Представьте: десятки ресторанов, сотни доставок в день и горы бумаг. Максим — ресторанная компания, которая больше 30 лет работает на рынке HoReCa. Она объединяет рестораны и кафе, кофейни, бары, доставку блюд и кейтеринг, а также производство полуфабрикатов, кондитерский цех, пекарню и обжарку кофе. Как помог Pyrus наладить единые процессы между ними: включая финансовую отчетность, HR-менеджмент, согласования и логистику — рассказал исполнительный директор Олег Киселев.
Финансы, бухгалтерия и логистика в единой системе
Все крупные расходы в компании фиксируются в форме «Бюджет». Ее заводит сотрудник, который хочет согласовать оплату: например, для проведения банкета или строительства нового ресторана. В задаче он прикладывает ссылку на таблицу, куда вносит всю необходимую информацию. Это нужно, чтобы указать все статьи в рамках бюджета: если для банкета их обычно 3-4, то для строительства объекта — от 100 и больше. Когда все статьи прописаны, бюджет проходит поэтапное согласование. Удобно, что все бюджеты можно посмотреть в едином реестре, быстро найти нужный файл и ответственных за расходы:
При помощи Pyrus в «Максим» также оптимизировали процесс доставки товаров, документов и посылок между точками. Да так, что средние затраты на внутреннюю логистику сократились в два раза. Если раньше доставки нигде не фиксировались, то теперь сотрудники заполняют заявку, где указывают все данные: сроки, содержимое доставки и оплату курьерам:
Заявка поступает в колл-центр, который отдает ее штатному курьеру или на аутсорс. Все формы из реестра выгружаются в виде отчета:
Поэтому все поездки оцифрованы, реальные затраты на внутреннюю логистику стали прозрачными для всех, а точки ресторанов напрямую влияют на расходы логистики. Результат впечатляет:
Мы оцифровали все точки, начали видеть свои затраты и считать по-другому. Теперь сотрудники лишний раз курьера за какой-нибудь бумажкой в другое заведение не отправят. В итоге мы сократили штат курьеров-водителей на 75%.
Кроме того, в Pyrus ведется график алкодеклараций на год, чтобы вовремя оформлять лицензии за каждый квартал и не остаться без алкоголя в барах и ресторанах:
HR-процессы: рекрутинг, медкнижки и чек-листы
Все начинается с «Заявки на поиск сотрудника». Ее заполняет управляющий рестораном или потенциальный руководитель:
Рекрутер размещает вакансию на HeadHunter, после чего все отклики добавляет в форму заявки. Здесь же коллеги обсуждают каждого соискателя и уточняют этапы.
Когда кандидата приняли, заводят карточку по форме «Новый сотрудник»: заполняют все данные и прикладывают сканы документов. После чего сотрудник приходит в офис и подписывает документы.
Есть также отдельные формы для отпуска:
И медкнижек: управляющие отправляют заявки, чтобы сотруднику назначили медосмотр, а потом прикладывают данные по результатам. При этом сотрудник получит сообщение о записи, подробные инструкции, а затем — уведомление о том, когда можно забрать медкнижку.
Мобильное приложение
Одним из ключевых преимуществ Pyrus для компании стало мобильное приложение, которым особенно удобно пользоваться сотрудникам, которые работают на разных точках или перемещаются между ними. А также — гибкая настройка всех ключевых процессов своими силами:
Мы перешли на Pyrus, в том числе, из-за удобного мобильного приложения, которым пользуются все наши сотрудники на точках. В итоге получили удобный инструмент, который позволил объединить все ключевые процессы в одном месте, настраивая и меняя их на ходу.
Контроль над всеми процессами в режиме онлайн позволил сделать их более прозрачными, а главное — увидеть возможности для оптимизации там, где и не предполагали.
Ключевые результаты:
Сокращение затрат на логистику в два раза благодаря оцифровке и прозрачности процессов.
Уменьшение штата курьеров-водителей на 75% за счет оптимизации доставок.
Единая система управления для финансов, HR и логистики в одном месте.
Мобильное приложение для удобства сотрудников на всех точках.
Автоматизация отчетности, включая бюджеты, алкодекларации и медкнижки.
Эти изменения позволили компании «Максим» не только сократить расходы, но и повысить эффективность работы на всех уровнях.
Хотите автоматизировать процессы у себя в компании? Заполните заявку, чтобы наш эксперт связался с вами и провел демонстрацию!