Лизинговая компания
Крупная лизинговая компания, поставляющая технику и транспорт для российских предприятий.
Задача
В государственных инвестиционных проектах правительство устанавливает жесткие рамки как по контролю расходов, так и по темпам реализации национальных и федеральных программ. В таких проектах задействовано множество участников, каждый из которых предоставляет статус по своей задаче. Однако эта информация остается преимущественно учетной и не отражает специфику производственных циклов и сроков изготовления изделий. К тому же сбор данных усложняется географической распределенностью участников по всей стране.
В этой ситуации использование электронных таблиц, в качестве инструмента хранения графиков, приводит к ошибкам, несогласованности и низкому качеству данных.
Учитывая все требования и риски, руководство лизинговой компании решило внедрить полноценную систему календарно-сетевого планирования, которая позволит агрегировать разноформатные данные из распределенных источников и формировать единые графики.
После анализа существующих на рынке решений заказчик выбрал систему PLAN-R. На ее базе эксперты из «Цифровых практик» – компании-разработчика – создали единую структуру графиков по статусу производства техники и транспорта, а также макеты визуализации прогнозов и истории изменений.
Работа над проектом
Наши партнеры из «Цифровых практик» подготовили прототип и развернули тестовую среду для демонстрации возможностей системы на примере данных по лизинговым сделкам. Далее в течение 3-4 месяцев шла работа по созданию типовых графиков и макетов отчетности по ним.
У заказчика уже была внедрена российская BI-система Visiology для бизнес-аналитики. Между программными продуктами сделали связку, и данные из PLAN-R передавали в Visiology, получая дашборды для анализа сроков.
По результатам сформировали пайплайн планирования новых работ по запуску сделок и мониторингу производства активов, относящихся к государственным инвестиционным проектам. Отчеты, созданные на базе данных из PLAN-R, регулярно поступали на рассмотрение в отдел проектного управления.
Освоившись с функционалом PLAN-R, специалисты заказчика предложили несколько идей для разработки дополнительных возможностей системы, что позволило бы оперативнее рассматривать статусы по проектам.
1. Процент готовности работ без четкого физобъема.
В систему необходимо было внедрить новые метрики, нехарактерные для проектного управления – количественные характеристики по процессам (проведение одобрений, экспертизы, согласования). Процент готовности таких работ рассчитывается по сложной схеме, а их длительность может колебаться от нескольких дней до месяца, что требует особого подхода к планированию. Чтобы решить эту задачу, разработали специальную функцию для расчета длительности работ с неопределенным физическим объемом. Внедрили отдельную методику расчета «фиксированная интенсивность по длительности». Система присваивает задаче процент готовности по прошедшим дням от старта, но никогда не закрывает ее автоматически. При достижении 95% готовности работа не завершается, а сдвигается вперед по графику. Это позволяет:
- сократить время на ручной сбор данных и избежать ситуации, когда планировщикам приходится постоянно уточнять у сотрудников актуальный прогрес
- не терять из виду незавершенные задачи, которые не закрыли в срок
- минимизировать количество ошибок при планировании
Только после того, как сотрудник подтвердит выполнение такой работы, ее закрывают в системе вручную. Проанализировав потребности клиентов, наши партнеры выявили, что эта функция требуется многим заказчикам и внедрили ее во всех релизах PLAN-R.
2. Использование API системы для составления специализированных отчетов
В системе одновременно велось несколько подпроектов по производству техники, каждый из которых включал десятки единиц продукции. Из-за этого графики были слишком длинными и трудно «читались». Для руководства компании было важно выводить всю ключевую информацию на одном экране, чтобы видеть полный статус проекта. Стандартная диаграмма Ганта была недостаточно компактной для визуализации на заседаниях коллегиальных органов, а S-кривые не обеспечивали достаточной детализации этапов.
Представление графиков в PLAN-R не подходило для выполнения этой задачи. Требовалось оперативно изменить отчеты с учетом пожеланий руководства – преобразовать обширные «полотна» в сжатый, наглядный формат, позволяющий одним взглядом оценить выполнение ключевых этапов производства на заводах и верфях.
В этом помогло появление в PLAN-R API. Специалисты заказчика нашли решение, как забирать данные через Python из PLAN-R и затем собирать их в отдельные отчеты в библиотеку Plotly на Python. Также они создали несколько типов диаграмм — нечто среднее между канбан-доской и диаграммой Ганта. Подобный формат позволял лаконично, но при этом полноценно отображать статус и прогресс всех работ. Так удалось достичь главной цели: собранная из разрозненных графиков информация теперь автоматически агрегируется и представляется в едином, удобном для анализа формате.
3. Связка данных PLAN-R с аналитикой банковского сопровождения
По проектам, связанным с производством техники долгого цикла изготовления, в компании ведется банковское сопровождение — то есть отслеживаются сроки и назначения всех платежей по цепочке поставок. Для повышения точности прогнозов и получения независимой оценки прогресса производства требовалось связать прогнозы PLAN-R с банковской аналитикой.
Специалисты заказчика использовали выгрузки из банковских систем, чтобы трансформировать и визуализировать их через модели Python для наглядного отображения расхода средств в различные периоды времени. Полученные графики сравнили с прогнозными показателями, сформированными в системе PLAN-R (по договорам, производственным планам). На основе этого выявлялись тренды и расхождения между финансовой и производственной частями проекта: высокие затраты при низкой технической готовности / низкие затраты при низкой готовности /высокие затраты при высокой готовности и т.д.
Новую методику протестировали на нескольких лизинговых проектах, после чего начали тиражировать ее на другие корректирующие программы.
Итоги
Сейчас в PLAN-R загружено 20 групп графиков, в рамках которых реализуется 800 подпроектов. Использование системы повысило эффективность управления и принятия решений.
1. Повысилась прозрачность управления.
Вся информация о проектах хранится централизованно. Сформирован единый регламент и формат внесения данных. Каждый сотрудник работает по одним и тем же правилам, что улучшило согласованность и качество информации.
Абсолютно любое изменение — кто его внес, когда и какие были предыдущие значения — фиксируется в истории.
2. Отклонения в поставках транспорта и другой продукции теперь легко выявить на ранних стадиях.
На основании полученной информации принимаются необходимые управленческие решения.
С внедрением цифровизации проектного управления заказчик не только сопровождает госпрограммы на уровне финансового и договорного контроля, но активно координирует производственные процессы, что кратно снижает риски срыва госпрограмм. Система PLAN-R может использоваться для решения и таких задач.