*Если ваш доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, с 1 января 2026 года вы стали плательщиком НДС. А это значит — счет-фактура перестает быть редким исключением и становится обязательным рабочим документом. Разбираем пошагово, как теперь работать со счетами-фактурами.*
Коротко для тех, кто спешит
Кто обязан выставлять счета-фактуры: упрощенцы, которые являются плательщиками НДС (не освобожденные от налога).
Когда выставлять: в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения предоплаты.
По какой форме: с 1 апреля 2026 года — новая официальная форма (Постановление Правительства № 26 от 23.01.2026).
Что нового в 2026 году: появилась строка 5б (для связи отгрузки с ранее полученным авансом), ИП указывают ОГРНИП, новая ставка НДС 22%.
Важно: каждый счет-фактуру нужно регистрировать в книге продаж.
Когда возникает обязанность выставлять счет-фактуру
Переход от «без НДС» к работе с налогом происходит не по желанию и не по просьбе контрагента. Он возникает автоматически при выполнении установленных условий.
Ключевой триггер: доход за 2025 год превысил 20 млн рублей. С 1 января 2026 года организация или предприниматель на УСН признаются плательщиками НДС.
С этого момента налог начисляется с каждой реализации. Следствием становится обязанность оформлять счет-фактуру при отгрузке, а также при получении авансов в счет будущих поставок.
Исключения: даже при УСН без статуса плательщика НДС счет-фактура может потребоваться в отдельных ситуациях — при импортных операциях или при исполнении обязанностей налогового агента.
Сроки выставления счета-фактуры
Счет-фактура оформляется не позднее 5 календарных дней после отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или получения предоплаты.
Важные нюансы:
- Если аванс получен и отгрузка происходит в этом же квартале, можно выставить только счет-фактуру на отгрузку
- Если в текущем квартале в счет полученного аванса была произведена лишь частичная отгрузка, то счет-фактуру следует оформить на часть аванса, в счет которого отгрузки в текущем квартале не было
- Пропуск срока — риск для бизнеса: покупатель может не принять НДС к вычету
Новая форма счета-фактуры в 2026 году
С 1 апреля 2026 года действует новая официальная форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства № 26 от 23.01.2026.
До вступления в силу официальной формы можно было применять рекомендованные бланки из письма ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@.
Главные изменения 2026 года
1. Новая строка 5б
Строка 5б предназначена для указания реквизитов счета-фактуры, выставленного ранее при получении оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок.
Показатели строки 5б:
- порядковый номер счета-фактуры, выставленного при получении оплаты
- дата составления этого счета-фактуры
- номер и дата последнего исправления (если вносились)
Если оплата получена под несколько счетов-фактур, реквизиты указываются через разделитель «;» (точка с запятой).
Важно: если новых реквизитов нет или они не будут заполнены, это не будет считаться ошибкой. По такому счету-фактуре налогоплательщик сможет принять НДС к зачету.
2. Новые требования к строке 5а
В строке 5а теперь в обязательном порядке указывается не только дата и номер документа об отгрузке, но и его наименование.
Пример: «Товарная накладная № 1 от 01.02.2026» или «Акт сдачи-приемки работ от 07.03.2026 № 11».
3. Для ИП: указываем ОГРНИП
Индивидуальные предприниматели теперь должны указывать в счете-фактуре основной государственный регистрационный номер (ОГРНИП) и дату его присвоения (вместо реквизитов свидетельства о регистрации).
4. Новая ставка НДС 22%
В документах теперь фигурирует ставка 22% (вместо 20%).
5. Электронные форматы
ФНС рекомендует применять новые электронные форматы книг покупок и продаж с 1 апреля 2026 года.
Какую ставку НДС указывать в счете-фактуре
Выбор ставки НДС — не техническая деталь, а финансовое решение с прямым влиянием на маржу и цену.
При пониженных ставках налог включается в стоимость приобретений, что важно учитывать при ценообразовании.
При выборе общих ставок появляется право на вычет входящего НДС при соблюдении установленных условий.
Пошаговая логика заполнения счета-фактуры
Шаг 1. Идентификация операции
В документе указывается номер и дата, фиксирующие момент возникновения налогового обязательства. При отсутствии исправлений соответствующая строка заполняется прочерками.
Шаг 2. Заполнение блока продавца
Отражаются наименование, адрес и идентификационные данные. Для услуг не заполняются строки, связанные с грузоотправителем и грузополучателем — это часто забывают на практике.
При наличии первичного документа его реквизиты указываются в специально предназначенной строке (строка 5а), связывая налоговый и бухгалтерский учет.
Шаг 3. Заполнение блока покупателя
Заполняется аналогично блоку продавца. Ошибка в ИНН и КПП делает документ проблемным для вычета у контрагента.
