До 1 мая экспедиторы обязаны подать уведомление о своей работе на государственной платформе «ГосЛог», а с 1 сентября все участники грузоперевозок должны будут перейти на электронные документы. Зачем вводят новые правила и как они будут действовать — читайте в статье.
Что такое электронные транспортные накладные (ЭТрН) и для чего нужны
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог привычной бумажной транспортной накладной, который оформляется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Документ содержит всю ту же информацию о грузе, участниках перевозки, маршруте и условиях доставки, но существует исключительно в электронном формате.
ЭТрН будет направляться через операторов ИС ЭПД в государственную информационную систему перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Зачем государство переводит накладные в электронный формат:
Прозрачность логистических операций. Контролирующие органы получают доступ к данным о перевозках в режиме реального времени, что позволяет отслеживать цепочки поставок и предотвращать нелегальный оборот товаров.
Борьба с «серыми» схемами. ЭТрН усложняет использование фиктивных перевозок для оптимизации налогов и помогает выявлять компании-однодневки в транспортной отрасли.
Цифровизация экономики. Переход на электронный документооборот соответствует общему курсу на автоматизацию бизнес-процессов и сокращение бумажной волокиты.
Преимущества для бизнеса:
- экономия времени — не нужно печатать, подписывать и передавать бумаги курьерами;
- снижение затрат — экономия на бумаге, печати, хранении архивов;
- удобство хранения — все документы в одной системе, быстрый поиск;
- меньше ошибок — автоматическое заполнение полей снижает риск описок;
- ускорение расчетов — документы доходят мгновенно, не теряются.
Несмотря на первоначальные сложности внедрения, ЭТрН призваны упростить работу транспортно-логистических компаний и сделать грузоперевозки более прозрачными для всех участников рынка.
Кого затронут новые требования
С 1 сентября 2026 года обязанность использовать электронные транспортные накладные коснется практически всех участников транспортно-логистического рынка. Это утверждено Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О транспортно-экспедиционной деятельности“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Грузоотправители. Именно грузоотправитель инициирует оформление ЭТрН и вносит в систему первичную информацию о грузе. После 1 сентября 2026 года они будут обязаны формировать накладные только в электронном виде при отправке товаров с привлечением перевозчиков или экспедиторов.
Грузополучатели. Они должны будут подтверждать получение груза электронной подписью в системе ЭТрН. Без такого подтверждения перевозка не будет считаться завершенной документально.
Перевозчики. Транспортные компании и частные перевозчики, которые непосредственно осуществляют доставку грузов. Они несут ответственность за груз в пути и должны фиксировать все этапы перевозки в электронной накладной — от приема груза до его передачи получателю.
Экспедиторы. Компаниям, которые выступают посредниками между грузоотправителем и перевозчиком, также потребуется работать с ЭТрН для документального оформления своих услуг.
Размер бизнеса не важен. Обязанность использовать ЭТрН касается как крупных логистических холдингов, так и небольших транспортных компаний или индивидуальных предпринимателей с одной газелью.
Фактически, если ваша компания хотя бы изредка отправляет или получает грузы, привлекая сторонние организации для перевозки, — готовиться к переходу на ЭТрН необходимо уже сейчас.
Как обмениваться электронными транспортными накладными
Для работы с ЭТрН необходимо использовать специальные информационные системы — операторов электронного документооборота (ЭДО). Обмен накладными происходит через защищенные каналы с применением электронной подписи, что гарантирует юридическую значимость документов.
Шаг 1. Выбор оператора ЭДО
Первое, что нужно сделать — заключить договор с аккредитованным оператором электронного документооборота. Такие операторы должны быть включены в специальный реестр ФНС России. Среди них, например, ООО Калуга Астрал, АО ПФ СКБ Контур, ООО Такском и другие. Полный список операторов размещен на сайте ФНС.
Можно работать одновременно с несколькими операторами или выбрать одного. Главное — чтобы ваши контрагенты могли принимать документы через эту систему.
