Больше полезной информации на нашем сайте, в Телеграм и МАХ-канале
Вопрос:
Для получения наличных денежных средств под отчет для хозяйственных нужд сотрудник пишет заявление. Следует ли заключать с подотчетным лицом договор о полной индивидуальной материальной ответственности?
Ответ:
Выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, возмещения расходов по приобретению товаров для нужд предприятия, а также для выдачи сумм, причитающихся при убытии в командировку.
Оформлять приказ об утверждении списка подотчетных лиц не обязательно. Однако, если принято решение об определении круга лиц, имеющих право получать деньги под отчет, можно составить приказ о назначении подотчетных лиц в произвольной форме. Также такой список можно утвердить в учетной политике.
Согласно ст. 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами.
Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ).
Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены Приказом Минтруда России от 16.04.2025 N 251н.
Соответственно, если подотчетное лицо занимает должность или выполняет работы, указанные в Приказе № 251н, (например, является кассиром), то в таком случае с ним заключается договор о полной материальной ответственности, но не по основанию «подотчетности» (такого основания в Приказе нет), а по основанию того, что такое лицо в силу закону признается полностью материально ответственным.
Отметим, что наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет, так как согласно п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника, в частности, при недостаче вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу ценностей.
На основании ст. 137 ТК РФ в случае невозврата подотчётных сумм организация вправе взыскать их с работника и без договора о материальной ответственности, так как выданные суммы считаются авансом, а организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращённый аванс, выданный ему на служебные цели .
Таким образом, с сотрудником, которому выданы деньги под отчёт, договор о материальной ответственности заключать не нужно.
Ответ подготовил эксперт «Альвенты» с использованием системы КонсультантПлюс. Информация актуальна на 16.04.2026.
Полезные документы:
Нет доступа к КонсультантПлюс? Оставьте заявку по ссылке и получите бесплатную демоверсию системы*.
Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте*.
*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Красноярский край.
Есть вопросы по данной теме? Хотите узнать больше? Напишите комментарий!
Присоединяйтесь к нам в телеграм-канал!