Вступление, в котором два магазина продают одно и то же, но один едет на «Майбахе», а другой на «Запорожце»
Представьте двух соседей. Оба торгуют мужскими рубашками. Оба закупили товар на миллион рублей. Прошёл год. У первого соседа рубашки продались, он снова закупился, опять продал — и так шесть раз за год. Его миллион обернулся в шесть миллионов выручки. У второго соседа те самые рубашки, закупленные год назад, до сих пор висят на плечиках. Продал он их за год на полтора миллиона (чуть накинул сверху). Его миллион обернулся полтора раза.
Вроде бы оба не в убытке. Но кто из них через пять лет купит дом у моря, а кто будет донашивать старые рубашки сам? Ответ очевиден.
Вот об этом и пойдёт речь — об оборачиваемости запасов. О том, как быстро ваш товар превращается в деньги, а деньги — снова в товар. И о том, почему скорость этого круговорота важнее, чем наценка в одиночку.
Что такое оборачиваемость и с чем её едят (в прямом смысле)
Если совсем просто: оборачиваемость показывает, сколько раз за период (обычно за год) вы продали и снова закупили свой средний остаток.
Есть два способа измерить — как в старом анекдоте про сантиметры и дюймы. Оба правильные, просто разные углы зрения.
Способ первый. В разах (коэффициент оборачиваемости)
Формула простая, как три копейки:
Оборачиваемость (раза) = Себестоимость проданных товаров за год ÷ Средний остаток на складе за тот же год
Пример. Вы продали за год товаров на 10 миллионов (по закупочным ценам). А средний остаток на складе (посчитали как (остаток на 1 января + остаток на 31 декабря)/2) составил 2 миллиона. Делим 10 на 2 — получаем 5. Значит, ваши запасы обернулись 5 раз за год.
Что это значит? Примерно каждые 73 дня (365/5) вы полностью обновляли свой склад.
Способ второй. В днях
Оборачиваемость (дней) = 365 ÷ Коэффициент оборачиваемости
Или прямая формула: (Средний остаток × 365) ÷ Себестоимость проданных товаров
В том же примере: 365/5 = 73 дня. То есть в среднем товар лежит на складе 73 дня, прежде чем его раскупят.
Какой способ выбрать? Оба хороши. В днях понятнее операционке: «наш товар задерживается на 2,5 месяца». В разах — финансистам: «оборачиваемость 5, это нормально для нашей отрасли». Я советую держать перед глазами оба показателя.
А теперь главный вопрос: сколько должно быть — много или мало?
Не спешите радоваться, если у вас оборачиваемость 20 раз в год. И не паникуйте, если 2 раза. Тут всё зависит от того, чем вы торгуете.
Примеры из жизни:
- Скоропорт (молоко, хлеб, цветы) — оборачиваемость 30–50 раз в год. Иначе продукт испортится.
- Бытовая химия, косметика масс-маркета — 6–8 раз в год.
- Одежда и обувь (средний сегмент) — 3–4 раза в год. Сезонность, чёрт бы её побрал.
- Ювелирка, дорогая техника, мебель — 1–2 раза в год. Здесь каждая продажа — событие.
- Запчасти к редким автомобилям — может быть 0,2 раза в год (одна продажа в 5 лет). И это нормально, потому что иначе клиент не дождётся.
Вывод: не сравнивайте оборачиваемость вилки с оборачиваемостью холодильника. Сравнивайте с собой прошлым и со средними по вашей нише.
А что будет, если оборачиваемость слишком высокая?
Казалось бы, чем выше — тем лучше. Деньги быстро возвращаются, можно снова закупаться, расти. Но есть подводный камень.
Слишком высокая оборачиваемость (например, товар заканчивается каждые 2 дня) означает, что вы постоянно сидите на грани дефицита. Один сбой в поставке — и полка пуста. Клиент уходит к конкуренту. Плюс вы вынуждены заказывать маленькими партиями, платить за каждую доставку отдельно, теряя на логистике.
