С 22 ноября 2021 года наниматели получили возможность составлять отдельные виды документов, связанных с работой, в электронном виде. К ним относятся трудовые договоры и изменения к ним, заявления сотрудника, приказы о дисциплинарных взысканиях и другие документы. Их создают, подписывают и хранят в электронном виде в системе кадрового электронного документооборота без дублирования на бумаге.
Полный перечень документов, которые можно перевести в КЭДО, поименован в приказе Минтруда № 578н от 20.09.2022. Работодатель вправе сам определить, какие документы он переведет в цифровой вид. Их список нужно закрепить в локальном акте.
Однако, есть исключения. На них обратил внимание Минтруд в письме № 15-2/В-592 от 25.02.2026. Так, правила об электронном документообороте не распространяются на трудовые книжки, сведения о работе, приказы об увольнении и акты о несчастных случаях. Кроме того, нельзя перевести в электронный вид журналы всех видов инструктажей по охране труда.
Примечание редакции:
Если компания решила применять ЭДО в кадровой сфере, она должна составлять документы по установленным форматам, обеспечить фиксацию их получения, подписание электронной подписью и хранение. При этом работодатели вправе использовать собственную систему КЭДО, или федеральную платформу «Работа в России».