При переходе с 1С:УПП самым болезненным моментом становится перенос данных. Вы можете столкнуться со сложностями при выборе разделов в новой системе или волноваться, что информация перенесется не полностью, а работа на время миграции встанет.
Мы узнали у клиентов самые частые опасения перед переходом. В статье разберем, почему бояться не стоит, на что обратить внимание на этапе подготовки и какие проблемы действительно могут возникнуть — чтобы вы знали, к чему быть готовым при переносе данных в более актуальное решение.
Почему переход не так страшен, как кажется
Миграция на новую систему — это всегда выход из зоны комфорта. Привычная программа кажется родной и понятной, и вопрос «Зачем что-то менять?» возникает сам собой. Однако работа в системе, которая больше не обновляется, — это игра в рулетку с законодательством и стабильностью бизнеса. Чтобы ваши сомнения не мешали развитию, мы собрали самые популярные мифы о миграции данных и готовы их развеять
Не смогу работать во время переноса
Никто не отключает 1С:УПП во время миграции данных. До конца опытно-промышленной эксплуатации, когда будут выполнены тестовые расчеты, работа ведется параллельно в двух системах. Такой подход временно повышает нагрузку на сотрудников, но снижает риски ошибок.
В новой системе не будет привычных функций
В современных системах можно повторить большинство функций, которые есть в 1С:УПП. Даже если разделы будут работать иначе, задача будет выполнять так же (а может и более) эффективно. К тому же новые продукты можно настраивать и дорабатывать, как вам удобно. В нашей работе есть примеры, когда переход на новую конфигурацию позволил клиентам оптимизировать рабочие процессы благодаря функционалу, недоступному в старом решении.
Данные потеряются при переносе
Современные технологии миграции гарантируют полную сохранность всей необходимой информации. В оперативный контур новой системы можно перенести как все документы, так и их часть, отправив неактуальные в архив. Если вы решите, что полный перенос требует слишком много времени и вложений, вся информация сохранится в старой системе и ее можно будет извлечь при необходимости
Как подготовиться на этапе аудита
Переход на новое решение начинается с предпроектного обследования и анализа текущей системы. На этом этапе вам нужно честно оценить работу 1С:УПП и собрать основную информацию:
- какие блоки вы действительно используете — перенос лишних модулей потратит дополнительное время и деньги на оплату работы программистов 1С;
- в чем дорабатывалась система и зачем — эти знания позволят выбрать систему, где встроен нужный функционал, и не переплачивать за адаптацию или заранее учесть доработки в техническом задании;
- кто ключевые пользователи — система будет настраиваться и дорабатываться с их помощью и исходя из их потребностей, чтобы учитывать специфические настройки, необходимые для работы каждого подразделения;
- где узкие места — устранение зон, в которых чаще всего возникают задержки или трудности, позволит ускорить работу новой системы, снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить количество ошибок;
- что продолжают делать вручную — передача программе рутинных операций, которые сотрудники выполняют ежедневно, освободит их время для более важных дел;
- какие задачи выполняют в Excel — интеграция таблиц в общую систему позволит избежать ошибок из-за ручного ввода, повысить целостность и актуальность данных, безопасность и прозрачность процессов.
Результатом этого этапа станет карта текущих процессов и точек роста, с которой вы можете прийти к разработчику, чтобы более детально обсудить техническое задание.
Где подойдут типовые инструменты миграции
У «1С» есть типовые инструменты для перехода, которые хорошо подходят для переноса большей части данных:
- номенклатур, контрагентов, сотрудников и других справочников;
- остатков на дату переноса, включая запасы на складах, сальдо по счетам 60 и 62;
- базовых параметров учетной политики.
Однако типовой перенос не справится, если сильно отличается структура данных систем, 1С:УПП дорабатывался под вас или есть специфические бизнес-процессы с уникальными особенностями учета. Ошибки в прежней системе также помешают типовым инструментам перенести данные в новое решение.
Из-за чего чаще всего «ломается» типовой перенос
Отрицательные остатки. 1С:ERP или «1С:Комплексная автоматизация» по умолчанию не допускают отрицательных остатков в отличие от 1С:УПП. Если в данных ошибка и на складе числится «-5 единиц», при переносе эти записи не внесутся в систему.
Различия в аналитике. Поля в новой системе могут отличаться от тех, что есть в 1С:УПП. Например, «Направления деятельности» в 1С:ERP. При типовом переносе эти поля придется заполнять вручную. Или можно прописать отдельный скрипт, который перенесет данные из обусловленного раздела в нужное место.
История документов. Типовые инструменты переносят только остатки, не дублируя документы прошлых отчетных периодов. Для сохранения архивных данных в новой системе потребуется специально разработанный скрипт.
Какие детали требуют отдельного внимания
Если вы понимаете, что в вашем случае типовые инструменты переноса не требуют доработок, некоторые нюансы все равно лучше не пускать на самотек:
- заранее проверьте и структурируйте данные по зарплате: сверьте справочники, убедитесь в полноте кадровой истории и корректности начислений;
- после загрузки данных донастройте управленческий учет под специфику компании — он переносится не в полном объеме;
- в сложных проектах вводите некоторые данные вручную, чтобы уменьшить риск сбоев из-за нештатных ситуаций при автоматической миграции.
Заключение
Переход с 1С:УПП на более актуальное решение может показаться сложной задачей, но откладывать его не стоит. После отключения старой системы бизнес уже не сможет с ее помощью оперативно закрывать свои задачи, выполнять все требования законодательства, а затраты на ее поддержку будут расти.
Сейчас еще есть время начать переход осознанно и без спешки. К тому же, если страхи все еще побеждают, необязательно справляться в одиночку. Опытные специалисты помогут:
- выбрать оптимальное решение под задачи вашей компании;
- грамотно спланировать этапы миграции;
- сократить риск простоев и ошибок при переносе данных;
- обучить сотрудников работе с новой системой.
Если вы доверите техническую часть профессионалам, у вас будет больше времени на развитие вашего бизнеса.