Клиент - сеть кофеен с высокой проходимостью и централизованным управлением. В ассортименте: готовые напитки с вариативными ингредиентами (разные сиропы, виды молока), выпечка, а также ряд позиций с минимальной доготовкой.
Проблема
В часы пик кассиры и бариста регулярно путали внешне похожие товары. Основные причины:
- Одинаковые стаканы и упаковка
- Схожий внешний вид продукции (круассаны, маффины, сэндвичи)
- Близкое расположение позиций на витрине или складе
Это привело к системной пересортице: фактические остатки на точках не совпадали с данными учетной системы.
Централизованная инвентаризация (раз в неделю или месяц через бэк-офис) не успевала за быстрыми изменениями. В результате менеджмент не видел реальную картину остатков и не мог корректно формировать поставки.
Последствия
- Товар числится в системе, но фактически отсутствует (и наоборот)
- Сбои при приготовлении и выдаче заказов
- Денежные средства «зависают» в некорректных остатках
Решение
Мы разработали кассовый плагин для программы учета iiko, который встроили прямо в стандартный процесс открытия смены и сделали контроль остатков обязательным шагом.
Как это работает
Кассир запускает смену в iiko
Поверх рабочего интерфейса появляется обязательное окно инвентаризации - пропустить его невозможно.
Сотрудник физически проверяет заранее определенные проблемные позиции (например: сок 0,3 л, пирог с вишней, сэндвич с курицей и т.д.) и вводит фактическое количество в программу.
Одновременно он видит «виртуальные» остатки из бэк-офиса (данные сервера) для сверки.
После нажатия «ОК» в бэк-офис автоматически отправляется корректировка.
При этом плагин формирует полноценный документ инвентаризации, а остатки синхронизируются до первого пробитого заказа.
Ключевая механика
- Гибкая настройка. При установке плагина администратор выбирает конкретный склад и список товарных позиций для контроля. Эти параметры можно изменять и редактировать в любой момент.
- Защита от человеческого фактора. Пока инвентаризация не завершена, кассир не сможет начать продажи - исключается забывчивость и игнорирование процедуры.
- Мгновенная обратная связь. Корректировка в бэк-офисе происходит в реальном времени и на основании полноценного и прозрачного документа инвентаризации.
Результат
- Пересортица по ключевым позициям: 8-12% от оборота → менее 1%
- Время на утреннюю сверку: «как получится» (часто пропускали) → 2-3 минуты обязательно
- Актуальность остатков в iiko: раз в несколько дней → каждое утро
- Стоп-листы (внезапное отсутствие товара): 2-3 раза в неделю → практически исчезли
Как это работает
Небольшой, но жестко встроенный процесс - инвентаризация при открытии смены - оказался значительно эффективнее еженедельных тотальных списаний. Вместо реакции на проблему бизнес получил управляемый и прозрачный механизм контроля, который занимает всего 2-3 минуты в день. Плагин для iiko превратил пересортицу из постоянной боли в контролируемый операционный процесс.