В МДЛП есть проблема, которую многие замечают слишком поздно — зависшие документы. На практике это выглядит так: товар от поставщика уже приехал, часть поставок проходит привычно, сотрудники уверены, что всё в порядке. Но при проверке оказывается, что в системе остались непринятые 601 документы — уведомления об отгрузке.
Почему так происходит?
Потому что про такие документы часто просто забывают.
У многих организаций одновременно встречаются две ситуации:
- часть поставок идет через прямой акцепт;
- часть документов требует проверки и подтверждения вручную.
Из-за этого многие думают, что система всё закрывает автоматически. Но на деле не все 601 документы обрабатываются сами, и часть уведомлений может месяцами висеть в личном кабинете без завершения.
Чем это грозит? (реальный кейс)
Клиент был уверен, что товар принят корректно. При поверхностной проверке — всё действительно выглядело нормально: накладная принята.
Но при детальном разборе оказалось: документ был принят с ошибкой в номере.
Казалось бы — просто цифры. Но последствия такие:
- оптовик не видит корректного подтверждения приёмки;
- не может закрыть поставку у себя;
- повторно сформировать документ уже нельзя (обратились поздно);
- часть товара уже была продана.
В итоге сначала внимание привлекли к оптовику, а затем и к самой аптеке.
Хорошо, что проблему успели исправить до проверки.
И такие ситуации — не редкость, сталкиваются с этим и аптеки, и оптовики.
Что происходит в системе в таких случаях:
- в системе остаются незавершённые документы;
- появляются ошибки в движении лекарств;
- остатки в МДЛП становятся некорректными;
- при проверке могут всплыть старые необработанные поставки;
- становится сложнее понять, какие препараты реально приняты, а какие зависли только в системе.
Особенно часто это происходит, когда:
- в МДЛП заходят нерегулярно;
- сотрудники уверены, что везде срабатывает прямой акцепт;
- нет привычки отдельно проверять входящие 601 документы.
Что стоит проверить прямо сейчас:
