Отпуск за свой счет — один из самых частых запросов от работников. Кому-то нужно решить семейные вопросы, кто-то готовится к свадьбе, а кто-то просто хочет взять дополнительные дни отдыха. По каждому запросу нужно определить, обязан ли работодатель согласовать отпуск, какие документы нужны и как всё правильно оформить.
В этой статье разбираем правовые основания, порядок оформления и типичные ошибки, а также даем образцы заявлений с учетом актуальных изменений законодательства.
Правовые основания: что говорит статья 128 ТК РФ
Отпуск за свой счет (отпуск без сохранения заработной платы) — период освобождения работника от трудовых обязанностей без оплаты, предоставляемый по письменному заявлению. Порядок регулирует статья 128 Трудового кодекса РФ. Она предусматривает два основных режима:
Отпуск по соглашению сторон. По письменному заявлению работника работодатель может предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Причиной могут быть семейные обстоятельства или другие уважительные основания. Продолжительность определяется по договоренности. Здесь решение остается за работодателем: он вправе как согласовать, так и отказать.
Обязательное предоставление. Для отдельных категорий работников и жизненных ситуаций работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск. Отказ — прямое нарушение трудового законодательства.
Помимо статьи 128, неоплачиваемый отпуск регулируют:
- Статья 121 ТК РФ — учет отпуска за свой счет в стаже для ежегодного оплачиваемого отпуска;
- Статьи 173–174 ТК РФ — учебные отпуска без сохранения зарплаты;
- Статья 263 ТК РФ — дополнительные отпуска для работников с детьми;
- Статья 286 ТК РФ — отпуск за свой счет для совместителей. Важный нюанс: если на работе по совместительству оплачиваемый отпуск длится меньше, чем на основном месте, работодатель по просьбе работника может одобрить отпуск за свой счет нужной продолжительности;
- Статья 81 ТК РФ — запрет на увольнение работника во время отпуска по инициативе работодателя.
Кому работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет
Есть категории работников и ситуации, при которых работодатель не имеет права отказать в неоплачиваемом отпуске. Перечислим их с указанием максимальной продолжительности.
Обязательный отпуск без сохранения заработной платы: по ТК РФ и специальным законам
Отпуск по семейным обстоятельствам
Работодатель обязан предоставить до 5 календарных дней при:
- рождении ребенка;
- регистрации брака;
- смерти близкого родственника.
Подтверждающие документы можно предоставить позже — отпуск оформляется по заявлению.
Отпуск для родственников участников СВО
Федеральный закон от 07.04.2025 № 64-ФЗ расширил перечень льготных категорий:
Дополнительные категории по ст. 263 ТК РФ
Если это предусмотрено коллективным договором, работодатель по закону обязан предоставить до 14 дней в году:
- работникам с двумя и более детьми до 14 лет;
- родителям ребенка-инвалида до 18 лет;
- одиноким матерям и отцам с ребенком до 14 лет.
Учебные отпуска (учебное заведение должно иметь государственную аккредитацию) (ст. 173–174 ТК РФ)
Образец заявления на отпуск за свой счет
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот актуальные образцы.
Образец 1. Отпуск по семейным обстоятельствам
Образец 2. Отпуск работающего пенсионера
Образец 3. Отпуск по уходу за раненым участником СВО
Что указать в заявлении
Чтобы заявление приняли без замечаний, укажите в нем следующие данные:
- Адресат — ФИО и должность руководителя или должностного лица, которому адресовано заявление;
- Заявитель — ФИО, должность, подразделение работника;
- Просьба — четкая формулировка: «прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы»;
- Даты — точные даты начала и окончания, количество календарных дней;
- Причина — семейные обстоятельства, конкретное событие или ссылка на статью закона;
- Приложения — перечень подтверждающих документов (при наличии);
- Дата и подпись работника.
Максимальная продолжительность отпуска за свой счет
Для обычных работников (по ч. 1 ст. 128) закон не устанавливает ограничений — срок определяется соглашением сторон. Работник может запросить и один день, и несколько месяцев — решение остается за работодателем.
Для льготных категорий максимальные сроки установлены законом (см. таблицу выше). При этом:
- дни отпуска не переносятся на следующий год;
- неиспользованные дни не суммируются;
- работник может использовать положенные дни частями в течение рабочего года.
Для госслужащих предельный срок — 1 год (ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»).
Как отпуск за свой счет влияет на стаж и больничный
Это один из самых важных вопросов, который HR-специалисты должны разъяснять работникам.
Стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска. По ст. 121 ТК РФ, в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска в течение рабочего года. На практике это значит, что, если работник за рабочий год взял 30 дней без сохранения зарплаты, то 16 дней (30 − 14) не войдут в стаж. Дата окончания рабочего года сдвинется на 16 дней.
