Простой эксперимент. Возьмите менеджера, который у вас работает. Зарплата, скажем, 80 000 рублей. Посмотрите, чем он реально занимается в течение дня.
Перенос заявок из почты в CRM — час. Выставление счетов вручную — час. Заполнение отчёта в Excel — час. Напоминания клиентам — час.
Итого 4 часа в день на работу, которую может делать программа. Половина зарплаты уходит на ручную рутину.
Умножьте на количество людей в команде. Получится приличная сумма, которая каждый месяц утекает на то, что можно автоматизировать.
Где ручка дороже всего
Обработка заявок. Заявка пришла на почту, менеджер не успел открыть, она потерялась. Клиент ушёл к конкуренту. Автоматизация: заявка автоматически попадает в CRM, на ответственного назначается задача, клиент сразу получает подтверждение.
Счета и документы. Выставить, отправить, проверить оплату, напомнить, отправить акты. Часы в неделю на одного клиента. Автоматизация делает всё это сама по событиям.
Синхронизация остатков и заказов. Сайт, склад, маркетплейсы, 1С — каждый со своей базой. Кто-то всё это сводит руками. Интеграция делает это автоматически, в реальном времени.
Отчёты. «Сколько мы заработали в этом квартале?» — день работы. С нормальной аналитикой — открыл дашборд, всё видно.
Реальный пример: транспортная компания
Расскажу на нашем проекте.
К нам пришла компания по грузоперевозкам. Раньше у них работа выглядела так: водители звонят диспетчерам по любому вопросу, маршруты в Excel, накладные печатают вручную. KPI считался руководителем раз в месяц на коленке.
Сделали ERP-систему. Что в ней:
— Все машины на карте в реальном времени, через мониторинг ГЛОНАСС — Водитель в смартфоне получает маршрут, отмечает прохождение, подтверждает доставку — Накладные и документы генерируются автоматически — Если поломка — водитель жмёт одну кнопку в Telegram-боте, диспетчер сразу видит — KPI считается сам, в реальном времени
Финансовые операции уходят в 1С Бухгалтерию автоматически. Бухгалтер не вводит то, что уже один раз ввели в систему.
Эффект — компания смогла увеличить парк машин и количество маршрутов без пропорционального роста административного штата. Раньше «больше машин = больше диспетчеров». Теперь — нет.
Как посчитать, стоит ли автоматизировать
Простая формула. Берёте процесс. Считаете сколько часов в неделю на него уходит и сколько стоит час сотрудника. Умножаете на месяц.
Например: менеджер тратит 2 часа в день на перенос данных. Час стоит 500 рублей. 2 × 500 × 22 рабочих дня = 22 000 в месяц только на этот процесс.
Стоимость автоматизации этого — допустим, 150 000 рублей. Окупаемость — 7 месяцев. Дальше каждый месяц это чистая экономия.
Плюс — программа не ошибается, не болеет, не уходит в отпуск. И не уходит к конкуренту с базой клиентов в голове.
С чего начать
Не покупать «программу для автоматизации всего». Это плохой путь.
Шаг 1: посмотрите, где ваши люди тратят больше всего времени на повторяющиеся задачи. Шаг 2: посчитайте по формуле выше. Шаг 3: автоматизируйте один процесс, на котором экономика лучше всего сходится. Шаг 4: померяйте результат через 2-3 месяца.
Если получилось — переходите к следующему. Если нет — поняли, что не зашло, без больших потерь.
А у вас на что больше всего уходит ручного времени? Напишите в комментариях — посчитаем кому какая автоматизация имеет смысл.
Мы — NorthCode. Делаем автоматизацию бизнес-процессов, интеграции, приложения. Подписывайтесь на канал. northcode.ru — пишите, первая консультация бесплатно.