HR давно понимают, что без автоматизации рутинных процессов работать дорого, медленно и неэффективно. Финансовый директор верит больше цифрам, чем "нематериальным эффектам" в виде роста вовлеченности и корпоративного духа. И одобряет то, что влияет на прибыли и убытки. В статье разберем, какие данные собрать и как просто посчитать возврат на инвестиции в HR‑систему
Как думает финансовый директор
Финдир всегда на стороне бизнеса. Он против расходов, выгоду от которых сложно объяснить в деньгах. Он смотрит на четыре вещи.
Во-первых, возврат на инвестиции (ROI)
"Сколько вложим, сколько вернётся, за какой срок". Его интересует окупается ли проект и когда
Во-вторых, денежный поток.
Когда и сколько компания заплатит: разовые платежи за внедрение, регулярные платежи за лицензии, поддержка. Всё вместе - полная стоимость владения (TCO - total cost of operation).
В-третьих, влияние на прибыль
В каких строках отчета о прибылях и убытках он увидит эффект:
- меньше затрат на персонал или подрядчиков;
- меньше потерь из-за длительного закрытия вакансий;
- выше выручка за счёт более быстрого выхода людей на план.
В-четвертых, риски.
Что будет, если систему купят, а пользоваться будут от случая к случаю. Если внедрение затянется. Если эффекты окажутся ниже ожиданий.
Если вы показываете, где экономия, где рост доходов и как вы снижаете риски - вы говорите с финдиром на его языке.
Какие цифры нужны HR
Вам достаточно одной логики: есть годовая выгода, есть годовые затраты. Их легко посчитать:
выгода - это экономия денег и дополнительные доходы за год;
затраты - полная стоимость владения системой за год.
Шаблон для расчёта . Рассчитайте годовую выгоду:
- экономия времени HR и руководителей;
- экономия на подрядчиках и сервисах;
- дополнительные деньги от более быстрого найма и меньшей текучести.
Посчитайте годовые затраты:
- абонентская плата или лицензия;
- доля затрат на внедрение и обучение (разбейте разовый платёж на 2–3 года);
- стоимость поддержки и возможных доработок.
Если в компании есть отдельная статья "бюджет HR", можно смотреть шире и считать HR‑ROI. Для этого складывают все затраты на персонал, включая подбор и обучение, и сравнивают с выручкой. Так видно, как меняется "отдача" от HR в целом.
Что считать выгодой
1. Экономия времени HR и руководителей
- Сколько часов HR и руководитель тратят на ручные операции "сейчас".
- Сколько часов будут тратить "после внедрения".
- Разница × стоимость часа × 12 месяцев.
По данным сервисов автоматизации рекрутинга, ATS/HRM может сэкономить около 20–30 процентов рабочего времени рекрутера. Это несколько десятков часов в месяц и до нескольких месяцев рабочего времени в год. Экономию в несколько окладов рекрутера.
Стоимость часа можно взять как "месячный ФОТ × 12 / 2000 часов" или любым другим простым способом. Главное - использовать один подход для всех.
2. Сокращение времени закрытия вакансий
- Средний срок закрытия вакансии сейчас.
- Целевой срок после внедрения.
- Разница в днях × количество вакансий в год.
Потом оцените, сколько денег приносит один сотрудник в месяц или сколько компания теряет, пока позиция вакантна.
Исследования по HR‑технологиям показывают: автоматизация найма позволяет сократить срок закрытия вакансий на 30–50% за счет автоматизации откликов, расписания интервью и коммуникации с кандидатами. Даже если вы заложите половину этого эффекта, это уже заметно снижает потери в период пока вакансия открыта.
3. Снижение текучести
- Фактическая текучесть (например, в первый год работы).
- Целевая текучесть после внедрения системы подбора, онбординга или обучения.
- Разница в процентах × количество сотрудников × примерная стоимость замены одного сотрудника.
Стоимость замены - это поиск, найм, ввод в должность, ошибки новичка. Если верить отраслевым исследованиям, в среднем на замену специалиста уходит от 90% до 200% от его годовой зарплаты.
Все эти выгоды складываете. Это ваша годовая “верхняя” часть в формуле ROI.
Что считать затратами
Не ограничивайтесь строкой “лицензия”. Вместо лицензии может быть абонентская плата, стоимость размещения вакансии.
Учитывайте стоимость времени на обучение пользователей. Чем проще система, тем меньше время и выше скорость скорость работы.
Заложите бюджет на возможные доработки под свои процессы. В Workhere логика системы такова, что уже учтены особенности различных бизнесов. Если что-то потребуется мы открыты к обсуждению и готовы сделать.
Сложите затраты в годовую сумму - это "низ" в формуле ROI. Если вы считаете проект на три года, посмотрите полную стоимость владения за три года и сопоставьте её с суммарной выгодой.
Пример расчета
Представим, что годовая выгода для вашей компании - 900 тысяч рублей. А все годовые затраты на Workhere 300 тысяч рублей. В этом случае возврат на инвестиции составит примерно 200 процентов. Это значит, что на каждый вложенный рубль компания получает три рубля, из которых два рубля чистый плюс. Это работает и при меньшем масштабе.
Например, у вас 2-3 вакансии. Закроете вместо двух месяцев за один.
Экономия времени HR - 1 мес, 70 тыс. руб. (зарплата HR). Дополнительные деньги от быстрого найма - еще 120 т.р.-180 т.р. минимум. При выходе на минимальную продуктивность в первый мес 2-х нанятых сотрудников. При отсутствии потребности в замене - экономия еще больше. Итого выгода 200 - 250 тыс. руб.
Стоимость пользования Workhere в таком сценарии 40 - 80 тыс. руб. Доработки и дополнительные затраты не потребуются.
Возврат на инвестиции при минимальном сценарии:
((200 т.р. - 40 т.р.) / 40 т.р.) *100% = 400%
На каждый вложенный рубль компания получает четыре рубля, из которых три рубля чистый плюс. Срок окупаемости в таких условиях 1-2 мес.
Как говорить с финансовым директором
Не продавайте "счастье сотрудников": фразы "коллегам будет удобнее" и "снизим выгорание" - слабые аргументы.
Говорите без абстракций, на языке цифр и выгод:
Вместо "HR станет проще" - "мы сократим долю ручной работы HR на X % и освободим Y часов в месяц, это экономия Z рублей в год".
Вместо "сотрудники будут лояльнее" - "мы снизим раннюю текучесть на N %, каждый оставшийся сотрудник экономит компании примерно зарплату за год".
Вместо "Повысим эффективность", "оптимизируем процессы", "улучшим качество":
"Сейчас мы закрываем вакансию за 60 дней. После внедрения системы планируем выход на 45 дней. Это значит, что новый продавец начнёт приносить выручку на две недели раньше".
"Сейчас HR ведёт отчётность в Excel, тратит на это суммарно 16 рабочих часов в месяц. С системой отчет будет формироваться за два клика и присылаться автоматически, остальное время можно направить на реальные задачи подбора".
Не завышайте ожидания
Обещания "окупится за месяц" и "умножим выручку в разы" звучат как реклама. Лучше показать консервативный, базовый и оптимистичный сценарий и брать в расчет минимальный эффект.
Аргументируйте используя внутренние метрики и реальный опыт. Отметьте риски и меры по их минимизации.
Сразу скажите кто будет отвечать за внедрение, какие гипотезы проверите на пилоте. Так покажете, что думаете как партнёр бизнеса, а не как "проситель бюджета"
План подготовки к встрече с CFO, защите бюджета
Шаг 1. Соберите исходные данные. Возьмите за последние 6–12 месяцев:
- среднее время закрытия ключевых вакансий;
- количество вакансий в месяц;
- текучесть, особенно на испытательном сроке;
- сколько часов HR и руководители тратят на ручные операции и согласования;
Большую часть этих данных можно собрать из HR-отчетов, Excel, 1С, CRM и BI.