Страховой пенсионный стаж. Во время отпуска за свой счет выплаты работнику не начисляются, поэтому такой период обычно не влияет положительно на пенсионный страховой стаж.
Больничный лист. Если работник заболел во время отпуска за свой счет, на основании ч. 1 ст. 9 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ больничный лист не оплачивается за дни, совпавшие с отпуском. Оплата начинается с первого рабочего дня после окончания отпуска (если больничный продолжается). Отпуск при этом не продлевается — в отличие от ежегодного оплачиваемого.
Нерабочие праздничные дни. Если они приходятся на период отпуска за свой счет, включаются в его продолжительность и не продлевают отпуск. Это отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, где праздники не считаются.
Может ли работодатель отказать в отпуске за свой счет
Работодатель вправе отказать в отпуске за свой счет, если:
- Работник не относится к льготным категориям (ч. 2 ст. 128);
- Запрос основан на ч. 1 ст. 128 (по соглашению сторон);
- По любой другой причине.
При отпуске по ч. 1 ст. 128 ТК РФ работодатель сам оценивает, уважительная ли у сотрудника причина и можно ли предоставить отпуск. За незаконный отказ грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для организации — от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — от 1 000 до 5 000 рублей.
«Если работник из льготной категории ушел в отпуск за свой счет без согласования, нарушения нет, отказ был бы незаконным. Если сотрудник не относится к льготникам, самовольный уход квалифицируется как прогул согласно пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Но практика показывает: если работодатель не сообщил об отказе, увольнение за прогул суд может признать незаконным. Советуем всегда фиксировать отказ в письменной форме и доводить до сведения работника под подпись. Это поможет сделать взаимодействие прозрачнее и решит многие законодательные нюансы».
Кристина Полазина, менеджер продукта VK HR Tek
Как оформить отпуск за свой счет в VK HR Tek: пошаговая инструкция для HR
Шаг 1. Получить заявление от работника
В VK HR Tek можно настроить полный процесс: форму с нужными полями, маршрут согласования, привлечение согласующих и другие детали. Также в системе можно управлять доступными днями отпуска при планировании графика и работы с отпусками.
Заявление сотрудник должен обязательно подавать в письменной форме, устная просьба не является основанием для оформления отпуска. При оформлении заявления он может сразу увидеть пересечения с коллегами в рамках выбранного периода отпуска.
Шаг 2. Проверить основания
Определите, к какой части ст. 128 относится запрос:
- Часть 2 (обязательный) — проверьте статус работника и запросите подтверждающие документы.
- Часть 1 (по соглашению) — оцените уважительность причины и производственную ситуацию, примите решение, можно ли предоставить отпуск.
В VK HR Tek также можно настроить автоматическую проверку возможности взять отпуск. Каждая компания может адаптировать процесс под свои особенности, например, ввести ограничение, чтобы за несколько дней до начала отпуска определенного типа сотрудник не мог взять отпуск за свой счет.
Шаг 3. Издать приказ
Оформите приказ по унифицированной форме Т-6 или в свободной форме. Укажите:
- ФИО и должность работника;
- Вид отпуска: «без сохранения заработной платы»;
- Основание: ссылку на статью ТК РФ;
- Период: даты начала и окончания;
- Количество календарных дней.
Шаг 4. Ознакомить сотрудника с приказом
Отправить приказ на подпись сотруднику также можно в VK HR Tek. Для каждого специалиста в системе выпускается электронная подпись — воспользоваться ей можно со смартфона или ПК.
Шаг 5. Внести записи в учетные документы
Отпуск без сохранения заработной платы нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Обычно для этого используют код «ДО» (или цифровой код 16), если отпуск предоставлен с разрешения работодателя, и код «ОЗ» (или цифровой код 17), если отпуск предоставляется в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Если компания также ведет личные карточки работников, сведения об отпуске нужно вносить в соответствующий раздел.
Все согласованные отпуска и отсутствия отобразятся в календарях руководителя и сотрудника. Руководитель сразу видит, кто в команде отсутствует, и может планировать нагрузку.
На платформе VK HR Tek есть модуль для составления графика отпусков с преднастроенными возможностями
Модуль позволяет планировать, согласовывать даты и автоматически информировать сотрудников о скором отпуске. Систему можно точечно настроить под процессы и особенности компании
Типичные ошибки при оформлении
Ошибка 1. Вынужденный отпуск по инициативе работодателя
Работодатель не вправе отправлять работников в неоплачиваемый отпуск по своей инициативе. Если нет работы по вине компании, оформляется простой по ст. 157 ТК РФ с оплатой не менее 2/3 среднего заработка. Если по независящим обстоятельствам — в размере не менее 2/3 оклада. Принудительный «отпуск за свой счет» — нарушение, штраф по ст. 5.27 КоАП: до 50 000 рублей для организации.
