Внедрение КЭДО затрагивает всех: топ-менеджмент и рядовых сотрудников, тех, кто с технологиями «на ты» и «староверов» с кнопочными телефонами. Система и процесс внедрения должны быть максимально понятны и просты. Иначе вместо приятного результата получается саботаж.
Андрей Романов, руководитель отдела внедрения крупных проектов в компании «Тензор» (разработчик Saby), рассказал, как бизнес на практике адаптирует КЭДО под себя. В статье разберем три реальных кейса NDA: интеграцию с учетными системами, мобильное решение для 13 000 сотрудников и цифровой «кафетерий льгот».
Зачем КЭДО. С этого вопроса начинается внедрение, а не с покупки первой попавшейся платформы. Бизнес должен четко понимать, какие проблемы решит цифровой продукт.
Причины перехода на КЭДО могут быть разными:
- Полный отказ от затрат на курьерскую доставку документов
- Повышение производительности HR-процессов
- Сокращение расходов на бумагу и хранение архивов и пр.
Важно не ограничиваться формулировкой «автоматизация чего-либо». У каждой компании своя специфика в отрасли или корпоративной культуре, а значит, и нестандартные кадровые процессы. Определите конкретные цели, почему процессы вашей компании пора переводить на КЭДО.
Кейс 1: бесшовный переход на КЭДО в промышленном гиганте
Международный продовольственный концерн ведет бизнес в России. Сотрудники работают в офисах и на производственных площадках, но автоматизировать решили документооборот для «белых воротничков». У них много рабочих поездок, разные способы оплаты расходов и строгий график отпусков.
⛔ Проблемы
Документооборот уже вели в учетной системе, но файлы приходилось дублировать на бумаге, ждать согласования и подписи от всех участников. Главная загвоздка — в учетной системе отсутствовала управленческая структура. Из-за этого возникала постоянная путаница в датах отпусков, сложные Excel-файлы, бесконечные корректировки дат.
✅ Решение
Полностью отказываться от учетной системы рискованно — в ней уже хранилось много данных. Поэтому выбрали другой путь: объединили учетную систему и КЭДО с помощью интеграционного модуля. Он работает бесшовно. Это значит, что кадровые специалисты могут подписывать документы из привычной учетки, без переключения между вкладками. Кроме этого мы доработали модуль так, чтобы он автоматизировал нестандартный документооборот. Ниже — три технофишки.
Материал по теме: Шесть ошибок при переходе на КЭДО
Фишка №1. Автоматизировали отпуска по графику и для отцов
Модуль КЭДО адаптировали под управленческую структуру компании. Это нужно, чтобы правильно определить иерархию согласования отпусков по многочисленным отделам и филиалам. Все работает на автомате, без хаоса.
Каждый сотрудник уходит в отпуск только по графику своего отдела. За 21 день он получает задачу в КЭДО «подписать уведомление». Он делает это одним кликом, а далее решает, пойдет ли в эти даты или перенесет отдых на другой период.
Кроме стандартного ежегодного отпуска, работодатель предоставляет двухнедельный отпуск для отцов. Это предусмотрено в локальном нормативном акте.
Для этого в КЭДО настроили отдельный процесс: сотрудник подает заявление в течение 183 дней после рождения ребенка, а документ автоматически отправляется кадровику.
Фишка проекта №2. Разделение служебных поездок и командировок
Часть сотрудников работает по разъездному трудовому договору (РТД). Для них используется процесс «служебные поездки», а для остальных — «командировки».
Настроили КЭДО так, чтобы механизм различал эти типы поездок:
- В карточке сотрудника добавили дополнительное поле «разъездной ТД», в нем отмечаются значения «да» или «нет». Они передаются из учетной системы с помощью модуля расширения.
- Если сотрудник с РТД выберет «командировка», система выдаст ошибку и подскажет, что нужно исправить.
Фишка №3. Авансовые отчеты и валютные расходы
После поездки сотрудники формируют авансовый отчет. В компании используется три варианта оплаты: личные средства сотрудника, корпоративная карта, оплата через турагентство.
По требованию бухгалтерии к учету принимаются только личные расходы сотрудников. Для этого доработали печатную форму «АО-1». Она формируется из данных КЭДО и содержит два листа:
📄 Первый — расходы, которые компенсируются сотруднику📄 Второй — все расходы по поездке
Для зарубежных поездок можно выбрать валюту из справочника — система рассчитывает курс на дату авансового отчета.