Золотая середина: оборачиваемость настолько высокая, насколько это возможно без потери наличия товара. Оптимальный ритм — заказывать так, чтобы новый товар приезжал ровно в тот момент, когда старый почти кончился, но ещё не кончился. Это называется «уровень сервиса», но о нём в следующий раз.
А если слишком низкая? Спектакль «Мёртвые души» на вашем складе
Низкая оборачиваемость — это не всегда катастрофа. Дорогие товары, сезонные позиции вне сезона, специфические запчасти — у них низкая оборачиваемость заложена в бизнес-модель.
Но есть одно «но». Если товар с низкой оборачиваемостью ещё и не приносит высокой маржи — он съедает ваш капитал. Деньги лежат на полке, а могли бы работать. Плюс вы платите за аренду склада, за охрану, за налог на имущество. И каждый день, пока товар не продался, вы теряете альтернативную прибыль (те самые деньги, которые могли бы заработать, вложив их в другой товар).
Есть даже формула, которую я называю «индикатор пора бить тревогу»:
Если оборачиваемость товара в днях больше срока годности (для скоропорта) — списывайте немедленно.
Если оборачиваемость больше 180 дней, а маржа ниже 50% — переводите на дозаказ.
Если оборачиваемость больше 365 дней — «мёртвый запас», уценка или выбросить.
Как найти чёрную дыру: пошаговая инструкция в Excel (с историями)
Хватит теории. Сейчас сделаем руками.
Шаг 1. Собираем данные. Вам понадобятся за последний год (или хотя бы полгода):
- Список товаров.
- Себестоимость проданных товаров (можно взять сумму продаж в закупочных ценах) — для каждого товара за период.
- Остатки на начало периода и на конец периода (для расчёта среднего остатка).
Если данных по себестоимости нет — можно использовать выручку в продажных ценах, но результат будет завышен (потому что включает вашу наценку). Для прикидки сойдёт, но для точности берите себестоимость.
Шаг 2. Считаем средний остаток. Для простоты: (Остаток на начало + Остаток на конец) / 2. Если у вас есть помесячные остатки — лучше среднее арифметическое за все месяцы.
Шаг 3. Считаем оборачиваемость в разах. = Себестоимость проданного / Средний остаток
Шаг 4. Считаем оборачиваемость в днях. = 365 / Оборачиваемость в разах (или = (Средний остаток * 365) / Себестоимость)
Шаг 5. Раскрашиваем светофором. Вводим условное форматирование:
- Зелёный — оборачиваемость выше целевого значения (ваша норма).
- Жёлтый — около нормы (плюс-минус 20%).
- Красный — ниже нормы, залеживается.
Пример живой. Таблица для маленького магазина «Всё для чая»
Что видим: Чайники и термосы лежат долго — по 4-6 месяцев. Надо или стимулировать продажи (скидки, наборы с чаем), или убирать с постоянного склада в дальнюю зону, а лучше — перевести на предзаказ.
Живая история про то, как оборачиваемость спасла бизнес (или нет)
Один мой знакомый открыл магазин детских игрушек. Закупил всего и много — чтобы выбор был богатый. Через полгода обнаружил, что деньги кончились, а склад забит. Пригласил меня посчитать оборачиваемость.
Смотрим: мягкие игрушки (огромные медведи) — оборачиваемость 0,5 раза в год, то есть продаётся один медведь за два года. А занимают они полсклада. Маржа на них — 30% (невысокая для такого залёживания). Конструкторы Lego — оборачиваемость 12 раз в месяц! Но их постоянно нет в наличии, потому что он заказывал мало.
Что сделали:
- Медведей — распродали с дисконтом 70% (всё равно дешевле, чем платить за аренду ещё год). Больше не заказываем, только под конкретного клиента.
- Конструкторов — увеличили средний остаток вдвое, чтобы не допускать дефицита. Оборачиваемость упала до 6 раз — но зато они всегда есть на полке, продажи выросли на 40%.
- Освободившееся место отдали под настольные игры (оборачиваемость 4 раза, маржа 50%) — и получили дополнительную прибыль.
Через три месяца магазин вышел в плюс. А через год знакомый купил вторую точку. Мораль: оборачиваемость — это компас, который показывает, куда дуть.
Ошибки, которые превращают анализ в фарс (список свидетелей)
Ошибка первая. Считают выручку вместо себестоимости. Получают космические цифры, радуются, а потом не понимают, почему денег нет. Потому что выручка включает наценку, а она не возвращается на закупку в полном объёме.
Ошибка вторая. Берут период в один месяц. Сезонный товар в межсезонье покажет нулевую оборачиваемость, вы его вычеркнете, а в сезон — хлоп, а его нет. Берите минимум 3-6 месяцев, а лучше год.
Ошибка третья. Игнорируют неравномерность поставок. Если вы закупили товар большой партией раз в год, а продаёте равномерно — средний остаток будет высоким, оборачиваемость низкой. Но это не потому, что товар плохо идёт, а потому что вы просто не хотите возить часто. Тут надо считать по-другому — смотреть на период между поставками. Но об этом — в продвинутой версии.
Ошибка четвёртая. Сравнивают оборачиваемость разных категорий в одной куче. Сравнивать оборачиваемость зубной пасты и электробритвы — всё равно что сравнивать километры с литрами. Делайте анализ отдельно по каждой группе товаров.
Когда низкая оборачиваемость — это хорошо? (Да, бывает)
Удивительно, но есть ситуации, когда вы хотите низкую оборачиваемость.
Случай первый. Вы — производитель. Вы держите склад сырья, чтобы не остановить завод из-за сбоя поставки. Оборачиваемость сырья может быть 2-3 раза в год — это страховка.
Случай второй. Вы торгуете товарами с растущей ценой. Например, вином. Вы купили партию бордо по 10 евро, через год оно стоит 12, через два — 15. Низкая оборачиваемость здесь — это инвестиция.
Случай третий. Вы — дистрибьютор с эксклюзивным контрактом. Клиенты готовы ждать, дефицита конкурентам не создать. Можно держать небольшой остаток и заказывать под заказ. Тогда оборачиваемость формально низкая (потому что остаток мал?), нет — тут логика другая.
В общем, не демонизируйте низкую оборачиваемость. Просто всегда знайте, почему она такая.
Как же сделать такую таблицу в Excel? Давайте попробуем
Я подготовил для вас CSV-файл, который вы легко откроете в Excel. Все формулы уже внутри — просто скопируйте текст ниже, вставьте в Блокнот (или любой текстовый редактор), сохраните с именем Оборачиваемость.csv (важно: расширение .csv, а не .txt). Потом откройте этот файл в Excel — и таблица готова к работе.
Товар;Остаток на начало периода (руб);Остаток на конец периода (руб);Средний остаток (руб);Себестоимость продаж за период (руб);Оборачиваемость (раз);Оборачиваемость (дней);Норма (дней);Светофор (текст)
Чай чёрный "Ассам";20000;30000;=(B2+C2)/2;500000;=E2/D2;=ЕСЛИОШИБКА(365/F2;"∞");30;=ЕСЛИ(G2<=H2;"Зелёный";ЕСЛИ(G2<=H2*1,2;"Жёлтый";"Красный"))
Чай зелёный "Сенча";35000;25000;=(B3+C3)/2;300000;=E3/D3;=ЕСЛИОШИБКА(365/F3;"∞");30;=ЕСЛИ(G3<=H3;"Зелёный";ЕСЛИ(G3<=H3*1,2;"Жёлтый";"Красный"))
Заварочный чайник 0.5л;60000;40000;=(B4+C4)/2;150000;=E4/D4;=ЕСЛИОШИБКА(365/F4;"∞");90;=ЕСЛИ(G4<=H4;"Зелёный";ЕСЛИ(G4<=H4*1,2;"Жёлтый";"Красный"))
Термос 1л нерж.;45000;35000;=(B5+C5)/2;80000;=E5/D5;=ЕСЛИОШИБКА(365/F5;"∞");90;=ЕСЛИ(G5<=H5;"Зелёный";ЕСЛИ(G5<=H5*1,2;"Жёлтый";"Красный"))