Ошибка 2. Отсутствие письменного заявления
Даже если работник устно договорился с руководителем, без письменного заявления оформлять приказ нельзя. В случае спора это станет проблемой для обеих сторон.
Ошибка 3. Неверный код в табеле
Код «ДО» — для отпусков по соглашению сторон (ч. 1 ст. 128). Код «ОЗ» — для обязательных отпусков (ч. 2 ст. 128). Путаница в кодах может привести к ошибкам в учете стажа.
Ошибка 4. Отказ льготной категории
Отказ работающему пенсионеру, инвалиду или работнику по случаю свадьбы — прямое нарушение ТК. Даже если работодатель ссылается на «производственную необходимость», закон на стороне работника.
Ошибка 5. Отсутствие приказа
Некоторые организации ограничиваются визой на заявлении, но не издают приказ. Без приказа невозможно корректно заполнить табель и личную карточку. Это нарушение порядка ведения кадровой документации.
Чек-лист для HR: оформление отпуска за свой счет
- Получено письменное заявление работника
- Проверена категория работника (обязательный или по соглашению)
- Запрошены подтверждающие документы (при необходимости)
- Получена виза руководителя (для ч. 1 ст. 128)
- Издан приказ (форма Т-6 или свободная)
- Работник ознакомлен с приказом под подпись
- Внесена запись в личную карточку (если она ведется)
- Проставлен корректный код в табеле (ДО или ОЗ)
- Учтено влияние на стаж (если суммарно более 14 дней в году)
Выводы
Оформление отпуска за свой счет требует четкого понимания правовых норм и внимания к деталям. Ошибки в определении категории работника, неправильное оформление документов или игнорирование влияния на стаж могут привести к трудовым спорам и штрафам. Компании, которые полагаются на устные договоренности или упрощают процедуры, рискуют нарушить права сотрудников и получить претензии от контролирующих органов.
Автоматизация кадровых процессов превращает оформление отпусков в структурированный и прозрачный процесс. VK HR Tek позволяет настроить формы заявлений с нужными полями, контролировать маршруты согласования и подписывать заявление УНЭП. Это исключает типичные ошибки, обеспечивает соблюдение законодательства и освобождает HR-специалистов от рутинной проверки документов для решения более стратегических задач.
VK HR Tek — решение для автоматизации любых кадровых процессов
Выбирайте модули под задачи бизнеса и расширяйте решение
Частые вопросы
Можно ли взять отпуск за свой счет на один день?
Да. Минимальная продолжительность отпуска за свой счет законом не установлена. Работник может попросить даже один календарный день.
Входят ли выходные и праздничные дни в отпуск за свой счет?
Да. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни включаются в продолжительность отпуска за свой счет и не продлевают его. Выходные дни (суббота, воскресенье) также входят в подсчет.
Сколько раз в год можно брать отпуск за свой счет?
Ограничений по количеству обращений нет. Для льготных категорий ограничен максимальный суммарный срок в течение рабочего года. Для обычных работников — каждый раз по соглашению с работодателем.
Можно ли уволиться во время отпуска за свой счет?
Да. Работник вправе подать заявление об увольнении в любое время, в том числе находясь в отпуске без сохранения зарплаты. Двухнедельный срок предупреждения течет в обычном порядке.
Может ли работодатель отозвать сотрудника из отпуска за свой счет?
Принудительно — нет. Трудовой кодекс не предусматривает механизма отзыва из неоплачиваемого отпуска (в отличие от ежегодного оплачиваемого, где отзыв возможен с согласия работника по ст. 125 ТК РФ). Работник может выйти досрочно по собственной инициативе, предупредив работодателя.
Что делать, если работник заболел во время отпуска за свой счет?
Больничный лист не оплачивается за дни, совпавшие с отпуском за свой счет. Если болезнь продолжается после окончания отпуска, оплата больничного начинается с первого рабочего дня. Отпуск не продлевается на период болезни.
Как отпуск за свой счет влияет на расчет среднего заработка?
Дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при определении среднего заработка (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, действует с 01.09.2025).
Можно ли оформлять заявления на отпуск за свой счет через КЭДО?
Если в организации внедрен кадровый электронный документооборот, заявление на отпуск за свой счет можно подать в электронном виде с электронной подписью. Это ускоряет процесс и снижает риск потери документов. Однако бумажная форма по-прежнему допустима.