Шаг 2. Получение электронной подписи
Для подписания ЭТрН потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Её можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах (актуальный список размещен на сайте Минцифры).
Шаг 3. Интеграция с учетной системой
Для удобства работы рекомендуется настроить интеграцию системы ЭДО с вашей учетной программой (1С, SAP и др.). Это позволит:
- автоматически выгружать данные о грузах;
- формировать ЭТрН в несколько кликов;
- избежать ручного ввода повторяющейся информации;
- синхронизировать документы с бухгалтерией.
Большинство операторов предлагают готовые модули интеграции с популярными учетными системами.
Шаг 4. Процесс обмена ЭТрН
Все происходит в 6 этапов.
- Формирование накладной. Грузоотправитель создает ЭТрН в системе оператора, заполняя обязательные реквизиты:
- данные отправителя и получателя
- информация о грузе (наименование, вес, количество мест)
- сведения о перевозчике
- маршрут и условия доставки
- стоимость перевозки
- Подписание отправителем. Грузоотправитель проверяет корректность данных и подписывает документ своей УКЭП.
- Передача перевозчику. ЭТрН автоматически направляется в систему перевозчика через оператора ЭДО.
- Подписание перевозчиком. Перевозчик получает уведомление о новой накладной, проверяет данные и подписывает документ, подтверждая принятие груза к перевозке.
- Фиксация передачи груза. При передаче груза получателю водитель или экспедитор отмечает это в системе (через мобильное приложение или веб-интерфейс).
- Подписание получателем. Грузополучатель подтверждает получение груза, подписывая ЭТрН своей электронной подписью. С этого момента перевозка считается завершенной.
Шаг 5. Хранение документов
Все подписанные ЭТрН автоматически сохраняются в системе оператора ЭДО. Законодательство требует хранить транспортные документы не менее 5 лет. Электронные накладные хранятся на серверах оператора, и вы можете в любой момент запросить архивную копию.
ФНС и другие контролирующие органы получают доступ к данным ЭТрН через операторов ЭДО. Это означает, что при проверках не нужно предоставлять бумажные копии — инспекторы могут запросить электронные версии напрямую из системы.
Когда не нужно оформлять ЭТрН
Несмотря на масштабность реформы, законодательство предусматривает несколько исключений, когда оформление электронных транспортных накладных не требуется.
Перевозка собственным транспортом. Если компания перевозит свои грузы на собственных или арендованных транспортных средствах без привлечения сторонних перевозчиков, оформлять ЭТрН не нужно. Это касается ситуаций, когда отдельный договор перевозки с третьей стороной не заключается.
Перевозка между своими подразделениями. Относится к ситуациям, когда компания перевозит груз, например, из одного своего филиала в другой.
Как подготовиться к переходу на ЭТрН: инструкция
До обязательного перехода на электронные транспортные накладные остается время, и грамотная подготовка поможет избежать сбоев в работе и штрафов. Вот план действий для компаний любого масштаба.
Этап 1. Аудит текущих процессов
Проанализируйте объемы перевозок. Подсчитайте среднее количество транспортных накладных в месяц. Определите, какие виды перевозок используете (собственный транспорт, привлечение перевозчиков). Выявите, какие операции подпадают под обязательное оформление ЭТрН.
Составьте список контрагентов. Это перевозчики, с которыми работаете постоянно, экспедиторы и логистические операторы, основные грузополучатели. Узнайте, готовы ли они к работе с ЭТрН, через каких операторов планируют работать
Оцените текущую IT-инфраструктуру в компании. Какие учетные системы используете, есть ли возможность интеграции с системами ЭДО, насколько автоматизированы логистические процессы
Этап 2. Выбор оператора ЭДО
Выбирайте среди аккредитованных операторов по следующим критериям:
Стоимость. Обычно цена складывается из абонентской платы, стоимости за документ и платы за интеграцию с учетными системами.