Набор ложек чайных;10000;5000;=(B6+C6)/2;40000;=E6/D6;=ЕСЛИОШИБКА(365/F6;"∞");60;=ЕСЛИ(G6<=H6;"Зелёный";ЕСЛИ(G6<=H6*1,2;"Жёлтый";"Красный"))
Подставка под горячее;5000;7000;=(B7+C7)/2;20000;=E7/D7;=ЕСЛИОШИБКА(365/F7;"∞");60;=ЕСЛИ(G7<=H7;"Зелёный";ЕСЛИ(G7<=H7*1,2;"Жёлтый";"Красный"))
Важно: разделитель в CSV — точка с запятой ;. Если ваш Excel ожидает запятую (,), то перед сохранением замените все ; на , в тексте файла. Или при импорте в Excel укажите точку с запятой как разделитель. При сохранении CSV-файла с русскими буквами для Excel важно выбрать правильную кодировку, иначе вместо текста будут кракозябры. Лучший вариант — UTF-8 с меткой BOM (UTF-8-BOM). Именно эту кодировку Excel на Windows понимает без плясок с бубном. Альтернатива для старого Excel (совместимость на 100%): сохранить в кодировке Windows-1251 (ANSI). Тогда русский текст точно будет читаться, но эта кодировка не поддерживает символы за пределами кириллицы (например, евро, смайлы). В Блокноте это называется «ANSI».
Мой совет: Если вы будете открывать файл двойным щелчком в Excel — сохраняйте как UTF-8 с BOM. Если откроется с иероглифами — повторите сохранение в Windows-1251.
Что вы получите после открытия
- Столбцы A–I заполнены данными и формулами.
- В столбце D (Средний остаток) формула =(B2+C2)/2 — можно заменить на =СРЗНАЧ(диапазон с помесячными остатками).
- В столбце F (Оборачиваемость в разах) — если средний остаток = 0, формула выдаст ошибку, но она обработана.
- В столбце G (Оборачиваемость в днях) — ошибки превращаются в символ бесконечности ∞.
- Столбец I (Светофор текстом) — автоматически ставит «Зелёный», «Жёлтый» или «Красный» в зависимости от сравнения с нормой.
- Норму (столбец H) вы можете менять под свои товары.
Если хотите, чтобы ячейки сами красились в зелёный/жёлтый/красный (без текста):
Выделите столбец G (Оборачиваемость в днях).
Главная → Условное форматирование → Создать правило → Использовать формулу.
Для зелёного:
=$G2<=$H2 → Формат → Заливка зелёная.
Для жёлтого:
=И($G2>$H2; $G2<=$H2*1,2) → заливка жёлтая.
Для красного:
=$G2>$H2*1,2 → заливка красная.
После этого столбец I (текст) можно удалить или оставить для наглядности.
Если хотите более продвинутый шаблон (с категориями и сводной). Создайте второй лист (назовём «Нормы»). А в основном листе добавьте столбец Категория (например, между столбцами A и B). И в столбце Норма используйте =ВПР(B2;Нормы!$A$2:$B$10;2;0). Тогда норма будет подтягиваться автоматически.
Заключение, в котором мы считаем на салфетке
Всё, что мы сегодня обсудили, умещается на одной салфетке (или в голове):
- Посчитайте оборачиваемость в разах и днях для каждого товара.
- Сравните с целевыми значениями по вашей нише.
- Для тех, у кого слишком быстро (дефицит) — увеличьте запас.
- Для тех, у кого слишком медленно и при этом низкая маржа — избавляйтесь.
- Для товаров с медленной оборачиваемостью, но высокой маржой — оставьте, но положите подальше на складе.
И помните: деньги любят бегать. Чем чаще ваш товар превращается в деньги, а деньги — снова в товар, тем быстрее вы станете тем самым соседом на «Майбахе».