Коллеги, здравствуйте!
Я регулярно провожу аудиты кадрового делопроизводства.
И каждый раз, когда мы доходим до трудовых книжек, я вижу одну и ту же ошибку практически в каждой второй организации.
Ситуация повторяется:
Раздел «Сведения о работе» заканчивается на последней странице, запись о приёме (или переводе) почти уместилась, а последние слова уже не влезают.
Вместо того чтобы завести вкладыш, кадровик продолжает запись либо в разделе «Сведения о награждениях», либо мелким почерком на полях, либо пытается «втиснуть» окончание внизу страницы.
Это не мелкая техническая неточность. Это нарушение Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Если в разделе закончились все страницы, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является её неотъемлемой частью. Все последующие записи (в том числе продолжение уже начатой) вносятся именно во вкладыш.
Записи, сделанные в разделе «Сведения о награждениях» вместо «Сведений о работе», а также дописки на полях или внизу страницы, признаются недействительными.
В случае проверки может повлечь необходимость исправления записей, а в отдельных случаях — выдачу дубликата трудовой книжки.
Да, сейчас многие уже полностью перешли на электронный формат трудовых книжек.
Но далеко еще не все работники дали согласие на ведение только ЭТК.
И здесь важно помнить: работодатель не вправе заставлять сотрудника переходить на электронную трудовую книжку — это исключительно добровольное решение человека.
Поэтому в арсенале каждого ответственного за трудовые книжки всегда должны лежать в запасе хотя бы пара чистых бланков трудовых книжек и пара вкладышей к ним.
Лучше иметь под рукой, чем потом в срочном порядке искать бланки, когда работник уже вышел на работу.
Поэтому, обращаюсь к специалистам, которые назначены ответственными за хранение трудовых книжек и вкладышей:
➖ Как только понимаете, что на последней странице раздела «Сведения о работе» не хватает места даже для одного-двух слов — сразу заводите вкладыш.
➖ Продолжайте запись именно в нём, соблюдая установленную нумерацию и порядок.
➖ Никаких записей в разделе наград, никаких дописок на полях и никаких переносов на следующую страницу основного бланка.
Сделав всё правильно один раз, вы избавите и себя, и компанию от лишних вопросов проверяющих и от необходимости переоформлять документы задним числом.
Признавайтесь, делаете такие записи?
🌚 Если вам нужен аудит КДП, вы знаете где меня найти.
Это дешевле чем платить штраф 😉
А у моего бота-помощника вы можете приобрести "Алгоритм внесения записей в трудовую книжку" по цене чашки кофе ☕️ или заказать весь комплект из 12 штук
#трудоваякнижка #кадровоеделопроизводство #трудовоеправо #кадровик #аудиткадров #электроннаятрудоваякнижка #ЭТК #АннаВильданова
🌐 ДЗЕН
💬 Тенчат
💬 VK
