Об авторе: Матасова Татьяна Валериевна, налоговый консультант с 2007г, член Федеральной палаты налоговых консультантов, главный редактор Образовательного центра РУНО
Напоминаю, что с 2023 года все работодатели отчитываются перед Социальным фондом по единой форме — ЕФС-1. Несмотря на то, что форма действует уже не первый год, вопросы по ее заполнению и подаче у кадровиков и бухгалтеров не иссякают.
В 2026 году основные требования к отчетности не меняются, но подводных камней по-прежнему много. В этом материале мы подробно разберем, кто и как должен сдавать ЕФС-1, какие сроки важно соблюдать и на какие ошибки обратить внимание, чтобы избежать штрафов.
Кто должен сдавать отчет ЕФС-1?
Сдавать отчет обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, у которых в отчетном периоде были работники:
- по трудовым договорам;
- по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Ключевые правила подачи в 2026 году
- Способ подачи зависит от численности:
- 11 человек и более — отчет сдается только в электронном виде, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- 10 человек и менее — можно выбрать: электронная форма или бумажный вариант.
- Кто отвечает за заполнение? Закон возлагает обязанность по сдаче отчета на работодателя. Конкретное распределение задач между бухгалтерией и кадровой службой — внутреннее дело компании. Например, раздел 2 часто заполняет бухгалтер, а данные по кадровым событиям — специалист отдела кадров.
- Важное исключение: нулевой отчет. Если в отчетном квартале не было движения персонала, особого стажа и начислений по «травматизму», подавать нулевой ЕФС-1 не требуется. Однако, даже в этом случае подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 заполнять обязательно.
Готовы к безошибочной сдаче отчетности?
Курс «Учет зарплаты и кадров 2026 + 1С ЗУП 8.3» включает:
- Полный разбор заполнения ЕФС-1 с учетом новых правил
- Работу в программе 1С по кадровому учету и зарплате
- Практику по формированию отчетности без ошибок
Запишитесь на консультацию (оставьте заявку, закажите обратный звонок)
Состав отчета: какие разделы и подразделы заполнять
Отчет ЕФС-1 включает титульный лист и два основных раздела.
Первый раздел содержит сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах. Он состоит из нескольких подразделов, но заполняются они выборочно, в зависимости от событий в компании.
Подраздел 1.1, посвященный трудовой деятельности, подается при любых кадровых изменениях: приеме, увольнении, переводе, заключении или расторжении договора ГПХ, а также при переименовании должности или реорганизации самой компании.
Подраздел 1.2 используется для отражения особого страхового стажа. Его заполняют, когда работник уходит в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет. Также сюда вносят периоды работы, дающие право на досрочную пенсию.
Подразделы 1.3, 1.3.1, 1.3.2 и 1.4 предназначены в основном для государственных и бюджетных учреждений, поэтому коммерческие организации их, как правило, не заполняют. Подраздел 1.1.1 содержит персональные данные работника и заполняется совместно с подразделами 1.1 или 1.2.
Второй раздел отчета обязателен для всех страхователей и содержит сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве.
Подраздел 2.1 включает информацию непосредственно о взносах на травматизм. Его заполняют все работодатели, даже если в отчетном периоде начислений не было — в этом случае подаются нулевые показатели.
Подраздел 2.2 актуален для частных агентств занятости, которые занимаются временным предоставлением персонала. Для обычных компаний он не применяется.
Подраздел 2.3 отражает результаты обязательных медицинских осмотров сотрудников и данные специальной оценки условий труда. Эти сведения подаются, если они есть, даже при отсутствии текущей деятельности.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
Сроки подачи зависят от типа передаваемой информации. Сведения о кадровых событиях — приеме, увольнении, переводе, заключении или расторжении договора ГПХ — должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или подписания документа.