Шаг 2. Выберите 2–3 ключевых эффекта
Не нужно считать всe. Выберите то, что для вашей компании больнее всего:
- лишние часы HR и менеджеров;
- долгая закрываемость вакансий;
- дорогое привлечение;высокая текучесть.
Для каждого эффекта сформулируйте одну гипотезу. Например:
- С системой мы сократим ручную работу HR на 20%
Без ATS рекрутер тратит часы на ручную сортировку резюме, переписку и отчёты. В кейсе одного сервиса автоматизации рекрутинга система позволила сэкономить и время и деньги: 20% времени на найм или 2,4 месяца в год и до 2,4 средней зарплаты рекрутера в год.
- С ATS уменьшим срок закрытия вакансий на 10–15 дней
- С онбординговой платформой снизим текучесть на испытательном сроке на 5 пунктов
Шаг 3. Посчитайте возврат на инвестиции и срок окупаемости.
Возьмите годовую выгоду по выбранным эффектам и годовые затраты на систему.
Посчитайте, во сколько раз выгода больше затрат, и прикиньте, за сколько месяцев окупятся вложения.
Этого достаточно, чтобы показать финдиру выгоду и окупаемость HR системы.
Шаг 4. Оформите на одной странице для CFO. Такой документ можно отправить заранее и использовать как сценарий встречи. Это может быть документ или слайд. Например по такой структуре:
1. Проблема в деньгах.
"Сейчас мы теряем примерно N рублей в год на ручной HR-рутине и затянувшемся найме".
2. Решение.
"Предлагаем внедрить систему <название>, которая автоматизирует подбор и связанные процессы".
3. Ожидаемые эффекты.
Три пункта: меньше ручной работы, быстрее закрытие вакансий, ниже текучесть. Для каждого - короткое описание и оценка в рублях.
4. Инвестиции и TCO.
"Полная стоимость владения за 3 года - K рублей. Сюда входят лицензии, внедрение, обучение, поддержка".
5. ROI и окупаемость.
"По консервативному сценарию годовая выгода - V рублей, ROI - R %, окупаемость - T месяцев".
6. План внедрения.
"Пилот на одной команде, обучение пользователей, внутренний владелец продукта".
Что сделать сегодня
Первое. Откройте свои отчёты и выпишите три цифры: средний срок закрытия вакансий, текучесть в первый год, примерное число часов HR на рутину.
Второе. Возьмите простую формулу ROI и попробуйте посчитать один сценарий - даже на "черновых" оценках. Это будет опора для разговора с финансовым директором.
Третье. Составьте презентацию по шаблону и покажите коллеге. Если он понимает суть за 3–5 минут - вы готовы идти к финансовому директору.
На рынке HR-технологий принято мериться скоростью и бесконечными "фичами". А о том, что ATS пользуются живые люди, а не роботы, вспоминают редко.
WorkHere - исключительная система, которая родилась прямиком из запросов рекрутеров и HR-специалистов и …ожиданий финансовых директоров. Запросите демо Workhere и убедитесь сами.
Только мы делаем инструменты, которыми хочется пользоваться каждый день:
- Интеграция со всеми основными платформами для поиска кандидатов (https://hh.ru, https://avito.ru, https://rabota.ru, https://superjob.ru, https://career.habr.com/, https://trudvsem.ru/, https://joblab.ru/, https://www.zarplata.ru/, https://jobers.ru/, https://jobcart.ru/, https://gorodrabot.ru/, https://www.linkedin.com/, https://www.jcat.ru/, https://www.farpost.ru/). Прямой импорт уже сформированной базы из HRM-систем E-staff и СберПодбор.
- Генерация отчетов и отслеживание ключевой метрики HR-процессов, что помогает повышать эффективность найма и сокращать затраты.
- Нет ограничений по подключенным пользователям. Вы можете создать свою экосистему, работая в едином пространстве с коллегами. Есть возможность ставить друг другу задачи, напоминания, ограничивать функционал определенных пользователей.