Предприятия любой формы собственности (частные или государственные) должны хранить бухгалтерскую документацию по определенным правилам, которые прописаны в законодательстве. Эти документы необходимы для проведения проверок работы организации или же для предоставления государственным органам по запросу. Как именно происходит хранение бухгалтерских документов, сроки в 2026 году рассмотрим в этой статье.
Как можно хранить бухгалтерские документы?
Вся бухгалтерская документация может хранится в оперативном (текущем) или архивном (временном и постоянном) формате. Оперативное хранение подразумевает сохранение документов в том подразделении организации, где они были созданы. Далее в зависимости от типа эти документы могут быть переданы на архивное хранение или уничтожены.
Хранение документов в организации по срокам бывают следующих типов:
1. Временное хранение до 10 лет.
2. Временное хранение более 10 лет.
3. Постоянное хранение.
Документы, которые хранятся более 10 лет (постоянно и более 10 лет), необходимо передавать в архив предприятия. Если документ не предназначен для хранения в архиве, весь срок обязательного хранения он должен находиться в соответствующей организации или ее структурном подразделении. После того, как срок хранения бухгалтерских документов закончился, документ подлежит уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Стоит отметить, что ряд документов с временным хранением можно передавать в архив, если руководитель предприятия считает их важными. Для определения важности временных документов также используют услуги экспертной комиссии. Она проводит ежегодную экспертизу документации для дальнейшей сортировки исполненной документации.
Правила хранения архивных документов
Передача документов в архив для хранения происходит на следующий год после их завершения делопроизводством. Они передаются в виде подготовленных дел. График передачи документов в архив на предприятии должен быть заранее утвержден и согласован. Это относится как к электронным, так и бумажным версиям документов.
Хранение документов бухгалтерского учета в бумажном виде подразумевает их перемещение в специально оборудованные помещения, где соблюдаются санитарные, температурные, световые режимы. Это требуется для того, чтобы документы не потеряли свои качества от длительного сберегания.
Документы в электронном виде могут передаваться и приниматься на съемных носителях или по сети. Выбор способа непосредственно зависит от размещения архива (локальное хранилище, центр обработки данных или облако).
В каждом электронном деле должны быть соответствующие метаданные, которые помогают при необходимости поиска документа. Также необходима электронная подпись сотрудников, которые передали и получили электронные дела. В целом, как и в бумажном делопроизводстве, важно заранее составить внутренний акт для регламентации этого процесса.
Если вы хотите наладить электронное хранение бухгалтерской документации, обращайтесь за консультацией в «ЭДиН». Наши специалисты помогут организовать весь процесс.