Когда малый бизнес дорастает до «надо бы вести клиентов системно» — первая мысль обычно про CRM. Битрикс24, AmoCRM, что-то ещё. Смотришь на цену, на время внедрения, на необходимость обучать команду — и откладываешь.
Между тем большинство задач которые решает CRM для небольшой команды — прекрасно закрываются в Google Sheets. Быстро, дёшево, без боли.
Для кого это подходит
Команда продаж до 10 человек. Цикл сделки от нескольких дней до нескольких месяцев. Нет сложных требований к интеграции с телефонией и другими системами. Хочется запустить быстро и без больших вложений.
Если у вас именно такая ситуация — читайте дальше.
Структура таблицы-CRM
Нужно три листа.
Первый — справочники. Этапы воронки, источники лидов, ответственные менеджеры. Заполняется один раз, используется для выпадающих списков во всей таблице.
Второй — сделки. Это главный рабочий лист. Каждая строка — одна сделка. Столбцы: название клиента, контактное лицо, телефон или email, источник лида, этап воронки, сумма, дата следующего контакта, ответственный, комментарий, дата последнего изменения.
Дату последнего изменения обновляйте через простой скрипт — он срабатывает автоматически при редактировании строки.
Третий — аналитика. Сводные таблицы которые автоматически считают: количество сделок на каждом этапе, суммарный объём воронки, конверсия между этапами, прогноз выручки, активность по менеджерам.
Автоматизация через Apps Script
Базовая таблица хороша сама по себе. Но Apps Script делает её настоящим рабочим инструментом.
Алерт о зависших сделках: скрипт каждое утро проверяет дату последнего контакта. Если по сделке не было активности больше семи дней — отправляет уведомление ответственному менеджеру в Telegram. Больше не нужно помнить о каждом клиенте — система напомнит сама.
Еженедельная сводка для руководителя: каждый понедельник в 9 утра в Telegram приходит отчёт — сколько сделок в работе, что закрыли на прошлой неделе, прогноз на текущую, что зависло.
Автоматическое письмо клиенту: когда менеджер переводит сделку на этап «КП отправлено» — скрипт автоматически отправляет клиенту письмо с подтверждением что коммерческое предложение на пути.
Сколько стоит настройка
Базовая таблица без автоматизации — вы делаете сами за несколько часов по описанной структуре.
Таблица с автоматизацией — уведомления, алерты, еженедельные отчёты — это 20 000 — 35 000 рублей за настройку под вашу специфику плюс несколько часов вашего времени на заполнение справочников.
Для сравнения: Битрикс24 в базовом тарифе для команды из 5 человек — около 15 000 рублей в год. Но плюс время на внедрение, обучение команды, неизбежные проблемы с настройкой под вашу специфику.
Когда всё же нужна настоящая CRM
Google Sheets как CRM имеет потолок. Если команда продаж больше 10-15 человек — совместная работа в таблице становится неудобной. Если нужна интеграция с IP-телефонией и запись звонков — таблица не справится. Если важна мобильная работа с полным функционалом — специализированное приложение удобнее.
Для всего остального — попробуйте сначала таблицу. Это быстро, дёшево и часто оказывается именно тем что нужно.
→ tableprof.ru
ТэйблПроф — автоматизация бизнеса в Google Sheets. Проект группы БКТВ.