимать, из чего складывается реальная стоимость владения ERP-системой — и чем она отличается от суммы в коммерческом предложении.
Явные затраты: то, что видно в договоре
Это та часть, которую называет интегратор и которая фигурирует в коммерческом предложении.
Лицензии или подписка. Модель зависит от конкретной системы. В одних случаях это разовый платёж за право использования, в других — ежегодная или ежемесячная подписка. Для систем с открытым исходным кодом базовая версия может быть бесплатной, а расширенная — по подписке. Для проприетарных (с закрытым кодом) — стоимость лицензий может составлять значительную часть бюджета, причём она нередко зависит от количества пользователей, что делает масштабирование дорогим.
Услуги по внедрению. Обследование, настройка, миграция данных, тестирование, запуск. Это основная часть расходов на начальном этапе — как правило, от 50 до 70 процентов первоначального бюджета. Оценивается в человеко-часах и зависит от сложности процессов предприятия, количества модулей и объёма данных для переноса.
Обучение пользователей. Первоначальное обучение обычно входит в стоимость внедрения, но его объём нередко оказывается недостаточным — один-два дня на группу, после чего люди остаются один на один с системой. Качественное обучение, включающее практику на реальных данных и сопровождение в первые недели после запуска, стоит дополнительных денег.
Инфраструктура. Сервер (физический или облачный), каналы связи, рабочие места. Если система устанавливается на сервер предприятия — это стоимость оборудования, его настройки и последующего обслуживания. Если используется облачное размещение — ежемесячный платёж, который зависит от объёма данных и количества пользователей.
Суммарно явные затраты — то, что можно увидеть и просчитать до подписания договора. Но они составляют, по нашим оценкам, от 40 до 60 процентов реальной стоимости проекта. Остальное — ниже ватерлинии.
Скрытые затраты: то, что обнаруживается по ходу
Доработки. Практически ни одно внедрение не обходится без доработок — адаптации системы под особенности предприятия, которые не были предусмотрены стандартным функционалом. На этапе продажи интегратор оценивает объём доработок приблизительно, потому что полная картина выявляется только в процессе обследования и настройки. В результате «непредвиденные доработки» — одна из самых частых причин превышения бюджета, иногда в полтора-два раза.
Существенный нюанс: стоимость доработки зависит не только от её сложности, но и от подхода. Системы, построенные на принципе «минимум кастомизации, максимум стандарта», изначально проектируются так, чтобы доработок было как можно меньше. Системы, в экосистеме которых принято «допиливать под клиента», генерируют доработки почти неизбежно — и каждая из них увеличивает стоимость последующего сопровождения.
Миграция данных. Перенос справочников, остатков, истории операций из текущих систем — задача, которая на этапе оценки выглядит простой («просто перегрузим данные»), а на практике оказывается одной из самых трудоёмких. Данные в текущих системах, как правило, неполны, противоречивы, содержат дубликаты и ошибки. Их нужно не просто перенести, а очистить — иначе новая система начнёт работу с мусорными данными. Мы подробно разбирали это в статье об автоматизации хаоса.
Потери производительности в переходный период. Этот пункт почти никогда не учитывается при расчёте бюджета, хотя может составлять значительную сумму. В первые недели и месяцы после запуска сотрудники работают медленнее — они осваивают новую систему, совершают ошибки, обращаются за помощью. Выработка падает, сроки сдвигаются. Это временное явление, но оно стоит денег.
Повторное обучение. Первоначальное обучение, проведённое до запуска, покрывает базовые сценарии. Но в первые недели работы возникают нестандартные ситуации, на которые обучение не распространялось. Плюс текучесть персонала: через полгода после запуска часть обученных сотрудников уволилась, пришли новые — и их нужно обучить заново. Если у интегратора нет учебного портала или программы дообучения — предприятие оплачивает каждый такой цикл отдельно.
