Постоянство и стабильность — самое дорогое в бизнесе. Об этом говорит каждый второй предприниматель. Действительно, постоянство — это дорого: за привязанность к контрагентам приходится платить, и не мало. Отказ от регулярного пересмотра условий поставок и нежелание пополнять список поставщиков новыми контрагентами обходится в 10-20% от рыночной стоимости товара на каждой закупке. Как так получается и что с этим делать? Будем разбираться!
В поиске надежного поставщика или подрядчика для сотрудничества на постоянной основе, нет, на первый взгляд, ничего плохого. Действительно, вместо того чтобы раз в квартал перерывать: различные «желтые страницы», отраслевые форумы или купленные по случаю базы контрагентов, гораздо проще продублировать старому проверенному поставщику, с которым вы работаете уже 4-5 лет, прошлый заказ, приложить к нему старый договор с новыми датами и ждать отмашки об отгрузке. Проблем нет — до тех пор, пока вы не проверите, а насколько цена от проверенного поставщика соответствует рыночной. Предсказуемые поставки, при всех ее плюсах, превращаются в убытки. И одновременно — закупщик радостно рапортует о том, что все в порядке: он работает 40 часов в неделю, задержек по поставкам нет, процент брака и пересортицы исчезающе мал, работаем дальше.
«Потерь, обусловленных привязанностью к постоянному поставщику, могло бы не быть. Более того, можно было бы добиться и закупочных цен, которые были бы ниже среднерыночных. Для этого нужно как минимум внедрить в работу регламент закупок, который предполагает регулярные, раз в квартал, полугодие или год, проверки условий поставки действующих поставщиков и рассылку запросов предложений, цен и прайс-листов потенциальным поставщикам. Практика показывает, что даже демонстрация намерения уйти к другому поставщику может сподвигнуть контрагента к переговорам, результатом которых станет снижение цены закупки»
...отмечает Дмитрий Пономарев, менеджер продукта компании «Фогсофт».
Почему постоянные поставщики становятся дорогими
У взаимодействия с одним контрагентом есть некоторые преимущества:
- Сокращается время на согласование заявок на поставку.
- Не нужно знакомить с документами новых юрлиц, работа ведется по накатанной.
- Не приходится проверять платёжеспособность или обсуждать индивидуальные условия оплаты.
Однако именно эта простота исключает сравнение цен и условий поставки. За год переплата по некоторым товарным категориям может достичь 15% от оборота. В это же время другие поставщики могут предлагать скидки за оптовый объём закупки или фиксированные цены при рамочных соглашениях, бонусные программы, рассрочки, о которых закупщик просто не знает. Ситуация, когда снабженец не направляет конкурентные запросы, а цены остаются одинаковыми или даже понемногу растут без какой-либо корректировки в зависимости от цен «здесь и сейчас» у конкурентов, является или признаком сговора с поставщиком, или халатностью, которая носит системный характер.
Скрытые статьи расходов
Отсутствие рычагов давления на давнего поставщика порождает как минимум три вида неочевидных затрат:
- Цены выше рыночных без скидок за лояльность. Парадоксально, но факт — чем дольше сотрудничаете, тем меньше бонусов получаете от поставщика, ведь привлекать вас скидками и подарками к постоянному сотрудничеству уже не нужно.
- Навязывание минимальных партий, не соответствующих реальному потреблению компании.
- Плата за дополнительные услуги — это могут быть упаковка или срочная доставка— по завышенным тарифам, которые новый поставщик включил бы в базовую цену.
Ежеквартальная проверка предложений по аналогичной спецификации позволила бы найти предложения дешевле на 10–18% при идентичных условиях поставки и оплаты. Растут и операционные расходы на закупки: хотя бы потому, что закупщик неэффективно тратит время — и часть рабочей недели попросту ничего не делает.
Стабильная работа с одним контрагентом, какой бы мечтой она ни выглядела, без ежегодного подтверждения рыночных условий — первый признак того, что вы теряете деньги. Если отдел снабжения не получает коммерческие предложения или заявки на участие в тендерах от новых поставщиков (то есть новых запросов никто не делает), если цены не меняются при росте объёмов закупок компании, а на требование прислать альтернативные предложения следует отказ — перед вами классическая ситуация со скрытыми статями расходов. При этом ничто не мешает снабженцу провести полноценную проверку рынка по каждой позиции. Это может занимать от двух-трех дней до недели занимает два-три рабочих дня: понадобится только найти три-четыре-пять компаний, разослать техническое задание и спецификации, сравнить условия поставки. Если же снабженец игнорирует эту возможность — дело, скорее всего, не в нехватке времени, а в нежелании и даже в нежелательности изменений.
