Проводя аудит компаний, я очень часто замечаю, что некоторые подали уведомление на заре закона о персональных данных и больше его не уточняли, при этом в компании изменились бизнес-процессы, о которых надо было бы сообщить.
Реестр операторов – живой механизм, данные в нем постоянно изменяются и уточняются. И закон обязывает бизнес поддерживать информацию в актуальном состоянии.
Меня зовут Дмитрий, я юрист в сфере IT. Сегодня разберем финальный этап работы с уведомлением: когда, как и в какие сроки нужно вносить изменения, чтобы избежать штрафов.
Когда нужно подавать изменения?
Согласно ч. 7 ст. 22 152-ФЗ, если данные, которые вы указали в первичном уведомлении, изменились, вы обязаны сообщить об этом в РКН.
О каких изменениях нужно уведомлять:
- Смена наименования (ФИО для физического лица и ИП), адреса оператора;
- Изменение, добавление целей обработки;
- Изменение мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 настоящего Федерального закона, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
- Изменение данных об ответственных за организацию обработки персональных данных;
- Изменение срока или условия прекращения обработки;
- О начале или прекращении трансграничной передачи;
- Изменение местонахождения ЦОД и т. д.
Сроки: время играет против вас
Это самый опасный момент! Внести изменения необходимо до 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений. А о прекращении обработки – в течение 10 рабочих дней с момента прекращения обработки.
Но не стоит пугаться, если вы об этом забыли, и вообще не сообщать РКН об изменениях. Подайте уточнение как можно скорее. Лучше вы уточните сами, чем когда Роскомнадзор проверит вас и установит несоответствие.
Как подать уведомление об изменениях?
Процедура похожа на первичную подачу, но имеет свои особенности. На 2026 год существует три основных способа подать уведомление:
- Через Госуслуги (с ЭЦП): вы авторизуетесь как юрлицо или ИП, заполняете форму и подписываете её электронной подписью. Данные уходят мгновенно, бумага не нужна.
- Через портал РКН (с ЭЦП): как и в первом варианте, всё заполняете на сайте и подписываете электронной подписью.
- Посредством Почты России или личной подачи: вы заполняете электронную форму, распечатываете её, подписываете «живой» подписью и отправляете Почтой России. Срок регистрации пойдет только с момента получения бумажного письма ведомством.
Пошаговый алгоритм заполнения
Шаг 1. Выбор формы
Заходите на Портал персональных данных и выбираете «Электронные формы заявлений», далее – «Информационное письмо о внесении изменений в сведения в реестре операторов» в разделе «Электронные формы» и выбираете удобный для вас способ подачи.
Важно: для подачи уведомления о прекращении обработки предусмотрена иная форма.
Шаг 2. Идентификация
На данном этапе необходимо указать данные об операторе, уже внесённые в реестр и отмеченные «*», а именно:
- Регион регистрации. Выбираете из выпадающего списка;
- Регистрационный номер записи в Реестре. Зайдите в раздел «Реестр», введите свой ИНН, и в списке появится регистрационный номер;
- Дата изменения сведений. Укажите дату, когда наступили изменения;
- Тип оператора. Также выбираем из выпадающего списка;
- Наименование оператора. Если оно изменилось, укажите новое, если нет, то всё равно нужно указать старое наименование;
- Адрес оператора (местонахождения и почтовый адрес). Также указываем новое или старое, в зависимости от того, произошли у вас изменения или нет;
- Адрес электронной почты. Старый или новый;
- ИНН и ОГРН.
Шаг 3. Цели обработки
Далее перед вами будет перечень целей (кнопки «1», «2» и т. д.), которые автоматически подгружаются из базы. Если у вас произошли изменения в какой-то цели, выбираем нужную цель и действие:
- Внести изменения: если вы выбрали этот пункт, форма подгрузит ранее указанные данные — внесите в них изменения.
- Удалить: если цель вам больше не актуальна, форма автоматически удалит её.
Если у вас появилась новая цель:
Под списком ранее указанных целей будет кнопка «Добавить цель обработки». Заполните данные так же, как при первичном уведомлении (Подробнее в статье про подачу уведомления: https://dzen.ru/a/aeidh3yn9AOgqQLv).
Шаг 4. Ответственный за организацию обработки
Также является обязательным полем. Выберите тип ответственного и заполните данные. Если у вас больше нет изменений, то переходите к завершению. Ну а если у вас что-то еще изменилось, заполните соответствующее поле.
Шаг 5. Подписание и отправка
В зависимости от выбранного вами способа вы формируете уведомление и направляете его в РКН.
Прекращение обработки
Если вы вообще перестали обрабатывать данные, то вам нужно подать "Уведомление о прекращении обработки персональных данных". Заполняется оно проще. Вам необходимо указать:
- Наименование ТО Роскомнадзора (тот орган, куда вы изначально подавали уведомление);
- Тип оператора;
- Наименование оператора (как в реестре);
- Адрес местонахождения и почтовый адрес;
- Регистрационный номер записи в реестре;
- Основание прекращения обработки. Выберите из перечня подходящее вам;
- Защитный код.
Типичные ошибки при уточнении
- «Тихая» смена ЦОД: ИТ-отдел перенес сайт на другой хостинг, а юристы об этом не узнали. Для РКН это нарушение правил локализации.
- Игнорирование новых целей: Компания начала собирать данные соискателей через новую HR-платформу, но не добавила цель в реестр.
- Забытое уведомление о прекращении: Если компания перестала обрабатывать данные, из реестра нужно исключаться, иначе к вам продолжат предъявлять требования.
Заключение
Работа с персональными данными — это процесс. Реестр операторов должен быть «зеркалом» вашей реальной деятельности. Если вы раз в полгода будете проводить внутреннюю проверку и актуализировать данные в РКН, риск внеплановых проверок и штрафов снизится до минимума.
Серия статей об уведомлении РКН подошла к концу. Надеюсь, этот цикл помог вам разобраться в процедурах и сделать ваш бизнес безопаснее.
Если вы еще не ознакомились с предыдущими статьями:
P.S. Не уверены, соответствуют ли ваши данные в реестре реальному положению дел? Присылайте ваш ИНН на почту kartashovdmitriyi@yandex.ru — я проведу сверку и подскажу, нужно ли вам подавать информационное письмо в РКН прямо сейчас.