«Я постоянно занята, но толку от этой работы немного» – примерно так характеризуют свою работу многие HR-специалисты. Часто компании не думают о стоимости HR-процессов. Считается, что это та величина, которой можно пренебречь. Руководители платят зарплаты кадровикам и им кажется, что всё под контролем. Но расходы компании не сводятся только к зарплатам. Более того, зарплата кадровику – это не основной расход для компании, если речь о работе с кадрами. Потери профессиональных специалистов, затраты на поиск новых сотрудников, отсутствие четкой картины по персоналу, риски для репутации организации - все это последствия непонимания "внутренней кухни" работы с кадрами и финансирования ее автоматизации по остаточному принципу.
Как «ручной режим» бьет по эффективности компании?
Давайте посмотрим на основные моменты, когда желание руководства сэкономить выливается в потерю денег и продуктивности для организации.
Самый «широкий ручей», по которому утекают деньги – это ручной ввод данных. Человеческий фактор всегда был самым высоким риском в бизнесе. Что-то не увидел, нажал не ту кнопку на клавиатуре, случайно отвлекся и ввел неправильные данные. В результате – ошибки в расчетах заработной платы, которые плавно перетекают в отчетность и превращаются в прямые финансовые потери в виде штрафов и пеней при проверках контролирующих органов. Но проблема не только в налоговой службе. Эти ошибки приводят к конфликтным ситуациям с сотрудниками и репутационным потерям для самого HR-а.
Вторая по значимости причина финансовых потерь – бумажное согласование. По статистике на согласование бумажных документов уходит до 25% рабочего времени менеджера по кадрам. Ночной кошмар любого HR-а, работающего исключительно руками – согласование отпусков, сбор и обработка авансовых отчетов по командировкам (в отдельных компаниях эти задачи выполняют HR-ы), выполнение показателей по найму сотрудников и др. Экономия в этом случае на средствах автоматизации приведет к недовольству сотрудников и текучке кадров. А затраты на поиск замены – это уже финансовые потери компании, учитывая стоимость сервисов по поиску, например, hh.ru.
И, наконец, третья проблема, которая снижает эффективность работы компании – разрозненные данные. Что-то хранится в Excel, что-то – в программах, например, 1С, что-то – на бумаге. Чтобы найти нужный документ, как считают эксперты, нужно около 10 минут (можно рассчитать, сколько уходит в неделю и в месяц). Но вопрос не только в непродуктивных тратах времени. А в том, что у специалиста по кадрам нет единой картины по персоналу. Лоскутная, отрывочная информация, которая хранится в разных источниках, не позволяет принять верное решение и сводится к управлению «по факту», когда необходимы про-активные действия.
Таким образом, ручной труд в HR — это не экономия. Это скрытый налог на неэффективность.
Цена ручного труда для HR-специалиста
Но что мы все про бизнес? Давайте поговорим о людях. Десятки и сотни человек тратят рабочее время на задачи, которые не требуют ни квалификации, ни знаний, ни опыта. От осознания собственной неважности и ненужности, от недовольства коллег и руководства развивается стресс, недовольство собой, начинается выгорание. Да, да, мы уже слышим голоса тех, кто рекомендует сменить работу или даже сферу деятельности. Только всегда ли это реально? А если человеку нравится его профессия, и он хотел бы развиваться именно в этом направлении? В этом случае компания теряет ценного профессионала, который мог бы принести немалую пользу.
Если вам кажется, что «у нас не так критично», лучше проверить. Мы предлагаем чек-лист, который позволит оценить ситуацию по работе с кадрами. Отправьте заявку или напишите в комментариях «аудит» — мы вышлем чек-лист и подскажем, где основные потери и что можно быстро улучшить.