Регламент закупок, обязательный к исполнению
Единственный рабочий способ справиться с проблемой скрытых платежей — регламент, который регулирует закупочную работу и обязует закупщика выполнять ряд действий. Например:
Результат сравнения позволяет определить цену при закупке на следующий период и служит основанием для смены поставщика или переговоров со старым контрагентом. Нарушение этого регламента закупок всегда ведёт к росту расходов на закупки, так как закупщики обходят проверку под стандартными предлогами: «срочная заявка», «уникальные требования», «отсутствие альтернатив на рынке» и т. д.
Регламент закупок может содержать и график проверок цен и предложений для каждой категории ТМЦ. Например, Офисные принадлежности, ИТ-расходники, запчасти для оборудования проверяются ежеквартально — эти рынки наиболее динамичны по цене. Цены и условия от поставщиков по категориям «Оборудование» и «Мебель» достаточно проверять раз в полгода. Для каждой проверки снабженец обязан получить коммерческие предложения от действующего и альтернативных поставщиков, сравнить условия и обосновать, почему текущего партнёра сохраняют, если его цена выше. Управление закупками через такие ежегодные проверки снижает операционные расходы на закупки на 8–12% без изменения объёмов и без потери качества — просто за счёт того, что узнает об альтернативных предложениях.
Разумеется, мало просто разработать регламент закупок — нужно еще добиться того, чтобы снабженцы его соблюдали. В крупных компаниях контролем за работой снабженцев может заниматься служба безопасности. Для средних и небольших фирм целый отдел «безопасников» — избыточен: даже один сотрудник обойдется компании в 2-2,5 млн руб. в год — и не факт, что его не поразит та же «болезнь», что и коллегу-закупщика. А значит, придется создавать условия, в которых вести закупки вне регламента невозможно. Ключом к решению задачи может стать автоматизация закупок и внедрение электронной торговой площадки.
Электронная торговая площадка: контроль соблюдения регламента и многое другое
В разработанном нами решении — электронной торговой площадке iTender — есть все инструменты для того, чтобы контролировать исполнение закупочного регламента снабженцами. Например, в iTender ЭТП можно создать любой шаблон для согласования документов, кандидатур поставщиков, закупочных процедур — то есть буквально перенести закупочный регламент в цифровой вид:
С помощью встроенных в iTender ЭТП инструментов можно проводить конкурентные закупки по правилам, закрепленным в регламенте, а не давать деньги постоянному поставщику просто за красивые глаза и потому, что «мы с вами знакомы уже не первый год». По умолчанию в системе предусмотрены самые часто используемые способы закупок — аукционы на понижение, конкурсы, запросы цен и запросы предложений, которые особенно удобны в случаях, когда нужно просто сравнить цены у новых поставщиков и заслуженного контрагента. А аттестации пригодятся, когда вы пригласите новых поставщиков:
После перехода на закупки через электронную торговую площадку (ЭТП) возможностей сделать закупку в обход правил у сотрудников не останется. Нужно только с заданной регулярностью проверять, насколько эффективно работает отдел закупок. Если мы говорим про борьбу со скрытыми расходами, то нам предстоит оценивать:
- Долю товарных категорий, по которым проводятся регулярный поиск альтернативных поставщиков и сбор предложений.
- Средняя стоимость закупки по товарным категориям или отдельным товарам — в сравнении со среднерыночной стоимостью.
- Процент экономии или разница между начальной и реальной ценой закупки по ключевым товарам.
Как это могло бы выглядеть, если бы никакой системы автоматизации закупок не было?
Собственная ЭТП делает контрольные мероприятия проще и быстрее — все отчеты формируются онлайн, разве что данные о среднерыночных ценах придется добывать на различных сервисах или в каком-нибудь калькуляторе расчета НМЦК. В iTender ЭТП любой отчет формируется моментально:
Эффект от внедрения ЭТП и контроля за закупками
Компании, которые внедрили закупочный регламент и автоматизировали контроль за его исполнением с помощью ЭТП, фиксируют снижение цены закупки на 10–15% по товарным категориям с повторяющимся спросом в первый же год. То есть регулярные закупки обходятся для них существенно дешевле. Скрытые статьи расходов исчезают не за счёт жёсткой экономии и вложения десятков человеко-часов в контроль за снабженцами, а за благодаря переходу к поставщикам с реальными рыночными условиями и скидками за объём, а также конкурентным закупкам. У снабженцев появляются аргументы для переговоров со старыми поставщиками: альтернативные коммерческие предложения на руках помогают снижать цену действующего партнёра в 80% случаев. Итог — управление закупками перестаёт быть «черным ящиком» и становится инструментом снижения операционных расходов на закупки.
Собственная электронная торговая площадка помогает не только справиться со скрытыми расходами в корпоративных закупках, но и в разы сократить время на проведение тендеров — главного мероприятия для снижения закупочных цен. На странице iTender ЭТП вы можете узнать больше о возможностях системы.