Техническая поддержка и обновления. После запуска система нуждается в сопровождении: исправление ошибок, консультации по функционалу, обновления платформы, адаптация доработок к новым версиям. Это ежегодный расход, который при наличии значительного объёма доработок может быть весьма существенным. Как мы отмечали в материале о подводных камнях 1С, предприятия с тяжело кастомизированными конфигурациями иногда годами не обновляются — и платят за это деградацией системы.
Как считать правильно: полная стоимость владения
В международной практике для оценки реальной стоимости информационной системы используется понятие TCO — Total Cost of Ownership, полная стоимость владения. Это сумма всех затрат, связанных с системой, на определённом горизонте — обычно от трёх до пяти лет.
TCO включает: лицензии или подписку за весь период, стоимость внедрения, доработки (первоначальные и последующие), обучение (первоначальное и повторное), инфраструктуру (покупка или аренда серверов, обслуживание), техническую поддержку и обновления за весь период, а также косвенные затраты — потери производительности в переходный период и стоимость отвлечения сотрудников на проект.
Когда предприятие сравнивает две системы — например, проприетарную с высокой стоимостью лицензий, но быстрым внедрением, и открытую с бесплатными лицензиями, но более длительной настройкой, — только расчёт TCO позволяет сделать корректное сравнение. Стоимость лицензий сама по себе мало что говорит, если она составляет лишь пятнадцать-двадцать процентов общих затрат.
Другая сторона уравнения: стоимость «ничего не делать»
При обсуждении бюджета внедрения ERP часто упускается из виду вторая половина уравнения: сколько предприятие теряет прямо сейчас из-за отсутствия нормальной системы управления.
Замороженные оборотные средства в избыточных запасах. Переплата за срочные закупки. Потерянные заказы из-за срыва сроков. Ошибки в расчёте себестоимости, из-за которых часть заказов работает в убыток. Время руководителей, которое тратится на ручное управление вместо развития бизнеса. Потеря сотрудников, которые уходят из хаоса в более организованные компании.
По нашим наблюдениям, совокупные потери среднего производственного предприятия от неупорядоченных процессов составляют от трёх до пятнадцати процентов выручки. Для предприятия с выручкой в сто миллионов рублей это три-пятнадцать миллионов ежегодно. Сопоставимо с бюджетом внедрения — с той разницей, что внедрение оплачивается один раз, а потери продолжаются каждый год.
Как снизить стоимость внедрения, не снижая качество
Несколько принципов, которые работают вне зависимости от выбранной системы.
Подготовить предприятие заранее — мы подробно разбирали это в статье о подготовке к внедрению. Чистые справочники, описанные процессы, проведённая инвентаризация — всё это сокращает объём работы интегратора и, как следствие, стоимость проекта.
Минимизировать доработки. Каждая доработка — это не только стоимость разработки, но и стоимость тестирования, документирования, последующего обслуживания и адаптации при обновлениях. Прежде чем соглашаться на доработку, задать вопрос: «Можно ли изменить процесс, вместо того чтобы менять систему?»
Внедрять фазированно. Не двадцать модулей за полгода, а три-пять приоритетных — с доведением до рабочего состояния. Каждая фаза даёт измеримый результат и позволяет корректировать бюджет следующей на основании реального, а не предполагаемого опыта.
И, наконец, сравнивать не стоимость покупки, а полную стоимость владения. Система с низкой начальной ценой, но дорогими доработками и поддержкой может оказаться дороже системы с более высоким входным порогом, но предсказуемыми расходами на эксплуатацию.
Прежде чем считать стоимость внедрения, полезно посчитать стоимость текущих потерь — чтобы понимать, с чем сравнивать. Мы подготовили бесплатный калькулятор «Формула стоимости простоя: посчитайте, сколько теряет ваш цех за час» — подставляете свои цифры и получаете стоимость часа, дня и месяца простоя. Три примера расчёта внутри.
Забирайте калькулятор бесплатно на нашем сайте