Главная задача внедрения управленческого финансового учёта — обеспечить собственника и ТОП-менеджмент качественной информацией для принятия взвешенных бизнес-решений.
Такая отчётность будет по-настоящему полезной только тогда, когда она базируется на достоверных данных и отражает стратегические цели компании в конкретных показателях.
Мы регулярно сталкиваемся с кейсами, когда компании годами пытаются поставить управленческий учёт. Стоимость таких незавершенных проектов по автоматизации учёта превышает несколько миллионов рублей, а регулярной финансовой отчетности как не было, так и нет.
Причины срыва проектов — это всегда совокупность нескольких факторов. Но риски внедрения можно минимизировать или полностью исключить. Главное — знать о них заранее и иметь план по их предотвращению.
Разбираем ТОП-7 ключевых рисков при постановке финансового учёта, которые мы выделили на основе нашего опыта.
💡 Перед внедрением проверьте общее «финансовое здоровье» бизнеса. Мы подготовили экспресс-тест ⭐
Вас ждут простые вопросы, которые помогут быстро оценить текущую ситуацию и рекомендации после них.
Пара минут и результат уже в вашем телефоне. Переходите по ссылке.
1. Самоустранение собственника из проекта
Это самый главный риск. Только владелец бизнеса способен правильно задать цели и мотивировать команду на изменения.
Как минимизировать:
- Совместно с консультантами по управленческому учёту определить конкретный образ результата (какую управленческую отчётность хотите видеть).
- Лично участвовать в ежемесячных отчётных встречах и контролировать ход проекта.
2. Невовлечённость и сопротивление сотрудников
Серьезный риск, который может свести на нет усилия консультантов по настройке учета.
В привычные процессы вторгаются, их перестраивают, требуют осваивать новое — это часто вызывает сопротивление персонала.
Причины могут быть разными.
Причина 1: Нет мотивации. Сотрудники не видят заинтересованности собственника и не понимают, зачем нужен проект.
Как минимизировать: Четко транслировать цели проекта на стартовой встрече и объяснять, зачем бизнесу достоверные данные учёта. Регулярно контролировать прогресс.
Причина 2: Нет времени. У ключевых сотрудников нет физического ресурса на полноценное участие в проекте.
Как минимизировать: Высвободить время участникам проекта, перераспределив их текущий функционал или наняв дополнительную штатную единицу.
Причина 3: Нет желания. Привычка работать «по-старому» и нежелание учиться. Это может приводить к прямому саботажу, особенно в нефинансовых подразделениях.
Как минимизировать: Снова проговаривать цели и выгоды от качественного учёта для каждого отдела. На старте распределить роли в проектной команде и показать важность каждого участника. Быть готовым расстаться с теми, кто «тормозит» проект.
Причина 4: Нет способностей. Сотрудник просто не может освоить новое программное обеспечение и регламент.
Как минимизировать: Если сотрудник опытен и ценен, но работа в ПО дается ему с трудом, стоит нанять ему помощника, например, оператора 1С.
3. Отсутствие сильного лидера проекта со стороны клиента
Проекту нужен внутренний лидер, который будет «двигателем» изменений: контролировать выполнение задач, подгонять коллег, решать организационные вопросы.
Как минимизировать: Выбирать лидера проекта не по должности, а по управленческим и soft-навыкам. Если подходящего кандидата внутри компании нет, необходимо нанять внешнего менеджера проекта.
4. Отказ от профессионального обучения команды
Если в ходе постановки учёта внедряется новое ПО (например 1С:Управление торговлей), критически важно обучить всех пользователей. Инструкций и видеоуроков недостаточно.
Постоянные ошибки в первичных данных приведут к недостоверной отчетности и быстрому откату к таблицам Excel.
Как минимизировать: Закладывать в бюджет обязательное очное обучение от сертифицированной обучающей компании (например, 1С-франчайзи).
5. Срыв задач на стороне компании-клиента
Постановка учёта — командная работа консультантов и сотрудников заказчика.
Консалтеры предлагают методологию и технологию, а сотрудники клиента должны выполнять практические задачи: проводить инвентаризацию активов, разбираться с отрицательными остатками на складах и корректировать ошибки в первичных данных. Без этого проект встанет.
Как минимизировать: Разработать систему мотивации для команды за выполнение проектных задач. Проводить еженедельный контроль и разбор статусов по задачам.
6. Отсутствие ответственного за всю учётную систему
С базой данных работает много специалистов, но нужен один ответственный, который перед закрытием периода проверит корректность всех операций: взаиморасчеты, движение товаров, остатки на счетах. Без этого вы не получите корректные Баланс, ОДДС и ОДР. Кроме того, бесконтрольная система несёт риски хищений.
Как минимизировать: Назначить владельца базы, который будет отвечать за достоверность управленческой отчётности перед собственником (это может быть финансовый директор, экономист или главный бухгалтер).
Внедрить регламент закрытия периода и ежемесячно подтверждать достоверность данных по контрольным точкам учёта.
7. Нежелание менять и оптимизировать бизнес-процессы
Финансовый учёт — это не изолированная функция, а отражение реальных бизнес-процессов.
Если процессы неэффективны или сложны, качественного учёта не получится. Примеры проблем: двойная работа, отсутствие KPI и забытые хозяйственные операции.
Часто встречающиеся сложности:
- нет ответственного за достоверность данных в процессе,
- функциональные разрывы между отделами (например, склад и логистика),
- неясность, кто должен вносить первичную информацию,
- у сотрудников нет KPI, чтобы выполнять действия с нужным качеством.
Как минимизировать: С самого начала понимать, что изменения затронут всю компанию, и быть готовыми оптимизировать процессы. Учёт не может быть просто «надстройкой» сверху.
💡 Собрали антикризисный набор предпринимателя: как сохранить прибыль, деньги и управляемость бизнеса.
3 материала, которые вы точно сможете применить на практике. Скачивайте по ссылке.