Воинский учёт - обязанность, где цена ошибки очень высока. В 2026 он изменился: на смену разрозненным документам пришел Единый реестр воинского учёта (ЕВРУ). Не надо передавать данные - система формирует и отправляет отчёты, а военкоматы получают сведения. Это снижает риски и упрощает работу, но требует настройки ПО.
Как вести воинский учет в 2026 году в 1С:ЗУП (часть 1)
1С - ключевое звено в этой системе. Как настроить ее для соответствия требованиям, автоматизировать рутину, быть готовым к проверке? Разберем воинский учёт в «1С:ЗУП» а именно: формирование карточек, сведений и др. нужных документов.
Карточки гражданина, который подлежит учету
Для воинского учета используются формы: карточка учёта организации (№ 18) и карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту (№ 10). Разберём, как их оформлять, что вносить и как автоматизировать процесс с помощью «1С:ЗУП».
«Карточка учёта организации» - документ, предоставляемый в военкомат или орган местного самоуправления для постановки на учёт. Важно: унифицированной формы № 18 нет. В каждом регионе и военкомате могут быть свои требования к заполнению и срокам подачи. Поэтому перед оформлением рекомендуем уточнить требования.
Как заполнить? В карточке указываются: наименование, рег. номер, данные о числе работников, подлежащих учёту, данные о бронировании, контакты и сведения об ответственном. В 1С отчёт формируется автоматом. Для этого: перейдите в «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Карточка учёта организации (форма № 18)». Укажите дату, выберите компанию, подразделение, военкомат. Нажмите «Сформировать». Важно: рег. номер присваивается военкоматом: при первой подаче его не указывают. Остальные данные подтягиваются из карточки организации и кадрового учёта.
«Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту» - документ для учёта сотрудника-призывника и военнообязанного. Он ведётся в бумажном и электронном виде. Карточка заполняется по: удостоверению, военному билету, удостоверению или справке. Тут указываются: ФИО, дата и место рождения, сведения об образовании, профессии, семейном положении, адрес места жительства/пребывания, паспортные данные, сведения о воинском учёте, приёме на работу, увольнении, переводах.
Как создать? (Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Карточка гражданина, подлежащего учёту»). Укажите период, компанию, подразделение, должность и работника. Внесите данные сотрудника и учета в карточку. Зарегистрируйте «Сверка с документами воинского учёта» и «Сверка с военным комиссариатом». Раздел «Сведения о приёме и увольнении» заполняется автоматом, кроме графы 4 (надо сделать вручную через «Сведения о приёме, переводе/увольнении для военкомата»). Поле «Работник, осуществляющий воинский учёт» заполняется из карточки ответственного лица.
Сведения о приеме или увольнении и статусах
Компании информируют военкомат об изменении статуса работников. Это позволяет поддерживать актуальные данные о резерве. Согласно ФЗ № 61-ФЗ «Об обороне» и положению о воинском учёте работодатель: уведомляет о приёме или увольнении, представляет данные граждан на учёте и тех, кто должен, но не состоит. В «1С:ЗУП» можно настроить автоматическое формирование отчётов и напоминания о сроках.
Сведения о приёме или увольнении. Для уведомления используется форма из приложения № 2 к положению о воинском учёте. Данные направляются течение 5 рабочих дней с приёма/увольнения. В «1С:ЗУП» есть «Извещение о приёме или увольнении». Отчёт формируется по работникам с указанием «Военнообязанный» или «Призывник». Не включаются снятые с учёта по возрасту, состоянию здоровья. Для электронного обмена есть документ CSV. После отправки файла в военкомат устанавливается флажок «Отправлено в военкомат», что блокирует редактирование.
Сведения о гражданах, (не) состоящих на учёте. Они представляются: в течение 2 недель с запроса или в течение 3 рабочих дней с выявления. Используется форма из приложения № 10 к рекомендациям Генштаба. В «1С:ЗУП» есть «Список состоящих на учёте и подлежащих постановке на воинский учёт граждан» работников с указанием «Военнообязанный»/«Призывник» и без отметки о снятии. Для формирования данных по тем, кто не состоит, но должен, есть фильтр. Электронный обмен проходит через «Сведения о подлежащих воинскому учёту гражданах» и «Сообщение о не состоящих на воинском учёте гражданах».
Списки для воинского учета: от сверки до постановки
Работа со списками для воинского учёта - важная часть кадрового делопроизводства. Закон регламентирует, как и когда должны формироваться, подаваться и сверяться списки подлежащих воинскому учёту. Рассмотрим основные списки, формирование и особенности работы в «1С:ЗУП».
- Список граждан для сверки. Работодатель обязан сверять сведения о воинском учёте с данными военкоматов или органов местного самоуправления. Используется форма из приложения №23 к инструкции (приказ МО РФ №700). У списка есть два экземпляра: один - в военкомат, второй – на хранение. Данные берутся из карточек («Воинский учёт»). В «1С:ЗУП» оформляется «Сверка с военным комиссариатом».
- Список граждан, подлежащих первоначальной постановке на учёт. Подавать его не надо - военкомат получает данные из других ведомств. Но если их нет, военкомат направляет запрос, а компания предоставляет список. Используется отчёт «Список первоначальной постановки на воинский учёт» («Кадры»). Включаются граждане мужского пола, которым исполняется 17 лет и те, кто не был поставлен на учёт ранее. Вместе со списком формируются анкеты (форма №7), которые заполняются вручную.
- Список граждан мужского пола в возрасте 15 и 16 лет. Организации не обязаны ежегодно представлять списки граждан мужского пола в возрасте 15 и 16 лет. Данные военкомат получает самостоятельно. Если их нет, военкомат направляет запрос.
Как сформировать списки в «1С:ЗУП»? Откройте нужный отчёт («Кадры – Кадровые отчёты»). Укажите период/год постановки на учёт. Настройте фильтры (организация, подразделение, военкомат). Сформируйте и проверьте данные. При необходимости - выгрузите файл для передачи в военкомат через электронный реестр.