Важная новость для владельцев бизнеса, HR‑директоров и бухгалтеров: с 1 сентября 2026 года работодателям предложат использовать национальный мессенджер МАХ для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Разберёмся, что это значит для вашего бизнеса и почему стоит присмотреться к новинке уже сейчас.
Почему это важно для бизнеса: тренды и законодательство
Современный бизнес движется в сторону цифровизации, и кадровый учёт — не исключение. Трудовой кодекс РФ уже сегодня разрешает переход на электронный формат для ключевых документов:
- трудовых договоров;
- дополнительных соглашений;
- приказов;
- уведомлений;
- заявлений работников.
Главное условие — использование квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Бумажный носитель постепенно уходит в прошлое:
- работодатели ведут документацию в специализированных программах;
- сотрудники могут направить заявление через смартфон, а не писать от руки;
- процессы ускоряются, а риски ошибок снижаются.
Как работает КЭДО: варианты для работодателей
Трудовой кодекс РФ чётко регламентирует внедрение КЭДО. Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Для работы с ним нужно соответствующее ПО.
На сегодня работодатели могут организовать КЭДО через:
- собственную информационную систему — например, программу для кадрового и бухгалтерского учёта. В этом случае:
- работнику оформляют электронную подпись и личный кабинет;
- договоры, приказы, уведомления создают и подписывают внутри системы;
- печать не требуется.
- цифровую платформу «Работа в России» через «Госуслуги»:
- каждый работодатель обязан иметь личный кабинет на портале;
- платформа помогает закрывать вакансии и сдавать отчётность в центр занятости;
- есть встроенный сервис для КЭДО.
Оба варианта требуют от работника регистрации в системе и личного кабинета. Однако интерфейсы таких платформ порой сложны и не всегда интуитивно понятны.
Важный нюанс: на текущий момент закон не устанавливает жёсткой даты, когда все работодатели обязаны перейти на КЭДО. Переход идёт по мере готовности организации. Но тренд очевиден: безбумажная работа — вопрос времени. В связи с этим Минтруд подготовил законопроект с изменениями в ТК РФ, согласно которому работодатель и работник смогут взаимодействовать посредствои электронного документооборота через мессенджер MAX.
МАХ и «Госключ»: новые правила электронного взаимодействия
С июля 2025 года вступили в силу важные изменения в порядке использования электронной подписи. Теперь юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица могут подписывать документы с помощью усиленной квалифицированной (УКЭП) и усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) в приложении «Госключ» только через национальный мессенджер.
Что изменилось на практике:
- Раньше: юридические лица (например, банки или операторы связи) могли направлять документы на подпись напрямую в «Госключ».
- Теперь: согласно новым формулировкам закона, документ должен быть отправлен через МАХ. После получения в мессенджере пользователь автоматически перенаправляется в приложение «Госключ», где завершает процесс подписания.
Это изменение напрямую затрагивает процессы КЭДО и требует от бизнеса адаптации к новому порядку обмена документами.
Развитие МАХ как бизнес‑платформы
МАХ активно развивается как универсальная цифровая платформа для бизнеса и госуправления. Ключевые вехи развития:
- Октябрь 2025 года: запуск сервиса для бизнеса, позволяющего компаниям интегрировать в мессенджер свои мини‑приложения. Это открывает новые возможности для автоматизации бизнес‑процессов прямо внутри чата.
- Декабрь 2025 года: реализован быстрый доступ к документам на «Госуслугах» непосредственно из интерфейса МАХ. Это упрощает взаимодействие с государственными сервисами.
- Ноябрь 2025 года: министр строительства и ЖКХ Ирек Файзуллин объявил, что до конца 2025 года для каждого многоквартирного дома в России будет создан официальный домовой чат в МАХ. Этот шаг демонстрирует масштаб внедрения платформы в различные сферы.
- Январь 2026 года: по данным пресс‑службы МАХ, число пользователей мессенджера достигло 85 млн. Ежедневно сервисом пользуются 55 млн активных пользователей, а число публичных каналов превысило 140 тыс. — их создали блогеры, компании и госорганизации.
- С 1 сентября 2026 года магазины обяжут принимать MAX для подтверждения возраста покупателя.
Эти показатели свидетельствуют о высоком уровне доверия к платформе и её широком распространении, что делает МАХ надёжным выбором для бизнес‑задач.
Почему именно МАХ: соответствие требованиям закона и преимущества для бизнеса
В деловой среде мессенджеры давно стали привычным инструментом для оперативного обмена информацией. Но не каждый мессенджер подходит для КЭДО. Чтобы использовать его в кадровом документообороте, он должен соответствовать двум ключевым требованиям:
- Соблюдение требований по защите персональных данных. Согласно ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных граждан РФ запрещена через базы данных, расположенные за пределами страны. Поэтому для СМС с персональными данными подходит только национальный мессенджер.
- Возможность поставить электронную подпись. Скан или фото заявления не имеют юридической силы. Если работник отправит только фото, в спорной ситуации документ могут не признать поданным надлежащим образом.
МАХ отвечает обоим требованиям:
1.это национальный мессенджер, соответствующий нормам 152‑ФЗ;
2.в нём есть встроенное решение «Госключ», которое позволяет бесплатно формировать и применять:
- квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
- неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) — прямо в чате.
Это превращает обычное СМС‑сообщение в полноценный юридический документ.
Что это даёт на практике: выгода для бизнеса и сотрудников
Для работодателя:
- новый, быстрый и легальный канал взаимодействия с персоналом;
- сокращение затрат на внедрение сложных и дорогих систем электронного документооборота;
- снижение нагрузки на HR‑отдел и бухгалтерию;
- минимизация рисков ошибок и потерь документов;
- соответствие требованиям трудового законодательства и 152‑ФЗ.
Для работника:
- возможность оперативно подавать заявления, запросы и подписывать документы с телефона;
- отсутствие необходимости регистрироваться в дополнительных личных кабинетах;
- простота и удобство: достаточно открыть чат в привычном мессенджере;
- юридическая сила документов: каждое подписанное заявление или приказ имеет статус официального.
Вывод: готовимся к изменениям
Если поправки в Трудовой кодекс РФ будут приняты, с осени 2026 года МАХ станет полноценным и удобным инструментом для перехода на цифровой кадровый документооборот. Он сочетает:
- привычный формат общения в мессенджере;
- полное соответствие требованиям законодательства;
- экономию времени и ресурсов для бизнеса;
- простоту и доступность для сотрудников.
Не ждите дедлайна — начните изучать возможности МАХ уже сейчас. Это поможет вам:
- заранее оценить преимущества системы;
- подготовить персонал к новым процессам;
- получить конкурентное преимущество за счёт более быстрого и эффективного кадрового учёта.
Оптимизируйте бизнес‑процессы уже сегодня — и будьте готовы к изменениям завтра!
«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс»: 8 (800) 222-21-75
Сервис бухгалтерских услуг полного спектра. Можем полностью заменить бухгалтерский отдел или сопровождать существующий. Подходит как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей.