Кадровый документооборот в электронном виде в Беларуси уже перестал быть теорией. Для многих компаний это практичный способ ускорить согласования, сократить бумажный архив, уменьшить ручную нагрузку на кадровую службу и сделать взаимодействие с сотрудниками удобнее.
При этом переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве до сих пор вызывает у специалистов закономерные вопросы: законно ли это, как работает кадровый электронный документооборот, нужно ли согласие на электронный кадровый документооборот, какие документы можно перевести в цифру, а какие пока нет.
Основа для такого перехода в Республике Беларусь уже есть: Трудовой кодекс позволяет совершать ряд действий между нанимателем и работником в электронном виде, а электронный документ с ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ при соблюдении требований законодательства.
Сразу важно снять одно из главных опасений: обязательный переход на кадровый электронный документооборот в Беларуси сейчас не установлен. В статье 29¹ Трудового кодекса определены документы, которые могут создаваться в электронном виде, а решение о порядке их использования закрепляется локальными правовыми актами организации.
Переход на КЭДО сейчас — это выгодное управленческое решение компании для внутреннего удобства бизнеса и сотрудников.
Что такое кадровый электронный документооборот
Понятие кадрового электронного документооборота можно описать просто: это обмен кадровыми документами и кадрово значимыми действиями между нанимателем и работником в цифровом формате с возможностью надежной идентификации сторон и использования электронной цифровой подписи.
В электронном виде могут быть организованы предупреждение работника, получение от него согласия, ознакомление с локальными правовыми актами, приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами, а также обращения работника к нанимателю и другие действия, предусмотренные Кодексом.
Порядок осуществления электронного кадрового документооборота имеет и ограничения. В электронном формате не предусмотрены заключение, продление и изменение трудовых договоров, а также договоры о полной материальной ответственности. Поэтому КЭДО лучше строить не по принципу оцифровки всего массива документов, а внедрять последовательно переводом в электронный вид тех процессов, которые уже разрешены и технически управляемы.
Страхи кадровых специалистов
1. Законность КЭДО
Один из главных барьеров при переходе на кадровый документооборот в электронном виде — сомнение в том, что цифровые документы будут восприниматься наравне с бумажными. У кадровых специалистов возникает вопрос, примут ли такой формат внутри компании, при спорных ситуациях и при проверках. Особенно настороженно к этому относятся организации, где все кадровые процессы исторически строились только на бумаге.
Решение: снять этот барьер помогает кадровый ЭДО от ЭДиН с использованием ЭЦП, настройкой прозрачных маршрутов согласования и хранения документов в едином архиве.
2. Новая нагрузка на кадровиков
Часто опасение связано не с системой как таковой, а с тем, сколько вопросов она принесет после запуска. Если сотрудники не понимают, как войти в сервис, как подписывать документы и как подавать заявления, вся дополнительная нагрузка ложится на кадровую службу. Именно поэтому переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве нередко воспринимается как новый источник сложностей, а не как упрощение.
Решение: ЭДиН снижает нагрузку на кадровую службу за счет понятных пользовательских сценариев, базы знаний и привычных для сотрудников процессов подачи и подписания документов в одном сервисе.
3. КЭДО — это сложно
Пока компания не понимает, как работает кадровый электронный документооборот в ежедневных процессах, проект кажется слишком абстрактным. Отдельно бизнес интересует, как встроить новый процесс в привычную инфраструктуру. Без этого переход воспринимается как дублирование ручной работы, а не как оптимизация.
Решение: ЭДиН предлагает решить данный вопрос следующим образом: бухгалтер работает с кадровыми документами прямо из привычной учетной системы 1С, а сотрудник подключается через удобный и простой веб-интерфейс. Так минимизируются временные затраты для погружения в новый процесс для обеих сторон.
4. Электронный обмен и архив небезопасны
Когда речь идет о кадровых документах, компании оценивают не только удобство, но и то, насколько безопасно организованы доступы, хранение и контроль действий в системе. Для кадровой функции это особенно чувствительно, потому что в одном процессе сходятся и персональные данные, и вопросы надежности электронного архива. Поэтому сомнения обычно касаются сразу двух тем: защиты информации и того, насколько удобно будет искать, подтверждать и отслеживать документы в цифровом контуре.
Решение: ЭДиН уделяет особое внимание защите данных, используя строгие стандарты безопасности для обеспечения максимальной надежности и конфиденциальности информации, и позволяет подойти к внедрению системно — не только как к обмену файлами, а как к процессу с разграничением ролей, контролем доступа и хранением кадровых документов в единой цифровой среде.
5. КЭДО — это дорого
Еще один устойчивый барьер — ощущение, что кадровый ЭДО потребует больших затрат уже на старте. Часто кадровики и бизнес предполагают, что для запуска КЭДО нужно сразу получать ЭЦП на каждого сотрудника, а значит проект автоматически становится дорогим и сложным в масштабировании.
Решение: в ЭДиН доступен отдельный способ подписания через корпоративный email: при подписании сотрудник подтверждает действие одноразовым кодом, который приходит на корпоративную почту. Это значительно снижает порог входа в проект.
6. Минусы КЭДО весомее плюсов
Во многих компаниях сначала замечают не преимущества, а минусы электронного кадрового документооборота. Кадровиков смущают ограничения по отдельным документам, необходимость внутренних регламентов и вопросы хранения. Из-за этого проблемы электронного кадрового документооборота воспринимаются как серьезный риск еще до старта проекта.
Решение: чтобы эти риски не тормозили внедрение, ЭДиН позволяет запускать КЭДО поэтапно: сначала перевести в цифровой контур типовые кадровые документы, а затем расширять процессы без резкого изменения привычной работы отдела кадров.
Как перейти на кадровый электронный документооборот
Все страхи и барьеры перехода на КЭДО может закрыть простая осведомленность о процессе перехода и правовых основах формата работы. Ниже приведем пример, как выглядит последовательность перехода:
1. Определить процессы для цифровизации
Начинать стоит с понятных массовых сценариев: заявлений, ознакомлений, уведомлений, расчетных листков и типовых приказов.
2. Утвердить локальный порядок
Переход на КЭДО должен быть закреплен локальными правовыми актами компании.
3. Настроить работу с персональными данными
Важно определить роли участников процесса, порядок доступа и состав обрабатываемых данных.
4. Запустить пилот
Лучше начинать с пилотного проекта на одном процессе или ограниченной группе сотрудников, чтобы снизить сопротивление и собрать обратную связь.
5. Обучить сотрудников и кадровиков
Чтобы кадровый документооборот в электронном виде стал рабочим инструментом, нужны понятные инструкции, короткие маршруты действий и готовые сценарии.
Вывод для бизнеса
Главный вывод для белорусского бизнеса простой: сегодня вопрос уже не в том, существует ли кадровый документооборот в электронном виде как правовая возможность, а в том, как внедрить электронный кадровый документооборот правильно.
В ЭДиН мы помогаем пройти этот путь максимально удобно и без сопротивления. Если вы хотите организовать кадровый документооборот в электронном виде, обращайтесь за консультацией к нашим специалистам.