Прозрачность и контроль: опыт внедрения электронной исполнительной документации в Sminex
В статье руководитель группы BIM-управления строительством в Sminex, делится опытом перехода от бумажного документооборота к электронной исполнительной документации. Она рассказывает о трудностях, с которыми столкнулась компания, и о достигнутых результатах после внедрения цифровых решений.
Проблема бумажного документооборота
Раньше все акты и журналы велись на бумаге, что приводило к потере документов, задержкам и отсутствию прозрачности.
Возможности электронного формата
С 2023 года, после разрешения Минстроя РФ, Sminex перешла на электронную документацию. Это позволило:
- видеть состояние документов в реальном времени;
- задавать регламенты и сроки;
- отслеживать метрики и контролировать процесс;
- избегать путаницы с бумагами.
Выбор решения
Компания рассматривала создание собственного ПО, но выбрала готовую платформу HARDROLLER за её возможности интеграции и управления процессами.
Пилотный проект
В ходе тестирования стало ясно, что электронная система позволяет контролировать процесс согласования и выявлять узкие места.
Масштабирование и культура
После успешного пилота компания столкнулась с трудностями при полном отказе от бумаги, включая необходимость обучения сотрудников и подрядчиков работе с электронными подписями.
Аналитика и интеграции
Внедрение дашбордов в Power BI позволило визуализировать данные и принимать обоснованные решения. Открытое API HARDROLLER обеспечило интеграцию с другими системами.
Результаты
Электронная документация работает в 16 проектах, что привело к:
- сокращению трудозатрат подрядчиков в 3 раза;
- прозрачности процессов;
- полному отказу от бумаги.