Шаг 4. Табличная часть
Каждая строка таблицы соответствует отдельному товару, работе или услуге. Фиксируются:
- наименование
- единица измерения
- количество
- цена без налога
- стоимость без НДС
Налоговая ставка указывается в отдельной графе. Сумма налога рассчитывается исходя из стоимости без НДС.
Шаг 5. Расчет итогов
Сумма налога добавляется к общей стоимости без НДС. Итоговая стоимость отражает полную цену реализации и используется для расчетов с покупателем.
Шаг 6. Подписание
Право подписи имеют руководитель, главный бухгалтер или иные уполномоченные лица. Расшифровка подписей обязательна и проверяется при камеральных проверках.
Для ИП предусмотрена отдельная строка для ОГРНИП.
Авансовый счет-фактура: особенности
Авансовый счет-фактура часто становится источником ошибок. Его ключевая особенность — применение расчетных ставок для корректного выделения налога из суммы полученной предоплаты, в которую НДС уже включен.
Как это работает:
- Если выбрана пониженная ставка, применяется соответствующее расчетное соотношение
- Если выбрана общая ставка, расчет ведется по другому коэффициенту
Ошибка в расчетной ставке искажает сумму налога и приводит к расхождениям между книгой продаж и декларацией.
Что важно помнить про авансовый счет-фактуру:
- Выставляется в течение 5 календарных дней с момента получения предоплаты
- При последующей отгрузке в счет этого аванса реквизиты авансового счета-фактуры указываются в строке 5б отгрузочного документа
- Если аванс и отгрузка в одном квартале, можно выставить только отгрузочный счет-фактуру
Продажа физическим лицам
При реализации товаров (работ, услуг) физическим лицам выставлять счета-фактуры не нужно, так как они не являются плательщиками НДС.
В этом случае можно:
- составлять сводный документ (например, бухгалтерскую справку) с суммарными показателями по всем облагаемым НДС операциям за квартал или месяц
- зарегистрировать этот сводный документ в книге продаж
УПД вместо счета-фактуры
Вместо счета-фактуры налогоплательщик вправе использовать УПД (универсальный передаточный документ) со статусом «1».
Важно: с 2026 года при электронном документообороте между поставщиком и заказчиком УПД обязателен. Допустимо оформлять счет-фактуру в комплекте с товарной накладной или актом выполненных работ только если документы на бумаге.
Что делать с выставленными счетами-фактурами
Каждый выставленный счет-фактуру нужно:
- Зарегистрировать в книге продаж — в том квартале, когда он был выставлен
- Второй экземпляр передать покупателю — в бумажном или электронном виде
- При наличии права на вычет — регистрировать входящие счета-фактуры в книге покупок
По окончании квартала сведения из книг переносятся в декларацию по НДС:
- Раздел 8 — из книги покупок
- Раздел 9 — из книги продаж
Частые вопросы
Нужно ли выставлять счет-фактуру, если я на УСН с НДС, но покупатель — физическое лицо?
Нет, физлицам счета-фактуры выставлять не нужно. Можно вести сводный учет по книге продаж.
Что делать, если я освобожден от НДС, но покупатель просит счет-фактуру с НДС?
Можете выставить, но тогда придется уплатить выделенный НДС в бюджет и сдать декларацию по НДС за этот квартал.
Что будет, если не зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж?
Налоговая может доначислить НДС, так как операция не отражена в отчетности. Кроме того, книга продаж — основа для заполнения декларации по НДС.
Нужно ли выставлять счет-фактуру, если я применяю пониженную ставку 5% или 7%?
Да, обязанность выставлять счет-фактуру не зависит от выбранной ставки. При пониженных ставках счет-фактура выставляется в общем порядке, но права на вычет входящего НДС нет.
Как отражать авансы в книге продаж при пониженных ставках?
При получении аванса счет-фактура регистрируется в книге продаж. После отгрузки — регистрируется отгрузочный счет-фактура и делается запись на сумму аванса с минусом, чтобы избежать двойного налогообложения.
Главное, что нужно запомнить
✅ Счет-фактуру выставляют все упрощенцы-плательщики НДС
✅ Срок — 5 календарных дней с даты отгрузки или аванса
✅ С 1 апреля 2026 года — новая форма (Постановление № 26)
✅ Новые реквизиты: строка 5б (связь с авансом), ОГРНИП для ИП
✅ Каждый счет-фактуру регистрируется в книге продаж
✅ Физлицам счета-фактуры не выставляются (сводный учет)
✅ УПД со статусом «1» — альтернатива счету-фактуре
✅ При электронном документообороте УПД обязателен
Нужна помощь с выставлением счетов-фактур или настройкой документооборота? Проконсультируем бесплатно, поможем настроить учетные системы под новые правила.
📞 +7 (985) 175-55-97
💬 Написать в MAX
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропускать новые статьи по налогам и бухгалтерии.