За работу в выходной или нерабочий праздничный день компенсация на выбор работника – двойная оплата или другой день отдыха (отгул). Работодатели просят работников использовать отгулы в ограниченный промежуток времени, пугая тем, что отгулы сгорят. В качестве обоснования приводят сроки хранения кадровых документов.
Разбираемся, что говорит закон и действительно ли неиспользованные дни отдыха могут исчезнуть без следа.
Отгул с точки зрения закона
Трудовой кодекс РФ не содержит такого термина, как отгул. На практике так называют другое время отдыха, предоставляемое вместо повышенной оплаты за работу:
- в выходной день;
- в нерабочий праздничный день;
- сверхурочно.
В статье мы для краткости будем использовать термин «отгул».
В качестве компенсации за сверхурочную работу или работу в выходной/нерабочий праздничный день работник вместо повышенной оплаты может выбрать другое время отдыха:
- за сверхурочную работу не менее времени, отработанного сверхурочно (в часах);
- за работу в выходной или праздник полный день отдыха, независимо от количества отработанных часов.
Если работник выбрал отгул, то оплата сверхурочных часов или работы в выходной/праздник производится в одинарном размере.
Срок использования отгула
Отгул по желанию работника может быть использован в течение одного года со дня работы в выходной или нерабочий праздничный день либо присоединен к отпуску, предоставляемому в указанный период.
Например, за работу 1 мая 2026 года работник должен отгулять до 1 мая 2027 года. После 12 месяцев работнику данный отгул уже не предоставляется, а за него при увольнении должна быть выплачена денежная компенсация.
Важный нюанс: нельзя использовать отгул авансом. Роструд в письме от 11.12.2025 N ПГ/29776-6-1 обратил внимание на то, что отгул является компенсацией, поэтому возможен только после того, как работник отработал сверхурочно или в выходной.
Компенсация за отгулы при увольнении
Если работник до даты увольнения не использовал все отгулы, то в окончательный расчет ему выплачивается разница между двойной оплатой работы в выходной или нерабочий праздничный день и фактически произведенной оплатой работы в этот день.
В расчет повышенной оплаты включается оклад (тарифная ставка) со всеми надбавками.
Например, у работника дневная ставка 3200 рублей. Надбавка районных коэффициент 1,15. В 2025 году работнику за работу в выходной день (01.05.2025) заплатили 3680 руб. Работник отгул не использовал. При увольнении 15.04.2026 работнику обязаны выплатить компенсацию за неиспользованный отгул.
Двойная оплата за работу в выходной составит:
3200 х 1,15 х 2 = 7360 руб.
Доплата за неиспользованный отгул:
7360 – 3680 = 3680 руб.
Указанная разница выплачивается работнику за все дни отдыха за работу в выходные или нерабочие праздничные дни, не использованные им в период трудовой деятельности у данного работодателя. Хоть за 10 лет работы.
Почему пугают сгоранием отгулов?
Многие работники слышали от начальства: «Используй отгул сейчас, иначе он сгорит». Причина в сроках хранения кадровых документов.
Привлечение работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день, а также сверхурочная работа и предоставленные в связи с этим отгулы фиксируются в приказе и табеле учета рабочего времени.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 N 236) табель имеет срок хранения 5 лет (статья 402). Приказы о привлечении к переработкам также имеют пятилетний срок хранения.
То есть через 5 лет работодатель в соответствии с архивным законодательством уничтожает документы по личному составу, в которых зафиксировано право работника на отгул.
Отсутствие указанных документов может повлечь за собой споры по количеству дней отгулов, которые должны работнику компенсировать. Следовательно, работодатель обязан вести какую-то дополнительную форму учета отгулов, но трудовым законодательством эта форма не предусмотрена.
Вывод
По закону отгулы не сгорают. Но истечение 5-летнего срока является риском потери отгула, так как в спорной ситуации без табеля учета рабочего времени или приказа сложно доказать факт переработки, которую работнику не компенсировали.
Автор Елена Пономарева/Ponomarela