Функциональность. Проверьте наличие интеграции с вашей учетной системой, мобильного приложения для водителей, возможности массовой загрузки документов, технической поддержки 24/7.
Совместимость. Убедитесь, что ваши основные контрагенты смогут обмениваться документами через выбранного оператора (большинство операторов поддерживают роуминг, но лучше уточнить).
Запросите тестовый доступ у 2-3 операторов и опробуйте функционал на практике перед заключением договора.
Этап 3. Получение электронных подписей
Определите, кому нужна УКЭП — руководителю организации, главному бухгалтеру, сотрудникам отдела логистики, оформляющим накладные, водителям (если планируется подписание на месте).
Подготовьте документы (ОГРН/ОГРНИП, ИНН, паспорт руководителя или доверенного лица, документы, подтверждающие полномочия — устав, приказ, доверенность) и обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр.
Этап 4. Настройка интеграции
Если используете 1С или другую учетную систему:
- приобретите и установите модуль интеграции от оператора ЭДО;
- настройте автоматическую выгрузку справочников (контрагенты, номенклатура, транспорт);
- протестируйте формирование ЭТрН из учетной системы;
- проверьте корректность заполнения обязательных реквизитов.
Если работаете без учетной системы:
- изучите веб-интерфейс оператора ЭДО;
- создайте шаблоны для типовых перевозок;
- настройте справочники контрагентов и маршрутов.
Этап 5. Покупка техники и обучение сотрудников
Определите ключевых сотрудников, которым нужно пройти обучение. Это могут быть логисты и диспетчеры, бухгалтеры, водители и экспедиторы, IT-специалисты.
Сотрудников, которые будут принимать, перевозить и отгружать товар, нужно обеспечить смартфонами или планшетами с мобильным интернетом с доступом к ЭДО.
Проведите обучение: многие операторы ЭДО предлагают бесплатные вебинары и тренинги. После этого назначьте ответственных за техническую поддержку внутри компании и разработайте регламенты.
Этап 6. Тестовый запуск
Начните оформлять ЭТрН параллельно с бумажными накладными: выберите несколько лояльных контрагентов для пилотного проекта и оформите 10-20 перевозок в электронном виде.
Отследите весь цикл: от формирования до подписания получателем, зафиксируйте возникающие сложности и узкие места. Скорректируйте процессы на основе полученного опыта.
Этап 7. Согласование с контрагентами и переход на постоянную работу
Уведомите всех партнеров о переходе на ЭТрН. Пропишите в договорах:
- обязательство обмениваться ЭТрН;
- сроки подписания документов;
- порядок действий при технических сбоях;
- ответственность за непредоставление электронной подписи.
Оптимизируйте процессы на основе накопленного опыта и убедитесь, что все сотрудники уверенно работают с системой. Также подготовьте резервные алгоритмы на случай нештатных ситуаций.
Главное правило: начинайте подготовку уже сейчас. Чем раньше внедрите систему ЭТрН, тем больше времени будет на устранение сложностей и оптимизацию процессов до обязательного перехода.
Что будет, если не перейти на ЭТрН: ответственность с 1 сентября
С 1 сентября 2026 года использование электронных транспортных накладных становится обязательным требованием. Проигнорировать новые правила не получится.
Пока что прямые штрафы конкретно за отсутствие ЭТрн не приняты и находятся на стадии разработки. Но потенциально отсутствие ЭТрН могут приравнять к перевозке без документов. В таком случае водителя могут оштрафовать на 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ, а санкции для юридических лиц, возможно, будут зависеть от вида перевозок.
Также могут возникнуть проблемы с контрагентами: без правильно оформленной электронной накладной перевозка не будет считаться законно осуществленной, поэтому контрагенты могут отказаться от сотрудничества.
Оригинал статьи размещен на сайте компании "МониторингАвто": https://www.monitoring-auto.ru/blog/2026/04/perehod-na-elektronnye-transportnye-nakladnye-s-1-sentyabrya-2026-goda-osnovnye-trebovaniya-i-pravila/