Выдача дубликатов документов об образовании сопряжена с множеством практических сложностей, особенно когда речь идет о дипломах прошлых лет. Изменение нормативной базы, утрата архивных данных, смена руководства образовательной организации, особенности работы с Федеральным реестром документом об образовании – эти и другие вопросы требуют четкого понимания действующего порядка.
В этой статье мы представили ответы на наиболее частые и проблемные ситуации, возникающие при оформлении дубликатов дипломов о среднем профессиональном образовании.
Вопрос №1. Что делать, если специальность, по которой выдан диплом, уже не действует, и действующего председателя государственной экзаменационной комиссии уже нет?
Дубликат подписывается руководителем организации, исполняющим обязанности руководителя организации либо должностным лицом, уполномоченным руководителем, в соответствии с пунктами 22-24 Порядка выдачи документов и дубликатов.
Вопрос №2. Обязательно ли подписывать дубликат председателем государственной экзаменационной комиссии, если диплом был выдан много лет назад?
Требования к заполнению дубликатов определены пунктами 16-22 Порядка выдачи документов и дубликатов. В дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. Дубликат подписывает руководитель образовательной организации. Подпись председателя государственной экзаменационной комиссии (ГЭК) на дубликате диплома не ставится.
Вопрос №3. В образовательной организации работало несколько председателей ГЭК по разным группам. Кто из них должен подписывать дубликат?
Диплом и приложение к нему подписываются руководителем организации в строках, содержащих инициалы и фамилию руководителя организации. Председатель ГЭК дубликат не подписывает.
Вопрос №4. Можно ли не ставить подпись председателя на дубликате диплома старых лет?
Диплом и приложение к нему подписываются руководителем организации в строках, содержащих инициалы и фамилию руководителя организации. Председатель ГЭК дубликат не подписывает.
Вопрос №5. При заполнении дубликата приложения к диплому нет возможности внести количество пройденных часов, так как учебный план не сохранился. Можно ли в таком случае не выдавать дубликат приложения?
Если образовательная организация не может предоставить информацию, следует обратиться в архив, в который могли быть переданы документы. Согласно пункту 41 Порядка, если при заполнении дубликата какие-либо сведения не могут быть указаны в связи с отсутствием информации, на месте таких сведений ставится символ «х» или «-».
Вопрос №6. Председатель ГЭК является представителем сторонней организации, а приказ Минобразования действовал только на период проведения защиты ГИА. Как быть в этом случае?
Диплом и приложение к нему подписываются руководителем организации в строках, содержащих инициалы и фамилию руководителя организации. Председатель ГЭК дубликат не подписывает.
Вопрос №7. Если выдается только дубликат приложения к диплому, нужно ли направлять сведения в ФИС ФРДО?
В соответствии с Правилами внесению в ФИС ФРДО подлежат сведения о выданных в установленном порядке документах об образовании и о дубликатах указанных документов, в том числе о документах об образовании, по которым подтвержден факт утраты либо факт обмена и уничтожения.
Вопрос №8. Код профессии в дубликате диплома 1990-х годов не совпадает с действующим кодом. Система ФРДО не принимает сведения и выдает ошибку. Что предпринять?
Необходимо обратиться в службу поддержки ФИС ФРДО для уточнения порядка действий в данной ситуации. По вопросам работы в системе ФРДО доступна горячая линия Рособрнадзора РФ: 8 (800) 100-03-71.
Вопрос №9. Если дубликат диплома требуется выдать на новых территориях, где до определенного времени действовали иные наименования специальностей и другой язык. На каком языке указывать специальность и предметы?
В данном случае дубликат диплома должен быть выдан на русском языке.
Вопрос №10. Как правильно выставить баллы в таблице, если в 2002 году проводился экзамен?
В 2002 году демонстрационный экзамен не предусматривался. В дубликате должна быть поставлена оценка в соответствии с имеющимися документами.
Вопрос №11. Если сменились директор учебного заведения и председатель ГЭК, кто подписывает дубликат – действующие должностные лица? А если председатель приезжал на ГЭК из другого города и получить его подпись сейчас невозможно, нужно ли откладывать оформление дубликата до июня, когда новый председатель сможет его подписать?
Диплом и приложение к нему подписываются руководителем организации в строках, содержащих инициалы и фамилию руководителя организации. Председатель ГЭК дубликат не подписывает.
