Технические характеристики у большинства систем примерно одинаковые. А вот работать в интерфейсе приходится каждый день — бухгалтеру, секретарю, менеджеру по продажам, которые не читали ни одного технического описания. Именно удобство интерфейса определяет, будет ли команда реально пользоваться системой или вернётся к привычным распечаткам через неделю.
На что смотреть в первую очередь
Войти и сразу понять, что делать дальше — это первый тест. Если на главном экране десять разделов и ни один не называется понятно, новый сотрудник будет звонить в поддержку или спрашивать коллег. Это уже потери времени.
Второй тест — загрузить документ и отправить его на согласование. Посчитайте количество кликов. В хорошей системе это три-четыре действия. Если больше семи — интерфейс проектировали не для людей.
Что показывает практика
Системы, которые изначально создавались для крупного бизнеса и потом адаптировались для малого, обычно несут в себе лишние уровни меню и настроек. Они мощные, но избыточные. Сотрудник видит функции, которые ему никогда не понадобятся — и теряется.
Более молодые сервисы, которые с самого начала строились под малый бизнес, как правило проще в освоении. Меньше функций, но то, что есть — работает очевидно.
Практический совет перед покупкой
Попросите демо-доступ или используйте бесплатный пробный период. Дайте поработать в системе не себе, а тому сотруднику, который будет использовать её каждый день. Через час станет понятно, нужно ли обучение или всё и так понятно.
Если за час человек не разобрался без инструкции — это сигнал. Не про сотрудника, а про систему.
Главный критерий
Лучший интерфейс — тот, про который сотрудники не говорят ничего. Ни хорошего, ни плохого. Просто работают и не замечают. Как только начинаются жалобы или обходные пути — «я лучше по почте отправлю» — система проиграла.
Как вы обычно тестируете новый инструмент перед тем как внедрить его в команду? Есть свой метод — расскажите в комментариях.