Одна из самых распространённых проблем в работе руководителей - постоянная нехватка времени. И многие из них воспринимают такую ситуацию как неизбежную составляющую их жизни. Однако если внимательно посмотреть на структуру рабочего дня среднестатистического руководителя, то можно заметить, что значительная часть времени расходуется на повторяющиеся процессы, которые постепенно начинают занимать всё больше его внимания.
Эти процессы редко выглядят как серьёзная проблема. Да и каждый из них, по отдельности может казаться вполне оправданным. Однако их регулярность приводит к тому, что руководитель постепенно теряет значительную часть рабочего времени.
И одной из таких вещей становятся ответы на постоянные уточняющие вопросы сотрудников.
Когда сотрудники регулярно обращаются за подтверждением тех или иных решений или дополнительными объяснениями, руководитель оказывается вовлечённым в большое количество небольших обсуждений где каждый отдельный вопрос может занимать всего лишь несколько минут. Однако их количество может увеличиваться и минуты могут превратиться в часы.
Со временем это приводит к тому, что создаётся эффект постоянной занятости, а в течение рабочего дня остаётся всё меньше времени для концентрации на важных задачах.
Другим фактором становится участие в обсуждениях, которые могли бы проходить без участия руководителя.
В некоторых командах сотрудники привлекают руководителя к решению большинства рабочих вопросов. Иногда это происходит из желания ускорить рабочий процесс, иногда из-за неуверенности в правильности собственных решений.
В итоге это приводит к тому, что руководитель начинает участвовать в большом количестве обсуждений, которые в принципе не требуют его непосредственного участия. Даже если его вклад минимален, само присутствие занимает значительную часть рабочего времени.
Ещё одной распространённой причиной потери времени становится постоянное переключение между задачами.
В течение дня лидер может работать с десятками разных вопросов. Это могут быть обсуждения задач, проектов, согласования документов и многое другое. Однако каждое переключение требует времени на восстановление. Если же времени на восстановление нет, (а чаще всего нет) - это приводит к тому, что снижается глубина анализа и увеличивается время выполнения сложных задач, а эффективность такой работы остаётся невысокой.
Ещё один фактор связан с желанием руководителя лично контролировать большое количество процессов. Да, контроль является важной частью управления, но при чрезмерном внимании к деталям руководитель начинает вовлекаться в процессы, которые могли бы выполняться без его участия. Ну или начинает становиться микроменеджером. А ведь каждое такое вмешательство требует времени и внимания. Это снижает его возможность сосредоточиться на более сложных управленческих задачах.
Важно понимать, что большинство этих факторов не возникает внезапно. Они формируются постепенно как часть рабочей системы. Однако именно небольшие повторяющиеся процессы чаще всего оказываются главными источниками потери времени.
И осознание наличия этих процессов становится первым шагом к изменению структуры рабочего процесса, что со временем приводит к появлению свободного времени для задач, которые действительно имеют значение.