Собственник: «Олег, выручка растет, а прибыль стоит на месте. Я ничего не понимаю. Налоги не выросли. Аренда не выросла. А денег нет».
Я: «А вы считаете скрытые расходы?»
Он: «Какие скрытые? У меня все прозрачно».
Я: «Давайте посмотрим».
Через час мы нашли 5 скрытых расходов, которые съедали 15% прибыли.
Коротко
У каждого бизнеса есть расходы, которые вы не замечаете.
Они не горят. Не стонут. Не просят внимания.
Они просто тихо едят вашу прибыль каждый месяц.
По отдельности они кажутся ерундой.
Вместе - до 15% от вашей прибыли.
Вот 5 самых частых скрытых расходов.
Расход 1. Подписки, которые не используют
Как это выглядит
Вы когда-то подписались на:
- CRM (тариф на 50 пользователей, а работает 20)
- сервис рассылок (платите за 10 000 писем, а отправляете 1 000)
- антивирус на все компьютеры (а три компьютера уже год не работают)
- доступ к базе данных (которую никто не открывал полгода)
Все это списывается с карты автоматически.
Вы не замечаете.
Год за годом.
Что увидели в цифрах
В одной компании нашли:
- подписка на Photoshop для дизайнера, который уволился год назад - 15 000 в год
- сервис аналитики, который никто не открывал - 12 000 в год
- хостинг для сайта, который уже не работает - 8 000 в год
Потери: 35 000 руб в год.
Что делать
Соберите все регулярные платежи за последние полгода.
По каждому спросите: «Кто этим пользуется? Когда в последний раз? Реально нужно?»
Если ответа нет - отключите.
Расход 2. Банковские комиссии и эквайринг
Как это выглядит
Вы платите:
- за обслуживание счета
- за каждый платеж
- за SMS-информирование
- за интернет-банк
- за эквайринг (2-3% с каждой оплаты картой)
Вы привыкли. Думаете: «ну так у всех».
Что увидели в цифрах
Оборот 10 млн в месяц.
Эквайринг - 2,5% = 250 000.
Комиссии банка - еще 15-20 000.
Итого 270 000 в месяц. 3,2 млн в год.
А есть банки с эквайрингом 1,5%.
Потери: 1,2 млн руб в год.
Что делать
Раз в год устраивайте тендер среди банков.
Соберите предложения 3-5 банков.
Покажите своему банку - пусть бьются за вас.
Пересмотрите тариф эквайринга.
Расход 3. Сверхурочные и переработки
Как это выглядит
Сотрудники задерживаются после работы.
Приходят в выходные.
Пишут вам в 22:00.
Вы думаете: «Какие ответственные!»
А они думают: «Я не успеваю за 8 часов, потому что работы много».
Почему работы много?
Потому что:
- процессы не настроены
- задачи ставятся нечетко
- люди отвлекаются на ерунду
- кто-то не делает свою работу, и ее перекладывают на других
Что увидели в цифрах
Склад работал с 9 до 21, потому что не успевали обрабатывать заказы.
Платили сверхурочные - 200-300 тыс в месяц.
Оказалось:
- две смены работают неэффективно (курят, пьют чай)
- маршруты не оптимизированы
- часть заказов можно было отдать на аутсорс
Оптимизировали.
Склад стал работать с 9 до 18.
Экономия - 2,5 млн в год.
Что делать
Посчитайте реальные переработки за последний месяц.
Переведите в деньги.
Спросите: «Почему люди не успевают?»
Ищите причину в процессах, а не в людях.
Расход 4. Штрафы, пени, неустойки
Как это выглядит
- опоздали с отгрузкой - штраф клиенту
- забыли оплатить налог вовремя - пени от налоговой
- не продлили договор аренды вовремя - неустойка
- ошиблись в документах - штраф от контрагента
- просрочили отчет - штраф от регулятора
Вы думаете: «это форс-мажор, бывает».
Раз в год - бывает.
Раз в месяц - это не форс-мажор.
Это дыра в процессах.
Что увидели в цифрах
Строительный подрядчик срывал сроки сдачи документов заказчику.
Штрафы - 50-100 тыс в квартал.
Причина: юрист загружен, не успевает проверять.
Наняли помощника юриста за 40 тыс в месяц.
Штрафы прекратились.
Экономия: 350 тыс в год.
Что делать
Соберите все штрафы и пени за последний год.
Посчитайте сумму.
По каждому спросите: «Как сделать, чтобы это не повторилось?»
Расход 5. «Лишние» люди
Как это выглядит
У вас есть сотрудники, которые:
- работают, но результат не виден
- всегда заняты, но чем - непонятно
- без них «никак», но что именно они делают - не объяснят
Вы держите их годами.
Платите зарплату.
Терпите.
Что увидели в цифрах
Пришел новый финдир, начал смотреть эффективность.
Нашел:
- кладовщик, который «помогает на отгрузках» - 45 000 в месяц. За месяц помог на 2 часа.
- бухгалтер по зарплате - 60 000 в месяц. Начисляет зарплату 15 числа, в остальное время «помогает с первичкой». Первичку за нее делают другие.
- менеджер по закупкам - 70 000 в месяц. Закупает канцелярию и воду. Раз в месяц.
Сумма - 175 000 в месяц. 2,1 млн в год.
Оптимизировали. Экономия - 150 000 в месяц.
Что делать
Составьте список всех сотрудников.
По каждому напишите: что конкретно он делает? какой результат? сколько времени занимает реальная работа?
Если приносит меньше, чем получает - у вас проблема.
Что сказал собственник
«Я 10 лет думал, что у меня все под контролем.
Оказалось, что я не видел 15% расходов.
Подписки - 35 тыс в год.
Банк - 1,2 млн в год.
Переработки - 2,5 млн в год.
Штрафы - 350 тыс в год.
Лишние люди - 2,1 млн в год.
Итого - 6,2 млн в год.
6 миллионов я просто выбрасывал.
Сейчас раз в квартал пересматриваю все расходы.
Подписки отключаю ненужные.
Банки меняю каждые 2 года.
Переработки контролирую.
Штрафы снизил до нуля.
Лишних людей больше нет.
Прибыль выросла на 15% без увеличения продаж».
Чек-лист. Ищем невидимые расходы
Подписки
- Есть подписки, которые никто не использует?
- Можно перейти на более дешевый тариф?
- Давно пересматривали список?
Банки
- Какой процент вы платите за эквайринг?
- Есть банки с более выгодными условиями?
- Давно торговались со своим банком?
Переработки
- Есть сотрудники, которые постоянно задерживаются?
- Посчитали стоимость этих переработок?
- Почему они не успевают за 8 часов?
Штрафы
- Какие штрафы были за последний год?
- На какую сумму?
- Что сделано, чтобы они не повторялись?
Люди
- Есть сотрудники, результат которых не виден?
- Кто из них реально нужен?
- Кого можно отдать на аутсорс?
P.S. Про MAX
В MAX я каждый день показываю, как находить такие дыры.
P.P.S. Прямо сейчас.
Откройте банк.
Посмотрите списания за последний месяц.
Найдите три подписки, про которые вы забыли.
Отпишитесь от них.
Это займет 10 минут.
А деньги будут приходить каждый месяц.