Участие в тендере часто превращается в формальность. Заказчик копирует старые документы, поставщик предлагает типовое решение. В итоге на объекте оказываются люди не той квалификации, не в то время и не за те деньги, на которые вы рассчитывали.
Как руководитель направления по работе с ключевыми клиентами, я вижу, что успешный старт проекта зависит от четкости пунктов в вашем первоначальном запросе.
Частая ошибка при проведении тендера — сравнение ставок «в лоб». Вы видите цифру за час работы и выбираете минимальную. Однако через месяц выясняется, что бюджет превышен или за указанный бюджет подрядчику не удалось найти нужного персонала. Причина кроется в техническом задании: если в нем нет деталей, поставщик закладывает в цену только базовые условия.
Каждый пункт логистики и обеспечения влияет на стоимость. Если вы их не фиксируете, вы сравниваете неполные цены.
Вот четыре пункта, которые обязательно должны быть в вашем запросе, чтобы цена стала финальной.
1. Условия размещения и вахта
Укажите сразу: требуется ли размещение сотрудников? Если да – то есть ли у объекта общежитие или подрядчик должен организовать вахту самостоятельно?
Второй момент – удаленность объекта, которая может повлечь необходимость организации трансфера для сотрудников – этот момент тоже лучше продумать заранее. Если у вас уже есть свой трансфер для сотрудников - сообщите об этом.
Лайфхак: Вы можете заранее обратиться в компанию по аутсорсингу персонала и запросить анализ местного рынка труда. Это поможет получить ответы на ключевые вопросы:
§ Хватит ли местных специалистов, которые смогут добираться до работы самостоятельно?
§ Потребуется ли привлекать сотрудников из соседних районов и организовывать корпоративный трансфер?
§ Или же на местном рынке нет нужного количества квалифицированных кадров, и стоит сразу планировать вахтовый метод работы?
В серьезных компаниях в штате есть аналитики, которые используют профессиональные инструменты для оценки рынка труда, что гарантирует объективность выводов.
Многочисленные кейсы доказывают: качественный анализ на старте — это надежная страховка вашего проекта от рисков и ошибок.
Еще один момент, который нельзя упускать — питание. Надо заранее продумать, где и как будут питаться сотрудники.
Варианты могут быть разными: собственная столовая на площадке, доставка готовых рационов, выдача сухпайков или компенсация за питание. Важно зафиксировать выбранный формат в техзадании.
На современном рынке аутсорсинга уже стало стандартом предоставлять линейному персоналу хотя бы минимальное питание — горячий обед или талоны на еду. Это не просто «бонус», а инструмент снижения текучести и поддержания работоспособности. Сотрудник, который знает, что его накормят, работает стабильнее и реже уходит в середине смены.
Если вы не прописали вопрос с питанием, поставщик не включит его в расчет. В итоге вы получите ставку ниже рынка, но столкнетесь с тем, что люди уходят к конкурентам, где этот вопрос решен. Или вам придется организовывать питание экстренно, уже в процессе работы, по завышенным ценам.
Аренда жилья, трансфер и питание — это существенные расходы. Если подрядчик не знает об этом заранее, он не включит их в ставку. В итоге вы получите счет сверх бюджета или персонал, которому негде жить.
2. Обеспечение формой и средствами индивидуальной защиты (СИЗ)
Четко пропишите, кто закупает специальную одежду и средства индивидуальной защиты.
Если это задача подрядчика опишите полный набор спецодежды и СИЗ, который необходим персоналу. Зимняя куртка и летняя футболка стоят по-разному. Если вы не уточнили этот пункт, поставщик предложит минимальную комплектацию, которая может не соответствовать вашим стандартам безопасности или корпоративному стилю. Замена формы в процессе работы всегда дороже, чем включение ее в изначальный расчет.
3. Медицинские книжки и допуски
Для многих сфер (пищевая промышленность, торговля, медицина) наличие действующих медицинских книжек обязательно.
Укажите, кто оплачивает их оформление и продление. Это прямые затраты на каждого сотрудника. Кроме того, уточните требования к допускам (например, работа на высоте или с электроинструментом). Обучение и аттестация стоят денег. Если это не учтено в техзадании, вам придется оплачивать это отдельно или останавливать работу для прохождения инструктажей.
4. Документооборот для старта
Пропишите, какие документы компания-подрядчик должна предоставить для заключения договора и допуска людей на объект, чтобы избежать ситуации, когда выбранный вами партнер не сможет оказать услуги по бюрократическим причинам.
Лайфхак 2: Лучший способ получить действительно максимально корректную цену, в которой не будут «заложены» дополнительные страховки и неучтенные затраты – это организовать очную встречу с подрядчиком с доступом на площадку: менеджер с хорошим опытом сам знает на что обратить внимание и какие вопросы задать. Отношения, начинающиеся с личного общения на объекте – самые прочные и успешные с самого старта.
Итог
Каждый из перечисленных пунктов несет за собой дополнительные затраты. Если вы не указываете их в техническом задании, вы получаете не финальную цену, а лишь примерную базу. Сравнивать такие предложения некорректно: вы сопоставляете «голую» ставку с полным сервисом.
Прозрачное техзадание защищает ваш бюджет от скрытых платежей, а проект — от срывов. Закладывайте все условия на старте, чтобы цена в договоре соответствовала реальности.
И небольшой бонус: короткий бриф для расчета стоимости аутсорса
Наименование клиента_____________________________________________________________
Вид деятельности__________________________________________________________________
Контактное лицо___________________________________________________________________
Адрес объекта____________________________________________________________________
Наличие/необходимость корпоративного транспорта (нужна ли развозить персонал, есть ли уже трансфер, которым могут пользовать сотрудники или организация транспорта будет на подрядчике)______________________________________________________________________
Требуемые должности_____________________________________________________________
Количество персонала (всего/в смену)________________________________________________
График персонала (количество часов в смене, количество рабочих дней производства, сколько смен- день/ночь по 11ч или день ночь в 3 смены по 8 часов и т.д.)
_________________________________________________________________________________
Наличие бригадира/менеджера (работающий или выделенный) со стороны подрядчика
_________________________________________________________________________________
Особенности площадки (температурный режим, тяжесть, шум, запах)
_________________________________________________________________________________
Спец одежда (нужна или нет, кто обеспечивает, какая)__________________________________
Наличие шкафчиков для переодевания_______________________________________________
Мед книжка_______________________________________________________________________
Прочие документы(аттестации, допуски и т.д.)_____________________________________________
Необходимость инвентаря/оборудования/материалов _____________________________________
Наличие аккредитации, как частного агентства занятости (ЧАЗ)?______________________________
Штрафные санкции____________________________________________________________________