Их не видно в планировании, но они могут ощутимо бить по карману. Слитое топливо, внеплановый ремонт, пустые пробеги, штрафы и простои — за всем этим тоже важно следить. Кажется, невозможно вести учет всего и сразу. Но мы уже нашли решение — оно в конце статьи.
Разобрались, где искать скрытые расходы и как их избежать.
Следите за расходом топлива
Дело не только в росте цен. Иногда это воровство. Водители сливают топливо, используют поддельные документы о заправке или договариваются о «недоливе», чтобы потом сбывать излишки. Не забудем и о расходе топливо. Например, резкие старты и торможения увеличивают расход топлива.
Чтобы снизить расходы:
- Используйте системы мониторинга вроде GPS и датчики уровня топлива. Это помогает экономить до 30%.
- Заключайте контракты с оптовыми поставщиками для фиксированных цен на топливо, что защищает от колебаний и инфляции.
- Обучайте водителей экономичному стилю вождения, включая плавный разгон и торможение, а также поддержание оптимальной скорости.
Анализируйте реальную работу автопарка
Встать посреди трассы из-за поломки — нормальная история. Но бизнесу это грозит потерей денег из-за штрафов. Чтобы таких ситуаций было меньше, стоит следить за графиком техобслуживания и общей работой автопарка. Учет в тетрадке или Excel-таблице не покажут наглядной картины.
Что можно сделать:
- Составьте расписание ТО. Более 65% серьезных поломок можно предотвратить, если вовремя проводить техобслуживание. Плановые осмотры обходятся дешевле, чем срочный ремонт, который может стоить в 3–5 раз больше.
- Следите за тем, какие машины чаще других выходят на рейсы и какие давно не проходили ТО. Для этого в Умной Логистике есть отчет по работе ТС. Он показывает, какие машины не работают, какие находятся в ремонте и какие приносят доход. Это помогает планировать ТО и ремонт, а также быстро менять расписание, если машина сломалась.
Учитывайте прибыльность рейса
Чтобы не ехать порожняком после выгрузки, многие ищут обратки. Но даже в этом случае стоит просчитывать прибыльность заранее.
Для этого можно использовать специальный инструмент — Умный калькулятор для перевозчиков и экспедиторов в Умной Логистике. Он учитывает все расходы, включая налоги, оплату проезда по платным дорогам, топливо. В итоге инструмент показывает, насколько прибыльным будет рейс. Это помогает выбрать верное решение и не уйти в минус.
Следите за штрафами
В 2026 году штрафы за нарушения ПДД увеличили в 1,5 раза. Будьте внимательны, чтобы избежать ошибок.
Понимаем, бывают спорные ситуации со штрафами за перегруз. Подробнее о том, как действовать в таких обстоятельствах, читайте в нашей другой статье.
Более коварные штрафы — за нарушение требований к работе. Власти обеляют рынок через реестры, переводят его в цифру с электронными документами и ужесточают требования даже к программному обеспечению в работе.
Чтобы избежать штрафов:
1. Следите за новыми законами и готовьтесь к изменениям. Например, с этого года предъявляют требование к ПО экспедиторов, что система должна работать на российских серверах.
2. Контролируйте движение документов, особенно если работаете с разными системами налогообложения. Это поможет избежать штрафов от налоговой.
Удобнее всего контролировать налоговые документы в автоматизированной системе. Например, в Умной Логистике для этого есть отчет «Планирование налогов экспедитора». Он показывает наличие документов, плановые и фактические налоги по компаниям, а также реальную прибыль уже после уплаты налогов.
3. Используйте автоматизированные системы, например, Умную Логистику, чтобы планировать налоги и сделать документооборот прозрачнее и быстрее.
Главная утечка — отсутствие сквозной аналитики
Контроль топлива, налогов, загрузки ТС и графика ТО живут часто в разных таблицах и переписках. Из-за этого невозможно провести полную аналитику, чтобы отследить, где компания реально теряет деньги.
Важно и еще кое-что: установить рыночную ставку на перевозку. Для этого нужно опираться на достоверные исторические данные. В Умной Логистике в аукционах система сама подсказывает рекомендуемую ставку для конкретного маршрута. В основе рекомендации большие данные по 7,5 миллионам реально завершенных рейсов — без копировальщиков и фрода.
Если хотите автоматизировать процессы и видеть реальную финансовую аналитику компании — записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике. Расскажем, какие инструменты помогут в этом.