Хватит играть в поддавки или почему ваш бизнес тонет в совещаниях

Сегодня расскажу о том, как фасилитация спасает нервы руководителям и деньги бизнесу. Но сначала — история про тренера, который слил матч.

Представьте, вы приходите на работу, собираете команду и говорите: «Наша цель — победить!» — после чего эффектно уходите в закат, попивая кофе. Игроки остаются в растерянности. Каждый помнит свой KPI, свою боль, свою маму-начальницу. Один тащит одеяло на себя, второй саботирует, третий рисует гениальную стратегию в уме, но молчит. Итог предсказуем: команда проигрывает, рынок ликует, вы пишете объяснительную.

Что делает хороший тренер/руководитель? Он не орет. Он фасилитирует. Собирает людей, задаёт структуру, он проводит митинги каждый день, он умеет слушать и слышать, резюмировать и структурировать: «Ребята, у нас 20 минут. Какая у нас реальная цель на этот квартал? А на сегодня? Кто что делает? Какие у нас страхи?». Вместе они спорят, рисуют схемы, рождают комбинацию, которую придумали сами. И потом идут на поле единым организмом.

В бизнесе это и есть — фасилитация. Не магия, не «психология для хиппи», а жесткий инструмент групповой синхронизации. Он нужен там, где результат зависит от того, договорились ли люди между собой, а не от того, спустили ли им приказ сверху.

Но есть нюанс: в России западные книжки по фасилитациичасто не работают. Недавно мне в руки попала «Главная книга о фасилитации» Людмилы и Александра Дудоровых. И знаете, это редкий случай, когда авторы не «начитались умного», а реально выложили адаптированные для России инструменты, упаковав 20 лет российского опыта в один том. 

Этот «ящик с инструментами» действительно подходит под наши реалии, а не под картинку из Гарварда. При этом авторы, (и я с ними солидарна) честно признаются: 

«Мы прочитали все доступные на русском языке книги о фасилитации и пришли к мнению, что они не учитывают наш менталитет: примеры оторваны от российской действительности, а многие техники слабо работают без адаптации».

Поэтому, говоря о фасилитации, я буду опираться и на эту книгу, и на свой опыт фасилитатора и ведущего стратегических сессий. 

Когда фасилитация — это «ядерная кнопка» 

Вот вам первый кейс, который меня зацепил, он как раз из книги Дудоровых. Март 2020 года, пандемия, сеть строительных гипермаркетов. Одни директора закрылись в кабинетах с замами и отчаянно «думали». А другие — те, кто уже владел фасилитацией — собрали на мозговой штурм всех: от кладовщиков до финансового директора.

Что предложили «обычные люди»? Шатёр на улице, круглосуточную выдачу, выдачу товаров без захода в магазин. Простые идеи, которые решали главную проблему (запрет на посещение магазинов). Результат: через полгода эти филиалы показали на 40% больше прибыли, чем в среднем по сети. Идеи масштабировали. Кладовщик стал героем.

Другой кейс —  уже из моей практики. Совещание в региональном офисе высокотехнологичной компании. У всех отделов свой KPI (ох уж эта матричная структура управления бизнесом) АХО, бухгалтерия, IT, безопасность, PR — каждый тянет свою программу, встречались уже раз пять, и все встречи — без результата: вместо того чтобырешать проблему, они спорили, чьи задачи (KPI) главнее. 

Что мы сделали? За несколько фасилитированных сессий-совещаний, мы просто сменили вопрос: с «как нам удобно каждому?», на «как выглядит идеальная система для компании, отделения в данном случае?». В итоге разница взглядов из препятствия превратилась в ресурс. Систему разработали за неделю. Отделение стало одним из лучших.

Но в этом случае надо отдать должное руководителю: он был готов меняться, слышать и слушать. И, когда это было нужно, становился играющим тренером, а не уходил,попивая свой кофеек.

Когда фасилитация НЕ нужна?

Скажу честно, фасилитация — не панацея. Поэтому не нужно тащить её туда, где она сломается. Вот 5 признаков, что можно обойтись без неё:

• Нет времени. Горит склад? Решение нужно за 10 секунд. Берите и делайте. Не до обсуждений.
• Решение уже принято. Если вы точно знаете, как надо, и не готовы слушать «чужие мозги» — не мучайте людей. Просто издайте приказ.
• Вопрос решается звонком или рассылкой. Не нужно собирать совещание на час, чтобы согласовать цвет бейджей. Это не фасилитация, это профанация. Очень люблю миниатюру камеди, табличку прибить или повесить.
• Нет фасилитатора. Человек, который поведёт процесс, должен быть нейтрален и владеть техниками. Если вместо него придёт «добрый дядя с флипчартом», будет балаган.
• Руководитель не готов слушать. Если ваша цель — продавить своё, не мучайте команду. Идите директивным путём. Честность дороже. Да, и как показывает практика, иногда руководитель не готов отдавать микрофон никому, для него совещания это способ выступить и самоутвердиться.

Что даёт фасилитация? 

Можно выделить три кита фасилитации:

1. Скорость. Иногда на фасилитируемом совещании можно сделать то, над чем мучилась месяц. Потому что фасилитатор сфокусирует на главном и поможет разобраться с иерархией. Но, если проблема глубже, есть личностный конфликт, есть проблема в системе мотивации, есть нерешенные задачи в бизнес-процессах (ускорить не получится, но есть хорошая новость, взгляд со стороны поможет обнаружить эти проблемы)
2. Креативность. Помните, как в Новгороде на вече собирались все свободные мужи? Это была, наверное, самая древняя фасилитация. Чем разнороднее группа (позовите бухгалтера на креативную сессию по бренду!), тем выше шанс найти неожиданное, но работающее решение. Когда я работала на стороне маркетингового агентства, мы иногда на мозговые штурмы приглашали заказчиков, это было очень круто!
3. Эффективность. Когда человек сам пришёл к решению, он в него верит. Он его продаст и реализует. Это называется «присвоение». В одном холдинге 6 из 8 подразделений с фасилитаторами сделали план, дорожную карту и риски. А 2 подразделения, которые «сами с усами», за то же время только спорили и не сделали и половины. Потом им спустили фасилитацию«сверху». Директивно.

Что в итоге?

Фасилитация — это не про «давайте дружить». Это про бизнес-результат через синхронизацию команд. Она работает, если у вас есть сложная цель, много разных мнений и желание, чтобы люди потом сами реализовывали план. И не работает, если вам нужно быстро, приказом и без возражений.

Напоследок — совет руководителям: если у вас на совещании люди сидят в телефонах, а решения не исполняются, то может, уже пора прекратить орать? Пришло время достать флипчарт и спросить: «Ребята, что на самом деле происходит?». А я, как фасилитатор, всегда к вашим услугам.

И помните: даже казаки на кругу сначала слушают, а потом рубят. А вы?

#стратегирую