Данные об особом страховом стаже (подраздел 1.2) и о начисленных взносах на травматизм (раздел 2) сдаются ежеквартально. Крайний срок — 25-е число месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, отчет за первый квартал 2026 года нужно сдать до 25 апреля.
Информация о результатах медосмотров и специальной оценки условий труда (подраздел 2.3) передается один раз в год — по окончании календарного года, но не позднее 25 января следующего года.
Типичные ошибки при заполнении и как их избежать
Одна из самых частых ошибок — путаница в сроках подачи. Многие ошибочно включают сведения о приеме или увольнении сотрудника только в ежеквартальный отчет, тогда как по закону их нужно передать на следующий рабочий день. Это нарушение влечет за собой штраф.
Вторая распространенная ошибка связана с отпусками по беременности и родам или по уходу за ребенком. Сведения о них подаются в подразделе 1.2 отдельно, а не в общем составе данных о стаже за квартал.
Третья проблема — дублирование или, наоборот, пропуск записей при быстром увольнении и повторном приеме одного сотрудника. В такой ситуации необходимо подать два отдельных сообщения: сначала об увольнении, затем — о новом приеме.
Четвертая ошибка — неправильный выбор кода кадрового события. Например, при простом переименовании должности без изменения трудовой функции используется код «ПЕРЕВОД», а не «ПРИЕМ». Во избежание путаницы стоит сверяться с официальными классификаторами Социального фонда.
Пятое распространенное упущение — неправильное понимание, когда нужно подавать нулевые данные. Если в периоде не было кадровых событий, подразделы 1.1 и 1.2 можно не заполнять. Однако раздел 2 о взносах на травматизм с нулевыми значениями подается всегда.
Ошибки в сроках и подразделах ЕФС-1 = штрафы. Чтобы ничего не упустить и избежать санкций, скачайте чек-лист «ЕФС-1 2026: сроки, подразделы и типичные ошибки»
Ответственность за нарушение правил сдачи отчета
За несвоевременную сдачу отчета, а также за предоставление неполных или недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность. Штраф для должностного лица может составить от 300 до 500 рублей за каждое нарушение по каждому работнику. Для организаций суммы штрафов значительно выше.
При повторных нарушениях размер санкций увеличивается. Кроме того, систематические ошибки могут стать поводом для внеплановой проверки всей кадровой документации компании. Ответственность лежит как на организации-работодателе, так и на конкретном сотруднике, отвечающем за подготовку отчета, поэтому важно четко распределить обязанности внутри компании.
Готовы к безошибочной сдаче отчетности?
Курс «Учет зарплаты и кадров 2026 + 1С ЗУП 8.3» включает:
- Полный разбор заполнения ЕФС-1 с учетом новых правил
- Работу в программе 1С по кадровому учету и зарплате
- Практику по формированию отчетности без ошибок
Главное о ЕФС-1 в 2026 году
Отчет ЕФС-1 обязаны сдавать все работодатели. Его состав напрямую зависит от событий, произошедших в отчетном периоде. Кадровые изменения отражаются в подразделе 1.1 и передаются в фонд буквально на следующий день. Сведения об отпусках, связанных с материнством, и о льготном стаже подаются ежеквартально в подразделе 1.2. Раздел 2 о взносах на травматизм результатах медосмотров также сдается поквартально, причем нулевые значения по нему указываются всегда.
Ключевое правило для кадровиков — не откладывать передачу сведений о приеме или увольнении до сроков квартальной отчетности.
Чтобы не было сомнений не только в правильности оформления ЕФС-1, но и всех кадровых документах и отчетах по сотрудникам мы рекомендуем специализированные курсы:
Бухгалтер по расчету зарплаты и кадровому делу + 1С ЗУП 8.3
Учет зарплаты и кадров 2026 + 1С ЗУП 8.3
Специалист по оплате труда, мотивации и кадрам + 1С ЗУП. Дипломная программа
Старший бухгалтер по оплате труда и кадровому делу + 1С ЗУП