Кадровые службы предприятий и государственных учреждений сталкиваются с необходимостью долгосрочного хранения документов, связанных с персоналом. Законодательство РФ требует хранить некоторые документы от 5 до 50 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237):
- Трудовые договоры и приказы по личному составу – 50 лет;
- Личные карточки (Т-2) – 50 лет;
- Документы об отпусках, командировках – 50 лет;
- Больничные листы – 5 лет;
- Аттестационные материалы – 50 лет.
Стоимость хранения кадровых документов в бумажном виде
По данным аналитиков, средняя стоимость хранения одного бумажного документа в год – от 200 до 500 рублей. Умножьте на тысячи документов – получится внушительная статья расходов, которая растёт с каждым новым сотрудником.
Она включает:
- Необходимость отдельных площадей. Даже для небольшой компании это, в среднем, от 10м² до 50м². Кроме того, нужны специальные системы хранения: металлические шкафы, стеллажи, сейфы.
- Рабочее время специалиста. К затратам на содержание физического архива нужно добавить рабочее время специалистов, которые систематизируют документы, занимаются поиском и выдачей по запросам.
Проблему отчасти решает кадровый электронный документооборот (КЭДО). Он позволяет создавать документы сразу в электронном виде и не печатать их на бумаге, но не организует хранение электронных документов, как того требует законодательство. Правила хранения утверждены приказом Росархива №77 от 31.07.2023.
Системы хранения электронных документов
Для хранения электронных документов существует отдельный класс программных продуктов – системы хранения электронных документов (СХЭД). К этому классу относится решение 1С:Архив.
Если настроить интеграцию программных продуктов 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗКГУ) с 1С:Архив, то вы автоматизируете хранение, поиск и управление кадровыми документами.
Какие преимущества это даст:
- Централизованное электронное хранение кадровых документов;
- Соответствие требованиям законодательства по срокам и порядку хранения;
- Быстрый поиск нужного документа по реквизитам;
- Снижение затрат на содержание физического архива;
- Более высокий уровень информационной безопасности и контроля доступа.
После настройки интеграции документы, созданные в 1С:ЗУП или 1С:ЗКГУ (например, приказы, карточки, справки), автоматически передаются в 1С:Архив.
В системе 1С:Архив они регистрируются, индексируются и помещаются в электронное дело с учётом установленных сроков хранения. По истечении срока система уведомляет о необходимости уничтожения или передачи документов в государственный архив.
Примеры документов, для которых востребована возможность передачи в 1С:Архив:
- Справка 2-НДФЛ,
- Регламентированная отчетность 6-НДФЛ,
- Кадровые приказы,
- Подтверждающие документы на материальную помощь,
- Электронные подписи УКЭП, УНЭП, ПЭП.
Виды документов можно дополнять.
Доступ к документам возможен из интерфейса 1С:ЗУП – без необходимости перехода в отдельную систему. Все действия пользователей фиксируются в журнале учёта, что обеспечивает прозрачность и соответствие требованиям внутреннего и внешнего аудита.