Итоги кейса
- 30 кадровых процессов переведены в цифру
- 400 «белых воротничков» объединила система КЭДО
- >600 авансовых отчетов завершено без печати, ошибок и долгих согласований
Материал по теме: Автоматизация онбординга без потери человечности: как разгрузить HR и поддержать новичков
Кейс 2: мобильное решение для 13 000 сотрудников розницы
Одни из нестандартных задач проекта — интеграция КЭДО с корпоративным мобильным приложением и перевод расчетных листков в цифру.
🤔 Задача 1
В розничной сети решили отказаться от бумажных расчетных листов и перейти на электронное ознакомление. Но было условие — печатная форма должна собираться автоматически в КЭДО.
✅ Решение
Настроили передачу данных из расчетно-платежной ведомости. Печатная форма формируется и направляется каждому сотруднику в личный кабинет. Теперь у бухгалтерии меньше рутины и ноль риска допустить ошибки. При этом компании не нужно хранить несколько тысяч PDF-файлов, а у сотрудника — подробная статистика по зарплате в личном кабинете.
🤔 Задача 2
Для линейных сотрудников сеть разработала свое приложение. Поэтому КЭДО должен заработать именно в нем, без установки новых сервисов.
✅ Решение
Поддержали работу в личном кабинете КЭДО через WebView — компонент, который позволяет отображать веб-страницы внутри мобильного приложения. Дополнительно настроили push-уведомления: как только в системе появляется новый документ, сотрудник получает уведомление и может сразу перейти к подписанию.
Итоги кейса
- +10 000 кадровых документов уже подписано в цифре
- 13 000 сотрудников в едином цифровом контуре
- компания продолжает добавлять функциональность в своей КЭДО
Материал по теме: Пять распространенных ошибок при оформлении сотрудников на удаленку
Найти работу / Найти сотрудника
Кейс 3: гибкий «кафетерий льгот» в банковской сфере
КЭДО в этом кейсе крепко дружит с HR-процессом компании. Это кафетерий льгот. И здесь очень важен функционал согласования и подписания.
Оператор электронных торгов перешел на КЭДО после пандемии: в компании резко выросло число удаленных сотрудников и затраты на бумажный документооборот. Сегодня в штате более 800 человек, и все кадровые документы оформляются в электронном виде.
Следующим шагом компания решила внедрить «кафетерий льгот» — программу, в которой сотрудники сами выбирают, какие бенефиты им нужны.
🤔 Задача
Перевести распределение льгот в КЭДО и сделать это удобным для сотрудников, кадровой службы и бухгалтерии.
Суть программы: после года работы сотрудник получает денежный лимит (от 10 000 ₽), который можно потратить на разные бенефиты — спорт, обучение, питание и другие варианты. Итоговая сумма зависит от стажа и грейда.
✅ Решение
В системе настроили два процесса:
- распределение лимита льгот
- компенсация расходов сотруднику
Сначала функционал протестировали на группе из 500 сотрудников, после чего запустили его на всю компанию. Также настроили реестровые формы для передачи на оплату — это удобно для бухгалтерии.
Как это устроено: Иван работает три года. Его лимит — около 30 000 ₽. Он занимается в тренажерном зале, поэтому сразу выбирает компенсацию спорта и подает заявку.
Кадровый специалист согласовывает документ, а Иван покупает абонемент за 28 000 ₽. Чтобы получить компенсацию, он формирует заявление, прикладывает чек и договор. Готовый документ направляется по маршруту до бухгалтерии. Разница в 2 000 ₽ возвращается.
Итоги кейса
- Функционал оказался простым для 800 сотрудников
- Кадровые специалисты получают наглядную статистику, а бухгалтерия данные для начисления компенсации
- Сотрудник собирает свой пакет как конструктор: он выбирает одну или сразу несколько видов льгот в рамках своего лимита
Вместо выводов
Смотрите на КЭДО не как на коробочный продукт, а как на инструмент, который можно гибко настроить под реальные задачи бизнеса.
Как показывают кейсы, система адаптируется под самые разные процессы: от графиков отпусков и командировок до мобильных сервисов для сотрудников и программ льгот. Не бойтесь внедрять — автоматизировать можно практически все!
Материал по теме: ИИ в работе рекрутера: ключевые процессы и риски
Поставьте 👍 и поделитесь статьей с коллегами, если было полезно!