Когда сотрудник меняет паспорт, у работодателя возникает логичный вопрос: нужно ли вносить изменения в трудовой договор и куда еще?
📜 Что говорит закон
Закон не обязывает работника заново предоставлять паспортные данные после их изменения, если трудовой договор уже заключен. Однако для корректного учета и отчетности (например, при направлении сведений в СФР) работодателю необходимы актуальные данные.
Чтобы избежать проблем, лучше закрепить обязанность работника уведомлять о смене персональных данных в локальном нормативном акте (например, в Положении о работе с персональными данными). Там же можно установить разумный срок, например, 5 рабочих дней.
✍️ Документы, которые нужно оформить
Заявление работника
Форма заявления произвольная, но оно должно содержать просьбу внести изменения в кадровые документы в связи со сменой паспорта. К заявлению нужно приложить копию нового паспорта.
Приказ о внесении изменений
На основании заявления издается приказ о внесении изменений в учетные документы. Унифицированной формы нет, поэтому приказ составляется в произвольном виде.
📄 Нужно ли вносить изменения в трудовой договор?
Единой позиции по этому вопросу нет.
Позиция 1 (консервативная)
Некоторые специалисты и онлайн-инспекция рекомендуют заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы внести в него новые сведения.
Позиция 2 (упрощенная)
Другие эксперты считают, что заключать дополнительное соглашение необязательно, так как смена паспорта не меняет условия труда, а лишь корректирует сведения о работнике. В этом случае изменения вносятся путем зачеркивания старых данных и надписывания новых прямо в экземпляре договора, хранящемся у работодателя. Сотрудник должен быть ознакомлен с этими правками под подпись.
📋 Куда еще нужно внести изменения?
Помимо трудового договора, необходимо обновить данные в следующих документах и системах:
- Личная карточка работника (форма Т-2). Это обязательный документ, если компания не отказалась от его ведения.
- Учетные системы. В обязательном порядке нужно обновить паспортные данные в программах 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и других используемых системах для корректного формирования отчетности.
- СФР (бывший ПФР). Необходимо направить в Социальный фонд России (СФР) сведения об изменении персональных данных (по форме АДВ-2) в установленные сроки.
- Военный учет. Если сотрудник состоит на воинском учете, нужно проинформировать военкомат об изменении его данных.
- Другие документы. При необходимости следует обновить данные в доверенностях, выданных на имя сотрудника, и в локальных нормативных актах, где указаны его паспортные данные.