Запускать обучающие курсы, марафоны и другие продукты в инфобизнесе непросто, особенно когда команда работает в постоянной спешке, а дедлайны регулярно смещаются. В этой статье разберем, как выстроить процессы так, чтобы работа шла предсказуемо, без хаоса и авралов.
Основная проблема инфобиз-продуктов в том, что они почти всегда устроены сложно. Даже один курс может состоять из нескольких модулей, большого количества уроков, дополнительных материалов и домашних заданий. Команде приходится держать в поле зрения массу деталей, быстро обрабатывать большие объемы информации и синхронизировать работу разных специалистов. Без понятной структуры и внятных правил общения такая система очень быстро начинает давать сбои.
В команде Compass хорошо знают, как устроена работа над крупными и многосоставными проектами, поэтому мы собрали 6 рекомендаций, которые особенно пригодятся инфобиз-командам.
Настройте рабочие пространства для отделов
Команда в инфобизнесе обычно параллельно ведет сразу несколько направлений, постоянно переключается между задачами и работает с большим потоком информации. Чтобы не запутаться уже на старте, стоит разнести работу по отдельным пространствам для каждого отдела. Их набор зависит от того, как устроена компания. Например, это могут быть:
- HR
- Маркетинг
- Бухгалтерия
- Редакция
- Студия
- Дизайн
- IT и т. д.
Сотрудников лучше подключать только к тем пространствам и чатам, которые действительно нужны им для работы. Такой подход снижает уровень информационного шума и помогает поддерживать порядок в деловой переписке.
Создайте рабочие пространства для проектов
Отдельные пространства нужны не только для отделов, но и для крупных проектов. Например, для разных потоков обучающих программ. На запуск и сопровождение таких продуктов уходит много ресурсов, а количество рабочих деталей быстро растет. Обычный чат в такой ситуации не справляется: через время переписка становится перегруженной, а поиск нужной информации превращается в проблему. В итоге команда тратит лишнее время даже на простые задачи. Если же вынести проект в отдельное пространство и распределить процессы по разным чатам, находить важное становится заметно проще.
Допустим, команда готовит курс по психологии. Внутри него есть видеолекции, подкасты, статьи и домашние задания для участников. В этом случае список чатов может быть таким:
- Главный чат
- Статьи на сайт
- Блогеры
- Сценарии для видео
- Видео-продакшен
- Подкасты
- Дизайн
- Домашние задания и т. д.
Вся работа по конкретному курсу сосредоточена в одном месте. Благодаря этому команде проще переключаться между задачами и проектами, не теряясь в большом количестве информации.
Разработайте шаблоны для постановки задач внутри чатов
Мы рекомендуем ставить задачи в чатах по принципу: одно сообщение — одна задача. Все обсуждение по ней тогда уходит в тред, то есть в комментарии к исходному сообщению.
Чтобы избежать путаницы, важно заранее продумать, как будет обозначаться структура проекта. Предположим, в курсе по психологии, который мы взяли как пример, 10 уроков. Тогда при постановке задач стоит сразу указывать номер урока, формат материала и саму суть запроса.
Пример сообщения: «03. Подкаст. Звук записался некачественно, слышен посторонний фоновый шум. Проверьте, пожалуйста, можно ли это исправить».
Из такого сообщения сразу понятно, о каком уроке идет речь, где именно возникла проблема и что требуется сделать.
Если курс объемный и делится на модули, внутри которых находятся отдельные уроки, удобно использовать двойную нумерацию. Первая цифра будет обозначать модуль, вторая — урок.
Пример сообщения: «2.3. Видео. Обложка выбивается из общего стиля, плюс заметен лишний фоновый шум. Предлагаю сделать ее визуально легче».
Даже без дополнительного контекста понятно, что замечание относится к видео для второго модуля и третьего урока.
Можно использовать и другой формат: название модуля плюс номер урока.
Пример сообщения: «“Самооценка”/4. Текст. Пожалуйста, еще раз проверьте материал: психолог внес правки в несколько абзацев уже после согласования».
В этом случае сразу видно, что речь идет о тексте из четвертого урока модуля «Самооценка».
Выработайте правила общения в рамках одной задачи
На крупных проектах даже короткая, но постоянная переписка съедает много времени. Чтобы этого не происходило, полезно заранее договориться о нескольких простых правилах.
1) Эмодзи для обозначения статуса задачи. К примеру, гаечный ключ можно использовать как знак того, что работа уже идет, а галочку — как сигнал, что задача закрыта.
2) Система коротких ответов. Ее суть в том, что человек, который задает вопрос, сразу предлагает варианты ответа и нумерует их. В ответ достаточно просто отправить нужную цифру, не расписывая все текстом.
3) Цитирование. Особенно помогает в длинных обсуждениях, когда в треде уже много сообщений и нужно ответить только на конкретную реплику или отдельный фрагмент текста.
Ранее мы уже показывали пример постановки задачи. Если добавить к этому такие инструменты, переписка станет еще короче и понятнее.
Создайте отдельное пространство для обучения
Чтобы организовать внутри корпоративного мессенджера отдельную среду для обучения, можно использовать гостевой доступ. Он позволяет собрать в одном пространстве учеников, преподавателей, кураторов и техническую поддержку.
У такого решения есть несколько явных преимуществ.
Во-первых, ученики и преподаватели находятся в более тесном контакте. Это удобно и позволяет быстрее закрывать любые возникающие вопросы.
Во-вторых, обратная связь по домашним заданиям и техническим моментам становится заметно быстрее и качественнее.
В-третьих, обучение проходит в среде без лишних раздражителей: без личных переписок, новостных лент и развлекательных каналов. Такая рабочая атмосфера помогает лучше вовлекаться в процесс и положительно влияет на качество обучения.
Подключите чат-боты
В корпоративном мессенджере можно использовать чат-ботов, которые уже задействованы в обучении. Они снимают часть рутины с команды и помогают удерживать внимание пользователей.
Вот какие задачи они могут брать на себя:
- Напоминать о важных событиях и активностях, например о ближайшем прямом эфире. Такие уведомления полезны и ученикам, и спикерам, и технической команде.
- Проводить тестирование после прохождения материала и при необходимости рекомендовать повторное изучение курса.
- Отвечать на вопросы по учебной программе, давать определения терминам и объяснять различные явления и процессы. Благодаря этому снижается нагрузка на кураторов и тренеров.
- Собирать обратную связь во время обучения и после завершения курса. Если поток большой, автоматизация такого процесса особенно удобна.
Финальный чек-лист
Итак, чтобы выстроить эффективное взаимодействие внутри команды и с клиентами, стоит:
- Создать отдельные рабочие пространства для отделов и крупных проектов.
- Разделить эти пространства на тематические чаты, где один процесс — это один чат.
- Заранее определить права доступа и подключить к чатам только тех сотрудников, которым они действительно нужны.
- Разбить проект на модули, уроки или другие смысловые блоки и обозначить их цифрами или другой понятной кодировкой.
- Ставить задачи с привязкой к тем модулям и частям проекта, к которым они относятся.
- Использовать треды, короткие ответы и эмодзи, чтобы не раздувать переписку лишним текстом.
- Подключать учеников через гостевой доступ, если нужно создать отдельное пространство для обучения.
- Использовать чат-ботов для автоматизации повторяющихся задач.