Представьте ситуацию
Приходит дилер и просит: «Дайте тестовый образец, посмотрим». Менеджер бросает всё, начинает искать товар в каталоге, сверять остатки, считать количество. Параллельно задаёт уточняющие вопросы в мессенджерах. В итоге на простую заявку уходит полдня.
Знакомо? Мы столкнулись с этим в АКАМ и решили кардинально перестроить процесс с помощью IT-инструментов. В статье расскажу, как мы автоматизировали выдачу образцов через личный кабинет партнёра и почему это изменило правила игры.
Почему старый подход не работал
Раньше у наших дилеров не было отдельного инструмента для запроса пробников. Они писали менеджерам в WhatsApp, звонили, отправляли письма. Вся коммуникация размазывалась по разным каналам. Менеджеры тратили время на однотипные ответы и постоянное уточнение деталей. А дилеры не видели статус заявки и не понимали, на каком этапе решение.
Нужна была система, которая снимет рутину с обеих сторон. Так появилась идея сервиса для управления образцами.
Что мы сделали
Шаг 1: Вынесли заявки в отдельный раздел
В личном кабинете партнёра появился специальный раздел «Образцы». В нём дилер видит полную историю своих запросов. Сверху — кнопка создания новой заявки. Всё прозрачно, ничего не теряется.
Шаг 2: Создали отдельный каталог для пробников
При оформлении заявки дилер попадает не в общий каталог, а в специальный — только с товарами, доступными для тестирования. У каждой позиции фиксированное количество (например, 1 штука) — дилер не может запросить 10 коробок «на пробу». Цена не отображается, чтобы партнёр оценивал качество, а не стоимость.
Шаг 3: Настроили автоматический обмен с 1С
После оформления заявка со статусом «Новая» мгновенно уходит в 1С. Без ручного ввода менеджером. Это ускорило обработку и исключило ошибки переноса данных.
Шаг 4: Добавили встроенный чат
Как только заявка попадает в 1С, её статус на портале меняется на «В работе». И прямо внутри карточки заявки открывается чат. Менеджер и дилер обсуждают все детали тут же: сроки отгрузки, дополнительные материалы, цели тестирования. Вся переписка сохраняется — больше не нужно искать сообщения в WhatsApp или почте.
Шаг 5: Внедрили чёткие статусы
Менеджер в 1С принимает решение и меняет статус заявки:
- «Одобрена» — образцы будут отправлены.
- «Отклонена» — с указанием причины (нет на складе, нецелевое использование и т.д.).
Статусы синхронизируются с порталом в реальном времени. Дилер всегда видит, на каком этапе его запрос.
Шаг 6: Организовали правильное списание
Когда образцы одобрены, менеджер в 1С списывает их со склада через документ «Внутреннее потребление». Это не продажа, а расходы на маркетинг или тестирование. Такой подход полностью соответствует требованиям бухгалтерского и налогового учёта. После списания заявка переводится в статус «Завершена».
Какие результаты получили
- Централизация. Все запросы на образцы теперь в одном месте. Дилеру не нужно помнить, кому и когда он писал. Менеджер видит полную картину.
- Скорость. Время обработки одной заявки сократилось на 40%. Ручной ввод данных ушёл в прошлое.
- Прозрачность. Дилер всегда знает статус своей заявки. Не нужно дёргать менеджера вопросом «Ну что там?».
- Качество коммуникации. Встроенный чат избавил от хаоса в мессенджерах. Всё обсуждение теперь привязано к конкретной заявке.
- Правильный учёт. Списание через «Внутреннее потребление» исключило налоговые риски и ошибки.
И да, количество ошибок при отгрузке образцов мы свели к нулю.
Главный вывод
Автоматизация процессов, которые кажутся мелочью, даёт огромный эффект. Раздел «Образцы» в личном кабинете партнёра стал одним из самых востребованных инструментов. Дилеры получили удобный сервис, менеджеры — освобождённое время для реальных задач.
А как у вас?
Если вы хотите внедрить аналогичное решение для управления образцами или автоматизировать другие B2B-процессы в 1С — обращайтесь к экспертам АКАМ. Поможем настроить личный кабинет партнёра под ваши задачи.