Вопрос №12. Необходимо выдать дубликат утерянного диплома от 1991 года. В наличии только нечеткая копия диплома. Наименования предметов того года отличаются от современных. Каков порядок действий?
Следует сопоставить наименования предметов, указанных в дипломе, с современными аналогами. В приложении необходимо указать актуальное наименование дисциплин и специальности.
Вопрос №13. Заявитель не может предоставить документ о предыдущем образовании при оформлении дубликата. Как поступить?
Заявителю необходимо обратиться в архив школы. Если школа была реорганизована или ликвидирована, следует обратиться в архив управления образования того района или города, к которому относилась школа.
Вопрос №14. Необходимо оформить дубликат бывшему студенту, который выехал в Беларусь. Его СНИЛС не соответствует российскому формату. Без заполнения СНИЛС система ФРДО выдает ошибку. Как быть?
Следует обратиться в службу поддержки ФИС ФРДО для уточнения порядка действий. В некоторых случаях иностранные граждане могут получить временные идентификационные номера или иные документы, которые используются вместо СНИЛС. Контакты горячей линии Рособрнадзора РФ: 8 (800) 100-03-71.
Вопрос №15. При выдаче диплома в качестве документа о предыдущем образовании указывается аттестат. Какой документ нужно указывать при выдаче дубликата? Если сведения об аттестате отсутствуют, а оригиналы относятся к 1980-1990-м годам?
Если образовательная организация не может предоставить информацию, следует обратиться в архив, в который могли быть переданы документы. Также возможно оформление справки об образовании, которая будет служить подтверждением получения аттестата.
Вопрос №16. Если сведения об оценках отсутствуют и в архивах информация не сохранилась, можно ли выдать только дубликат диплома без приложения?
Согласно пункту 41 Порядка, если при заполнении дубликата какие-либо сведения не могут быть указаны в связи с отсутствием информации, на месте таких сведений ставится символ «х» или «-». В некоторых случаях образовательные организации могут выдавать дубликаты дипломов без приложения при невозможности предоставить информацию о ранее полученных оценках. Однако решение зависит от внутренней политики конкретного учреждения.
Вопрос №17. Как правильно расположить слово «Дубликат» на бланке титула и на бланке приложения к диплому?
Согласно пункту 28 Порядка, при заполнении дубликата диплома и дубликата приложения к диплому на бланках указывается слово «ДУБЛИКАТ» в отдельной строке:
- на бланке титула – в левой части оборотной стороны бланка титула диплома перед строкой, содержащей надпись «ДИПЛОМ», с выравниванием по ширине;
- на бланке приложения к диплому – в левой колонке первой страницы бланка приложения перед строками, содержащими надпись «ПРИЛОЖЕНИЕ К ДИПЛОМУ», с выравниванием по ширине.
Если слово «ДУБЛИКАТ» было размещено с нарушением указанных требований, однозначно утверждать, что такой диплом будет считаться недействительным, невозможно. Для уточнения данного вопроса рекомендуется обратиться в управление образования по соответствующему региону.
Как исключить ошибки при оформлении документов: программное решение для колледжа
Из представленных выше вопросов очевидно, что даже при знании нормативной базы процесс оформления дубликатов и первичных документов остается трудоемким и чувствительным к человеческому фактору. Несовпадение кодов в ФРДО, различия в наименованиях дисциплин, необходимость ручного расчета часов и формирования реестров – эти задачи отнимают значительное время и создают риски.
«Диплом-стандарт ФГОС СПО» – программа для заполнения и печати выпускных документов о среднем профессиональном образовании по актуальным требованиям с распечаткой QR-кодов.
Что Вы получите с программой:
- Автоматическую выгрузку данных для ФИС ФРДО в формате MS Excel с возможностью подписания электронной подписью прямо в программе.
- Печать на бланках любых типографий с возможностью бесплатной настройки индивидуального шаблона.
- Формирование книг регистрации и актов списания бланков строгой отчетности без ручного ввода.
- Подсчет суммарного количества часов, копирование учебных планов, автоматическое склонение ФИО.
- Заполнение титулов дипломов, приложений, академических справок, свидетельств о профессии рабочего, удостоверений о повышении квалификации и других документов.
Программа адаптирована для работы в Microsoft Office и OpenOffice, поддерживает импорт списков студентов из Excel и поиск по фамилии, имени и отчеству.
Решение позволит сосредоточиться на содержательной части работы, минимизируя рутинные операции и исключая ошибки, связанные с несоответствием форматов или устаревшими шаблонами.