Чек-лист по созданию системы в отделе продаж

Этап 1. Стратегия и аудит (определение ЦА)

Если его пропустить, система повиснет в воздухе.

• Определить портрет идеального клиента: сфера, оборот, должность ЛПР, боли.
• Составить карту типовых сделок: разделены «быстрые продажи» и «длинные циклы» .
• Создать УТП (уникальное торговое предложение): 1–2 фразы, почему покупают у вас, а не у конкурентов.
• Прописать этапы воронки: от «Лид зашел» до «Деньги на счету» (обычно 5–7 этапов).
• Определить узкие места: где "сливаются" 80% лидов? (Нет прогрева? Слабая квалификация? Дорого на финише?). Можно сначала найти "макро места" (этапы), далее разбираем более детально (слова/действия)
• Выбрать модель продаж: активные продажи (холодные звонки), входящие (лиды с маркетинга), партнерская или полевая (выезды). Не обязательно на выбор, возможно все и сразу.

Прежде чем приступать к выполнению следующих этапов, распределите функционал и определите из скольких уровней будет состоять ваш отдел продаж.

Этап 2. Воронка и процессы

Создание предсказуемого конвейера.

• Разработать скрипт приветствия и квалификации: первые 30 секунд разговора/сообщения.
• Составить список вопросов на выявление потребностей (техника SPIN или BANT).
• Отработать (прописать) основные возражения ("дорого", "подумаю", "есть поставщик") — минимум по 3 аргумента на каждое.
• Прописать алгоритм презентации: проблема → решение → выгода → подтверждение.
• Создать шаблон коммерческого предложения (КП): не просто прайс-лист, а ценность под клиента.

Этап 3. Инструменты и CRM

Без этого система — это хаос в Excel.

• Выбрать и внедрить CRM-систему (amoCRM, Битрикс24 и т.д.).
• Настроить статусы (этапы) воронки продаж в CRM (1:1 к реальным шагам сделки).
• Создать базу готовых материалов: шаблоны писем, чек-листы возражений, презентации в облаке.
• Настроить телефония: фиксация звонков, запись разговоров (обязательно, в противном случае нет инструментов контроля выполнения регламентов)
• Внедрить обязательные поля в карточку клиента:источник, бюджет, срок принятия решения, контакты, должность и т.д. (все то, что поможет возобновить или продолжить работу с лидом, даже если прежний сотрудник уволится или заболеет)
• Настроить напоминания/задачи для менеджеров: когда перезвонить, что отправить (регламентировать постановку задач).

Этап 4. Кадры и регламенты

Любой процесс должен работать без сбоев при смене сотрудника.

• Составить должностные инструкции и регламенты: что должен делать менеджер по продажам и, как он это долен делать.
• Разработан план на день для менеджера: например: 09:00–09:30 планёрка, 09:30–12:00 звонки, 14:00–16:00 письма и CRM (и чем подробнее, тем лучше).
• Прописать регламент скидки: когда менеджер имеет право дать скидку сам, а когда отдать сделку на согласование с РОПом.
• Разработать система обучения и адаптации новичков (первые 5, 15, 30 дней: смотреть, повторять, продавать с наставником).

Этап 5. Метрики и контроль

То, что не измеряется - не управляется.

• Утвердить ключевые показатели (KPI):
  Конверсия в лида (звонок → встреча/видеовстреча).
  Конверсия в сделку (встреча → счет).
  Средний чек.
  Длительность цикла сделки.
• Внедрить ежедневную отчетность в CRM (не в месседжере, а по задаче в системе либо в облачных таблицах).
• Назначить регулярность планёрок: 15 минут утром , 15 минут вечером (обязательно).

Этап 6. Мотивация и зарплата

Если система снижает доход продавца — он её сломает.

• Разработать схема: фикс + оклад за действия + градационная премия/ градационный % + KPI (Напиши мне слово "Мотивация", я скину тебе ссылку на бесплатный урок по разработке материальной мотивации)
  
• Ввести штрафы (или депремирование) за нарушения регламентов: Обязательно!
• Добавить нефинансовые плюшки: лучший по конверсии — билет в кино, лучший по чеку — день за свой счет (напиши мне: "Нематериалка" и я вышлю тебе чек лист по нематериальным инструментам).
• Оговорить условия для сгорания сделки: если менеджер не звонил клиенту 5 дней, забирают и передают другому.

Быстрая проверка здоровой системы (3 вопроса себе):

1. Предсказуемость: Знаете ли вы 15-го числа, сколько будет закрыто сделок 30-го?
2. Замещаемость: Если менеджер заболел, может ли стажёр за 2 дня встать на его место по регламенту?
3. Без героя: Перестала ли работа продавать, когда вы (собственник) уехали в отпуск?

Если на все три ответили «Да» — чек-лист выполнен. Если хотя бы одно «Нет» — возвращайтесь к соответствующему этапу.